•N° Convention* : numéro automatiquement renseigné par le système au moment de l’enregistrement de la convention. Ce numéro est composé de l’exercice de création, du numéro du centre constitutif, d’une lettre C et d’un numéro qui s’incrémente au fur et à mesure des saisies de convention,

•Nature : saisie obligatoire de la nature permettant de classifier les conventions,

La sélection doit être faite parmi la liste des natures proposées, si la nature voulue n'existe pas, il faut la créer.

•Titre* : saisie obligatoire du titre de la convention,

•Objet (ou article 1)* : saisir l’objet ou l’intitulé qui sera repris dans le premier article de l'édition de la convention,

•Date de début* et date de fin* : saisie obligatoire des dates de réalisation du projet,

•Ancien code : saisir le code s'il s’agit d’une convention issue d’un autre système informatique,

•N° convention extérieure : il est possible de saisir des conventions reçues de l’extérieur et d’indiquer la référence,

•Etrangère et Européenne : si ces données sont renseignées, il s’agit d’une convention étrangère ou passée avec un pays de l’Europe.

•Dates :

✓Date d’envoi : indiquer la date à laquelle la convention a été postée,

✓Date de retour : indiquer la date à laquelle la convention est revenue,

✓Date de signature du contractant ou de validité : saisir la date de signature qui est indiquée sur la convention.

•Particularité : ce champ permet de suivre les conventions de recettes. Si les dépenses sur le projet atteignent ce montant, la convention pourra être recouvrée (non obligatoire).

•Financement :

✓HT, TVA et TTC : les montants sont automatiquement renseignés en fonction des montants indiqués sur l’échéancier,

✓Autoriser la facturation : la convention peut être liquidée à une date au moins égale ou supérieure à cette date de facturation. Ceci permet de contrôler le moment de la facturation,

✓Co-financée par un autre tiers non contractant : dans certaines situations, la convention peut être validée si une autre personne morale s’implique dans une autre convention qui est liée à celle-ci.

•Personne qui suit la convention* : le changement de la personne fait basculer la convention vers un nouvel utilisateur. Celle-ci disparaît de la liste de l’utilisateur qui en est à l’initiative,

•Personne qui facture la convention : cette personne peut être différente de celle qui saisie la convention. C’est la personne qui sera alertée dans les liquidations lorsqu’une convention sera à facturer,

•Renouvelable sous un autre numéro : cette information permet de connaître les conventions à renouveler l’année suivante,

•Date édition : cette date est alimentée à l’édition de la convention,

•Statut : le statut est celui que l’utilisateur indique par des actions sur la liste des conventions,

•Objet du retard : il est possible de renseigner la raison d’un retard dans la réalisation du projet contracté,

•Objet de l’annulation : ce champ est saisi au moment de l’annulation de la convention sur la liste.

Cette zone reprend les informations* de la 'dénomination de l'établissement' choisie (nom et adresse complète de l'établissement ainsi que le nom et la fonction de son responsable) et le code et le libellé du centre sur lequel la convention est positionnée.

Vous pouvez choisir une autre dénomination en cliquant sur , vous aurez accès à la liste des établissements enregistrés.

Une convention doit comporter au moins un tiers contractant.

Actions possibles à partir de la liste :

⇨Ajouter ,

⇨Supprimer ,

⇨Modifier (touche F9).

La sélection doit être faite parmi la liste des contractants proposés. Si le contractant voulu n'existe pas, il faut le créer ; si les informations du contractant sont erronées, elles peuvent être modifiées.

Lorsque la convention est validée, vous devez faire un avenant pour modifier cette information.

La saisie du(des) signataire(s) est facultative.

Actions possibles à partir de la liste :

⇨Ajouter ,

⇨Supprimer ,

⇨Modifier (touche F9).

La sélection doit être faite parmi la liste des signataires proposés. Si le signataire voulu n'existe pas, il faut le créer ; si les informations du contractant sont erronées, elles peuvent être modifiées.

Lorsque la convention est validée, vous devez faire un avenant pour modifier cette information.

•N° Ligne : numéro interne au système, attribué à l'ajout

•Type : indique le type de ligne (Titre, Ordre de réduction, Mandat ou Ordre de reversement)

•N° ligne reversée : indique le n° de la ligne régularisée,

•N° Tiers compta : numéro du tiers,

•Nom du tiers : saisie obligatoire du tiers de facturation (F9). Ce sont des tiers clients en cas de recette ou des tiers fournisseurs en cas de dépense

•Objet : saisie obligatoire du descriptif de la ligne (exemple : premier versement, deuxième versement, solde),

•Date prévue de facturation : saisie obligatoire de la date à partir de laquelle le service comptable sera alerté qu’une liquidation peut être faite. Elle peut être dans l’année de l’exercice ou dehors,

•Montant Prévu HT : saisie obligatoire du montant HT,

•Taux de TVA : saisie obligatoire du taux de TVA si l'option TVA est mise à 'Oui',

•Option TVA : à saisir selon la situation

Remarques :

➢en recette, si un taux de TVA existe, il y a obligatoirement récupération de TVA,

➢si 'Option de Tva' est renseignée à OUI, vous devez impérativement renseigner la colonne 'Taux TVA'.

•Montant Prévu TVA : indique le montant total de la TVA de la ligne,

•Montant Prévu TTC : indique le montant total TTC de la ligne,

•Type de rémunération : saisie facultative du type de rémunération parmi la liste proposée (exemple : forfaitaire, proportionnelle avec avance, proportionnelle sans avance),

•Cette ligne est reversée : Oui, si une ligne de régularisation rattachée à la ligne a été ajoutée à l'échéancier,

•Exercice de création : exercice de création de la ligne de l'échéancier,

•N° Titre / N° Mandat : numéro de la pièce comptable rattachée à la ligne d'échéancier,

•Montant recouvré du titre / Montant Payé : montant recouvré ou payé,

•Date du recouvrement / Date du paiement : date à laquelle le pièce a été recouvrée ou payé,

•N° Liquidation : numéro de la liquidation utilisée pour ce mandat,

•N° ligne de liquidation : numéro affecté par le système à la création des lignes de liquidation,

•Date facturée : date de facturation de la liquidation,

•Date liquidée : date de création de la liquidation,

•HT Ligne liquidée / Montant HT Liquidé : montant HT saisi en création de liquidation,

•TVA ligne liquidée / Montant TVA liquidé : montant de la TVA calculé selon le taux de TVA,

•TTC Ligne liquidée / Montant TTC liquidé : montant HT + montant de la TVA

•Exercice du titre / Exercice du mandat : exercice auquel est rattachée la pièce,

•Statut de la pièce : indique le statut de la pièce,

•N° Ordre de réduction / N° Ordre de reversement : numéro de la pièce de régularisation,

•N° de régularisation (ORDT) / N° de régularisation : numéro interne au système, attribué dès l'enregistrement de la régularisation,

•Date de réduction / Date de reversement : date de création de la régularisation,

•HT Ligne Réduite / HT Ligne Reversée : montant HT de la réduction ou du reversement,

•TVA Ligne Réduite / TVA Ligne Reversée : montant de TVA de la réduction ou du reversement,

•TTC Ligne Réduite / TTC Ligne Reversée : montant HT + montant de la TVA de la réduction ou du reversement,

•Statut ligne liquidation / Statut ligne : reprend le statut de la convention (valide, PR, AN),

•Statut Orvt : statut de la pièce de régularisation.

Actions possibles à partir de la liste :

⇨Ajouter une ligne,

⇨Supprimer une ligne,

⇨Modifier (touche F9) des informations saisies.

Remarques :

➢si le tiers est inexistant, seule la personne responsable de la comptabilité peut le saisir dans le menu Fichier / Données de références / Tiers,

➢la saisie du montant HT et de la TVA calcule automatiquement le solde de la convention par cette formule Recette – Dépense.

La clé pour liquider permet d’enregistrer automatiquement la liquidation sur les bonnes données comptables.

⇨Saisir la clé à partir de la liste de clé pour liquider (Touche F9), saisie au préalable.

Cette clé renseigne automatiquement les données comptables comme :

✓l’origine de financement,

✓le compte budgétaire,

La zone Budget de gestion peut être initialisée si la clé choisie comporte des codes de budget de gestion. Dans le cas contraire, il faut :

⇨Saisir le centre de responsabilité et la destination (Touche F9) pour chacune des lignes.

Remarques :

➢les codes du budget de gestion peuvent être changés (touche F9) pour une ligne d’échéancier,

➢si le budget de gestion est obligatoire, il faut au moins un centre de responsabilité et une destination par ligne de l’échéancier,

➢vous pouvez ventiler une ligne sur plusieurs code de budget de gestion . La somme des pourcentages pour une ligne d’échéancier doit être égale à 100%.