Les responsables des différents secteurs de l’établissement ont une tendance naturelle à vouloir disposer d’une information aussi complète que possible.
Toutefois une imputation extrêmement fine de chaque dépense ou recette n’est pas toujours pertinente et a un coût en temps passé en codification et en saisie.
Il sera bon, surtout pour le premier exercice, de se limiter à un découpage pas trop détaillé.
Il faudra donc lister les besoins prioritaires :
•Tableaux demandés par des partenaires de l’établissement (région....)
•Tableaux devant guider des décisions importantes au sein de l’établissement.
Avant de la mettre en œuvre, il faut se poser plusieurs questions :
Périmètre de mise en oeuvre
Le budget de gestion peut être mis en œuvre sur tout ou partie de l’établissement (un ou plusieurs Centres Constitutifs).
Pour alléger la charge de saisie, ne le mettez pas en œuvre sur le Lycée si seuls l’exploitation et le Cfa ont besoin d’être divisés en Centres de Responsabilité.
C'est l'ordonnateur qui modifie la fiche du centre concerné pour la gestion du BG.
Définition de la taille des éléments de la nomenclature
Pour le premier exercice, choisissez une granularité assez grossière.
Préconisation :
➢Centres de responsabilité : correspondent à des sites ou des activités bien distinctes.
➢Destinations : consulter les propositions faite dans la rubrique suivante.
➢Prévisions sur les comptes : elles sont limitées aux comptes à 4 chiffres, vous pouvez parfaitement vous simplifier encore davantage (niveau chapitre par exemple). Le fait d’avoir des prévisions globalisées ne vous empêchera pas d’avoir un suivi fin des réalisations.
Prévisions :
Aucun lien informatique n'existe entre le BG et le budget comptable.
Saurais-je élaborer des prévisions, à quel niveau de finesse ? : ce n’est pas un point bloquant, les prévisions étant facultatives dans le budget de gestion.
On peut envisager, la première année, de ne faire qu’une collecte des réalisations et élaborer des prévisions pour la deuxième année à partir des résultats de la première année. On peut aussi choisir, si on utilise les destinations, de n’avoir qu’une vue plus globale sur les comptes (à 1 ou 2 chiffres par exemple).
Les prévisions du BG peuvent être modifiées à tout moment. Contrairement au budget comptable de l’établissement, elles ne font l’objet d’aucun circuit de validation.
Saisie des engagements et des liquidations
Le centre effectuant cette saisie doit savoir sur quels centres de responsabilité (CR) et quelles destinations faire l’imputation. Le responsable doit donc indiquer cette imputation pour chaque pièce.
En cas d’imputations multiples, la saisie est alourdie, ce qui augmente la charge de travail et peut être source d’erreurs.
L'ordonnateur peut cocher l'option : Liquider uniquement sur les prévisions du budget de gestion sur la fiche d'un centre. Dans ce cas, à la saisie des imputations sur le BG, le centre ne peut choisir que les destinations associées dans les prévisions au CR sélectionné. Cela facilite la saisie et évite les erreurs mais impose une gestion exhaustive des prévisions.
Clés de répartition
Si on utilise une ventilation par destination, par exemple par formations pour un CFA ou un CFPPA, il y a deux approches pour les dépenses communes telles que l’EDF ou le papier de photocopieuse :
➢ventiler chaque facture avec des clés de répartition, ce qui alourdit la saisie et qui oblige à corriger chaque pièce en cas de réajustement de la clé de répartition,
➢créer une destination : « non réparti » ou « services communs » et y imputer ces factures communes en totalité.
Organisation
Pensez bien, en créant vos découpages, que les centres devront imputer chaque dépense et recette.
Cela demande qu’on leur fournisse l’imputation en budget de gestion (unique ou multiple) de chaque pièce. Une ventilation trop fine se traduira par une surcharge de travail et un rejet du système.
Faire simple
La prise en compte de l’impact au quotidien du budget de gestion va sans doute conduire, au moins pour la première année, à modérer les responsables dans leur volonté de gérer au plus fin.