Cette procédure fait intervenir 2 exercices budgétaires. Cela nécessite donc que le budget N+1 soit ouvert, provisoirement ou définitivement.
Les différentes étapes :
Sur l'exercice N
➢Création du mandat à extourner : En période d'inventaire, le centre saisi les charges à payer et indique qu’il s’agit de charge à payer à extourner. Les charges à payer à extourner sont ensuite mandatées par l'ordonnateur.
➢Prise en charge du mandat à extourner
•Les mandats de charge à payer à extourner sont intégrés aux bordereaux de mandats classiques. La case "Charge à payer à extourner" est cochée. La procédure de prise en charge d'un mandat de charge à payer est identique à celle d'un mandat normal,
•Le compte de prise en charge par défaut est le compte 408. Ce compte de prise en charge par défaut est modifiable. Dans ce cas, vous devez obligatoirement sélectionner un compte dit "factures non parvenues" (Comptes 408,428,438,448,468,….).
Un mandat de charge à payer à extourner peut faire l'objet d'Ordres de reversement ou de Ré-imputations, tant qu'il n'est pas extourné.
➢Création des mandats d'extourne
•Chaque mandat de CAP à extourner pris en charge sur l'exercice N donnera obligatoirement un mandat d’extourne sur l'exercice N+1, généré depuis l'exercice N, pendant la phase de clôture. Les montants des mandats d'extourne tiennent compte des ORVT ou ré-imputations éventuels dont le mandat de CAP a fait l'objet sur l'exercice N.
Sur l'exercice N + 1
➢Prise en charge du mandat d'extourne : Comment prendre en charge un mandat d'extourne ?
➢Émargement : Le mandat d'extourne de l'exercice N+1 doit être émargé avec le mandat de l'exercice N via la procédure classique d'émargement
➢Prise en charge du mandat pour le montant de la charge réelle
A l'arrivée de la facture, 3 cas de figure peuvent se présenter :
Nous prenons ici l'exemple d'une CAP de 100 saisie sur 2004.
Le montant de la facture est inférieur de 10 euros au montant du mandat de charge à payer
➢L'agent comptable prend en charge un mandat de 90 euros sur l'exercice 2005 puis le met en paiement.
➢Les crédits utilisés sont les crédits d'extourne de 2004 et il reste un reliquat de crédit d'extourne de 10 euros.
Le montant de la facture est supérieur de 10 euros au montant du mandat de charge à payer
➢L'agent comptable prend en charge un mandat de 110 euros sur 2005 et le met en paiement.
➢Les crédits utilisés sont les crédits d'extourne de 2004 pour 100 euros et les crédits de 2005 pour 10 euros.
Le montant de la facture est égal au montant du mandat de charge à payer
➢L'agent comptable prend en charge un mandat de 100 euros sur 2005 et le met en paiement.
➢Les crédits d'extourne utilisés sont les crédits de 2004.