OGAPI est en mesure de collecter les informations concernant l’attribution des bourses de l’enseignement agricole (Bourses sur critères sociaux pour les élèves du cycle de l’enseignement secondaire et Aides d'urgences pour les étudiants du cycle supérieur court).
La récupération des informations de bourse doit permettre d’identifier pour chaque élève boursier les montants réellement liquidés dans Luciole et à verser aux demandeurs de la bourse par l’intermédiaire de l’établissement (dossiers avec procuration).
Procédure de traitement des bourses
•Les familles déposent les dossiers de demande de bourses dans les établissement,
•Les établissements saisissent les dossiers de demande de bourses dans Fregata,
•Une fois saisis, les dossiers de demande de bourses sont envoyés de Fregata vers Luciole (établissement instructeur),
•Dans Luciole, l'établissement instructeur traite les dossiers (accord ou rejet du dossier),
•Après saisie des décisions et envoi des notifications aux familles dans Luciole, l'établissement instructeur communique les décisions aux établissements,
•A chaque période de liquidation (chaque trimestre), Luciole transmet vers les établissements les montants à payer par élèves pour intégration dans la facturation OGAPI,
•OGAPI récupère les données de bourses envoyées par Luciole (retour des décisions et du détail des paiements) pour intégration en facturation.
Fonctionnement dans OGAPI
Menu : Facturation / Gérer les lots
Rôle : Gestionnaire facturation
Pré-requis
Avant de vous lancer dans l'intégration des montants de bourse, vous devez avoir :
•Saisi la devise de l'établissement ainsi que vos articles, étiquettes et défini vos profils,
•Paramétré les inscriptions de vos apprenants, géré les tiers de facturation,
Règlementairement, le destinataire de bourse est le responsable ayant déposé la demande de bourse. Celui-ci est rattaché au dossier de bourse dans Fregata. Cette information est reprise dans OGAPI dans le Menu : Vie Scolaire / Paramétrer les apprenants fenêtre Gérer les destinataires de la facturation
•Créer un lot de facturation et avoir saisi le trimestre de bourse concerné.
Procédure
OGAPI récupère automatiquement les montants de bourses et primes accordés de chaque apprenant au moment de la génération des pré-factures via un profil dans un lot en fonction de la période sélectionnée.
Les régularisations de bourse (cas des changements de régime par exemple) sont automatiquement prises en charge par OGAPI.
Intégration des bourses dans OGAPI
•Ouvrir le menu Facturation / Gérer les lots avec le rôle Gestionnaire de facturation
•Cliquer sur 
et saisir les informations obligatoires : Libellé, Date de début, Date de fin :
•Sélectionner le trimestre de bourses pour pouvoir les intégrer,
•Cliquer sur 
pour générer les pré-factures,
•Les pré-factures sont générées en fonction de votre profil et les lignes de bourses et primes sont automatiquement intégrées :
•Après avoir enregistré, le lot passe au statut "En préparation".
Attention :
•Les lignes de bourses et primes ne peuvent pas être modifiées, les montants sont ceux qui ont été liquidés par l'instructeur dans Luciole. Elles peuvent être supprimées 
,
•N'oubliez pas de cliquer sur 
pour enregistrer le lot,
•Après avoir enregistré, les périodes de bourses ainsi que les dates de début et fin du lot ne sont pas modifiables. Il faudra supprimer et créer à nouveau le lot.
La période de bourses
A la création du lot, vous sélectionnez le trimestre de bourse à intégrer :
•Si vous sélectionnez le Trimestre 2, OGAPI intègre automatiquement les montants de bourses et primes accordés du Trimestre 2 ainsi que ceux du Trimestre 1 qui n'auraient pas été facturés dans un lot,
•Si vous sélectionnez le Trimestre 3, OGAPI intègre automatiquement les montants de bourses et primes accordés du Trimestre 3 ainsi que ceux du Trimestre 1 et 2 qui n'auraient pas été facturés dans un lot.
Attention : Les montants de bourses et primes ne peuvent être facturés qu'une seule fois pour un même apprenant pour un trimestre.
Exemple d'intégration de bourses (pas de facturation sur les trimestres 1 et 2)
Intégrer les bourses via un profil
Afin d'intégrer les lignes de bourses et primes dans votre lot, vous devez créer votre lot avec la période puis cliquer sur . Deux cas sont possibles :
•Vous facturez également des pensions, demi-pension ou autres articles,
•Vous ne souhaitez facturer que des lignes de bourses et primes.
Facturer des bourses en même temps que les pensions, demi-pension
Vous utilisez le même profil que d'habitude, les lignes de bourses seront automatiquement intégrées dans les pré-factures.
Facturer uniquement des bourses
Il faut créer un profil particulier avec au moins une ligne de commentaire :
•Ouvrir le menu Paramétrage / Gérer les profils avec le rôle Gestionnaire de facturation
•Cliquer sur 
et renseigner les données de l'entête du profil, par exemple :
•Cliquer sur 
et saisir un commentaire :
• votre profil,
•Créer votre lot sans oublier la période de bourses puis générer vos pré-factures à l'aide de ce profil contenant la ligne de commentaire,
•Vos pré-factures sont générées en intégrant automatiquement vos lignes de bourses :
•Cliquer sur pour enregistrer le lot.
Cas particulier des remboursements de bourse
C'est le cas, par exemple, d'un apprenant démissionnaire qui doit rembourser la partie de la bourse correspondant à la période où il n'est plus présent dans l'établissement ou le cas d'un changement de régime (remboursement d'une partie de la prime d'internat).
La régularisation est calculée et validée dans Luciole puis OGAPI récupère automatiquement les montants régularisés. Les lignes de bourse apparaissent alors en positif dans les pré-factures :
Les comptes concernés par le remboursement, en général 6574 pour les remboursements de bourse/prime doivent être ouverts à zéro, en fonctionnement/produits dans Cocwinelle (ces comptes sont mixtes dans la nomenclature et peuvent être utilisés en recettes).
Dans Cocwinelle, la ligne de remboursement de bourses apparaît dans l’onglet des pensions (recette) et la procédure de compensation habituelle s’applique.