La version 6.40 embarque les évolutions nécessaires à l’intégration et la prise en compte des données issues du nouveau logiciel de Facturation OGAPI (remplaçant du module de Facturation Libellule) :
•Tiers (responsables et apprenants)
•Lot des factures (pensions et bourses)
•Fichier d’autorisations de prélèvement
Gestion des tiers
Rappel de l’existant : Cocwinelle possède déjà un fichier tiers contenant les tiers Libellule (un tiers Élève a un numéro commençant à 300 000 et un Responsable a un numéro commençant par 500 000).
Les apprenants et responsables correspondant sont à la rentrée scolaire 2022 présents dans FREGATA et alimentent les tiers OGAPI. Leur numérotation est différente dans OGAPI.
Cette nouvelle numérotation entraine la création systématique d’un nouveau tiers dans Cocwinelle :
•Un tiers Élève a un numéro appartenant à une plage de 200 000 à 299 999,
•Un tiers Responsable a un numéro appartenant à une plage de 400 000 à 499 999.
Il ne faut en aucun cas anticiper la création des tiers correspondant aux élèves et responsables FREGATA directement dans Cocwinelle avant les premiers imports des données OGAPI !
Pour limiter les doublons (anciens tiers Libellule contre nouveaux tiers Ogapi), les tiers en provenance de Libellule n’ayant plus de pièce en instance dans Cocwinelle peuvent être automatiquement rendus inactifs. Ils ne pourront plus être utilisés lors des saisies Cocwinelle.
Cette solution transitoire oblige à faire un suivi des encours sur deux tiers différents le temps de l’apurement des pièces en provenance de Libellule.
Informations détaillées sur chaque aide en ligne Cocwinelle : Chapitre 4 –Gestion des tiers / Gestion des tiers / Rubrique : Gestion des tiers provenant d’OGAPI.
Comment seront créés les tiers provenant d'OGAPI ?
Les tiers Cocwinelle correspondant aux tiers OGAPI sont automatiquement créés lors qu’ils n’existent pas déjà lors :
•Du traitement de l’importation des pensions et bourse,
•Du traitement des autorisations de prélèvement en provenance d’OGAPI.
Comment seront mis à jour les tiers provenant d'OGAPI ?
Les tiers Cocwinelle correspondant aux tiers OGAPI sont automatiquement mis à jour lors qu’ils existent déjà lors du traitement de l’importation des pensions et bourse.
La mise à jour est automatique pour les champs suivants : Nom, Prénom, Adresse1, Adresse2, Adresse3, Code postal, Ville, Pays, Téléphone, Mail.
Cas particulier des références bancaires : si Cocwinelle constate que la référence bancaire n’existe pas déjà dans la fiche du tiers, il l’ajoute comme référence bancaire par défaut. Cette nouvelle référence bancaire est utilisée dans la pièce suivante et déclenche le contrôle sur le changement de Rib lors de la prise en charge de la pièce côté Agent comptable. Elle est ainsi vérifiée et désactivée au besoin.
Comment mettre à jour dans Cocwinelle un tiers provenant d'OGAPI
Comme pour les tiers issus de Libellule, les références bancaires peuvent être ajoutées, désactivées.
L’adresse d’un tiers en provenance d’OGAPI est aussi modifiable (depuis les applications Centre et Ordonnateur uniquement).
Lorsqu’elle est modifiée, un avertissement est envoyé à l’utilisateur afin que la modification soit aussi reportée dans FREGATA pour maintenir la cohérence des données.
Si l’adresse est modifiée dans Cocwinelle et que la modification n’est pas reportée dans FREGATA, l’ancienne valeur toujours connue dans FREGATA écrasera la modification lors de l’import de données suivant.
Comment supprimer un tiers provenant d'OGAPI ?
Il n’est pas possible de supprimer un tiers Cocwinelle issu d’OGAPI.
Comment désactiver les tiers Cocwinelle provenant de Libellule ?
Depuis l’application Ordonnateur : Menu Données de référence 
, Tiers, Mise à jour des Tiers 
, Option Désactiver Tiers Libellule 
Cette option permet de désactiver automatiquement :
•Les tiers de facturation sans encours,
•Les liens entre les tiers de facturation et les tiers de prestation,
•Les tiers de prestation n'ayant plus de lien actif avec un tiers de facturation.
Informations détaillées sur l’aide en ligne de l’application Cocwinelle Ordonnateur : Chapitre 4 –Gestion des tiers / Gestion des tiers / Rubrique : Désactiver Tiers Libellule.
Importer les données OGAPI dans Cocwinelle
La condition pour pouvoir accéder aux nouvelles fonctionnalités Cocwinelle d'import et de traitement des données en provenance d'OGAPI est la désactivation des interfaces Libellule et Prélèvement.
Depuis l'application Ordonnateur :
•Se connecter à l'application Ordonnateur avec l'utilisateur 'Administrateur Général',
•Menu Administration 
/ Interface 
:
•Désactiver les interfaces 'Libellule' et 'Prélèvement'
Intégration d'un fichier d'un lot de factures
Depuis l’application Centre : Menu Utilitaires 
, puis Utilitaires, Import données de facturation 
:
•Cliquer sur Importer un fichier XML 
du menu édition,
•Cocwinelle affiche la fenêtre de sélection des fichiers XLM.
Le répertoire Data (X:) est sélectionné par défaut et le type de fichier à rechercher est défini sur XML.
•Sélectionner le fichier à importer,
•Cliquer sur Ouvrir pour lancer l'importation ou Annuler pour arrêter l'importation.
Informations détaillées sur l’aide en ligne de l’application Cocwinelle Centre : Chapitre 12 – Importation des pensions et des bourses / Rubrique : Importer depuis OGAPI.
Intégration des pensions et des bourses
Depuis l’application Centre : Menu Utilitaires , puis Utilitaires, Pensions et bourses 
:
La procédure de traitement des pensions et bourse est inchangée (import du lot et génération des pièces comptable).
Informations détaillées sur l’aide en ligne de l’application Cocwinelle Centre : Chapitre 12 – Importation des pensions et des bourses / Rubrique : Importer depuis OGAPI.
Intégration d'un fichier d'autorisations de prélèvement
Depuis l’application Agent Comptable : Menu Recettes 
, puis Recettes, Autorisations/Mandats de prélèvement, Import données de prélèvement :
•Cliquer sur Importer un fichier XML du menu édition,
•Cocwinelle affiche la fenêtre de sélection des fichiers XLM.
Le répertoire Data (X:) est sélectionné par défaut et le type de fichier à rechercher est défini sur XML.
•Sélectionner le fichier à importer,
•Cliquer sur Ouvrir pour lancer l'importation ou Annuler pour arrêter l'importation.
Informations détaillées sur l’aide en ligne de l’application Cocwinelle Agent Comptable : Chapitre 6 – Gestion des Recettes / Rubrique : Importer des autorisations de prélèvements d'OGAPI.
Intégration des autorisations de prélèvement d'OGAPI
Depuis l’application Agent Comptable : Menu Recettes , puis Recettes, Autorisations/Mandats de prélèvement, Intégration OGAPI
La procédure d’intégration des autorisations de prélèvement est inchangée (intégration des nouvelles autorisations de prélèvement / mise à jour des références bancaires et des montants d’une autorisation de prélèvement déjà intégrée).
Informations détaillées sur l’aide en ligne de l’application Cocwinelle Agent Comptable : Chapitre 6 – Gestion des Recettes / Rubrique : Importer des autorisations de prélèvements d'OGAPI.