L'inscription des candidats Parcoursup évite de saisir les données des apprenants (et de leurs responsables) admis dans leur formation post-bac, essentiellement des BTS/A.
Les candidats admis sont récupérés dans Fregata à la demande de l’établissement. Lors de la validation de l’inscription (à partir du jour de la rentrée scolaire), Fregata informe automatiquement Parcoursup, que le candidat est effectivement bien inscrit dans l’établissement.
A priori, dès la phase d’admission déclarée dans Parcoursup, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. Il est cependant prudent de s’assurer que les dossiers des candidats que vous intégrez à Fregata soient bien des dossiers de candidats qui viendront s’inscrire chez vous.
La procédure se déroule en trois étapes :
⇨L'import des candidats admis,
⇨Le traitement des inscriptions importées,
⇨L'immatriculation et la validation de l'inscription.
Import des candidats admis
La demande des candidats admis à Parcoursup se fait :
⇨Avec les rôles Administrateur Établissement, Direction Établissement ou Gestion Inscriptions,
⇨Au menu Échanges, Import candidats Parcoursup,
⇨En se connectant sur l'année scolaire où inscrire les apprenants.
Les récupérations de fichiers Parcoursup, disponibles en juin 2023, sont à effectuer en se connectant sur l'année scolaire 2023-2024, puisque les dossiers d'inscriptions concernent l'année scolaire suivante.
La récupération des dossiers est propre à chaque établissement, les dossiers sont enregistrés dans Fregata dans un espace indépendant des inscriptions déjà enregistrées sur l'année de connexion.
Vous pouvez consulter le résultat avec le rôle Administrateur Établissement dans le menu Échanges, Suivi des échanges en regardant la ligne dont la source est "Parcoursup - CandidatsAdmis".
L'icone 
en bout de ligne affiche le détail de l'import, ses apprenants et ses responsables.
L'état précise si l'import a été un succès, un échec ou s'il a été annulé (c'est-à-dire supprimé).
⇨Si la récupération des admis est un succès, Fregata informe du nombre de candidats et de responsables importés :
⇨Si la récupération des admis est un échec, Fregata informe de l'erreur :
Ce message indique un problème d'accès aux serveurs permettant la récupération des dossiers. Vous devez :
•Vérifier que vous êtes connecté sur la bonne année scolaire,
•Recommencer plus tard. Si le problème persiste, contactez l'assistance Fregata.
Traitement des inscriptions importées
Le traitement des inscriptions importées est accessible avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants, Les apprenants.
Cliquez sur le bouton de liste "Actions", "Traiter inscription(s) importée(s)".
Fregata affiche la liste des apprenants pour lesquels vous pouvez traiter les inscriptions.
Pour effectuer une recherche sur les candidats admis dans Parcoursup, vous pouvez effectuer une recherche avec le critère "Origine" en sélectionnant "Parcoursup" ou avec la date d'importation.
Sélectionnez les apprenants souhaités pour lancer la synchronisation.
Immatriculation et validation des inscriptions
Les inscriptions issues des données de Parcoursup doivent être complétées au niveau de la division, du régime... avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants, Les apprenants.
L'immatriculation et la validation sont accessibles avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants.
Vous devez immatriculer les apprenants s'il n'ont pas de numéro INA.
Vous pouvez soit immatriculer les apprenants un à un depuis leur fiche apprenant, soit demander une immatriculation par lot pour de nombreux apprenants.
Une fois les apprenants immatriculés, vous pouvez préparer la validation de leur inscription en effectuant tous les contrôles de la validation.
À partir du premier jour de la rentrée, vous devez valider les inscriptions.
Pour chaque validation, Fregata enverra l’information à Parcoursup indiquant que l’apprenant a bien réalisé son inscription administrative dans votre établissement. C’est une action automatique dont vous aurez connaissance dans le rapport de validation.