Cette fonctionnalité est soumise à convention entre l'établissement et le Cnerta. Contacter le support Cocwinelle au 03 80 77 24 00 pour les modalités d’achat.
A partir du module des recettes dans le « Centre Constitutif de Cocwinelle », il est possible d’importer vos factures de recettes issues d’une autre application.
Cette importation permet :
•d’enregistrer rapidement vos factures de recettes,
•d’éviter des erreurs de saisies de factures,
•de créer automatiquement des nouveaux clients facturés,
•de traiter jusqu’à 500 factures à la fois.
Les factures de recettes proviennent :
•de n’importe quelle application informatique,
•d’un format de données de type fichier texte .txt facilement réalisable qui comprend les données des factures et des tiers clients.
Cette importation comprend 3 volets :
•vérification et importation des données du fichier .txt,
•vérification et correspondance des tiers clients importés avec ceux existants dans Cocwinelle,
•vérification des données comptables et génération automatique des liquidations de recettes dans le centre constitutif.
Remarques :
➢les factures de recettes peuvent contenir de 1 à 15 lignes,
➢le budget de gestion est traité dans cette importation (mono imputation par ligne de liquidation),
➢les factures d’extourne ne sont pas traitées dans cette première version.
Avant la première importation, le fichier texte est validé par un technicien du CNERTA.
Plusieurs types de contrôles sont effectués pendant l’importation des factures.
Vérifications de données du fichier texte : •champs obligatoires présents, •formats des dates et des montants corrects, •les montants positifs, •nombre de lignes de facture ne dépassant pas 15 lignes,…
Vérification de la cohérence des données comptables : •somme HT + TVA égale au TTC, •données comptables (compte, origine de financement, budget de gestion…) ouverts sur l’exercice d’importation, •calculs de TVA vérifiés, •cession interne sans TVA,…
Avertissement :
Le système informe l’utilisateur si une même facture (même n° facture et même HT) a déjà été importée dans Cocwinelle.
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Le fichier attendu dans Cocwinelle est un fichier texte (extension .txt). Son nom n’est pas imposé.
Il doit contenir les types de données suivants : •Format caractère : le nombre de caractère est fixé (voir tableau ci-dessous), •Format décimal : ce sont des montants avec une virgule (11 chiffres avant la virgule et 2 après), •Format date : (exemple : 21/05/2009 ou 09/05/05 ou 21/05/09), •Format numérique : ce sont des chiffres sans virgule.
Les champs du fichier texte sont séparés par une tabulation.
Il y a des champs obligatoires et non obligatoires. Pour marquer la présence d’un champ non obligatoire et non renseigné, une tabulation est obligatoire pour marquer sa place.
L’ordre des champs doit être respecté comme donné dans le tableau ci-dessous.
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Pour vérifier le fichier texte, il est possible de l’ouvrir dans Excel et ensuite de l’enregistrer au format texte.
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