Importation des pensions et des bourses

Dans ce chapitre, nous vous présentons l'importation des pensions et des bourses provenant de Libellule.

La gestion des bourses et des pensions fait donc intervenir Libellule et Cocwinelle.

Dans le logiciel Libellule :

•les pensions et les bourses des élèves peuvent être facturés à un ou plusieurs parents et/ou aux élèves,

•le travail se fait par lot de factures, en fonction de critères choisis (par exemple le type de lot, la classe, le cycle ou le régime),

•un lot peut regrouper une ou plusieurs classes selon le choix effectué,

•sous un même numéro de facture, il peut y avoir la bourse et la pension d’un même élève (compensation),

•la classe et le nom du lot généré sont indiqués dans l’objet de la facture.

Remarques :

➢La gestion des articles sous Libellule est essentielle au bon traitement des lots,

➢les factures peuvent être éditées sous Libellule quand le lot est au statut transmis en comptabilité.

Dans le logiciel Cocwinelle, les lots sont traités dans l'application Centre.

Par défaut, tous les centres peuvent importer les lots qui sont au statut 'En attente d'importation'. La vérification du centre sur lequel l'utilisateur est connecté est importante avant de lancer la procédure d'importation.

3 types de lots peuvent exister :

➢lot de type Pensions pouvant contenir :

✓les articles de facturation des pensions (compte 7xxx) ou de régularisation de trop perçu de bourse (compte 6xxx) de type 'Pension',

✓les articles liés à la facturation de prestations diverses (compte 7xxx) de type 'Article à Facturer Divers'

✓les articles de type 'Remboursement' pour les remboursements aux élèves,

➢lot de type Bourses pouvant contenir les articles de type 'Bourse' (compte 6xxx) uniquement,

➢lot de type Facture pouvant contenir n'importe quel type d'article de Dépense et/ou de Recette.

Récapitulatif des importations possibles
Lot libellule	Type d'importation	Résultat	Commentaire
Lot Pensions	Individuel et collectif	Un titre ou mandat par avis aux familles Un titre et un mandat collectif représentant les compensations	Possible uniquement si un même élève a un article de type 'pension' et/ou 'Article à facturer divers' ET un article de type 'Remboursement'.
Lot Pensions	Individuel	Un titre ou/et mandat par avis aux familles	Un titre et un mandat si un même élève a un article de type 'pension' et/ou 'Article à facturer divers' ET un article de type 'Remboursement'.
Lot Bourses	Individuel	Un mandat par avis aux familles
Lot Bourses et Pensions	Individuel et collectif	Un titre ou mandat par avis aux familles Un titre et un mandat collectif représentant les compensations	Recommandé : allège la charge comptable
Lot Bourses et Pensions	Individuel	Chaque avis aux familles est éclaté en dépense et recette et peut donner lieu à un titre et/ou un mandat.	Le comptable va devoir effectuer les rapprochements entre titres et mandats avant de verser les bourses.
Le choix reste sous la responsabilité du comptable. Cependant si dans Libellule, le lot saisi contient pour un même élève des pensions (et/ou des régularisations de bourses) et des bourses (et/ou des régularisations de pension), l'avis envoyés à la famille tient compte de la contraction des Pensions (régularisations de bourses) moins les Bourses (régularisations de pensions). Ainsi, dans ce cas, le type d’importation souhaitable est ‘Individuel et Collectif’.

Quel que soit le type d’importation, le système réalise des contrôles :

➢le compte budgétaire saisi dans Libellule doit être ouvert au budget sur le centre d’importation,

➢existence d’une référence bancaire pour un tiers ayant une bourse,

➢vérification que les tiers élèves et responsables existent dans Cocwinelle.

L’entrée en comptabilité des pensions et des bourses est réalisée au moment de la liquidation des factures (générer les liquidations, sur le module centre), après la vérification des données. Elle est irréversible et elle permettra ensuite de mandater ou titrer les pensions et les bourses.

Important :

Afin garder une cohérence entre les données de Libellule (Factures envoyées aux parents) et celles de Cocwinelle, les liquidations générées à la suite de l'importation d'un lot ne doivent pas être modifiées.

Si toutefois, une erreur est constatée lors la génération des mandats et des titres côté Ordonnateur, toutes les pièces du lot doivent être rejetées (titre et mandat collectifs inclus si l'importation est du type 'Individuel et collectif').

Le service de maintenance Libellule pourra alors intervenir sur Libellule pour mettre le lot dans l'état 'A annuler' afin que l'utilisateur Libellule annule le lot, le duplique et y apporte les corrections avant de le renvoyer vers Cocwinelle. Cette intervention doit rester tout à fait exceptionnelle, c'est pourquoi la vérification de l'ensemble des données lors de l'importation du lot est primordiale.

Si les pièces sont prises en charge chez l'agent comptable, le service de maintenance n'a plus la possibilité d'intervenir.

Il est impossible de ne liquider qu’une partie du lot : toutes les pensions et les bourses sont liquidées en une fois (c’est pourquoi une vérification de l’ensemble est obligatoire).

Le numéro de facture apparaît sur les avis aux familles, c'est une donnée essentielle pour pointer le Titre ou le Mandat issu de la Pension ou la Bourse d’un élève chez le comptable.

Remarque : Afin de permettre ces échanges de données, l’interface Libellule doit être activée depuis l’application Ordonnateur, en se connectant en administrateur général (module administration , puis Gestion, Interfaces , Activée ).

Accès aux notions étudiées dans le chapitre :

Pensions et Bourses

➢Lancer la procédure d'importation

✓Vérification des tiers

➢Déroulement de la procédure d'importation :

✓Type 'Individuel' ou 'Individuel et collectif'

✓Description des onglets et répartition des articles Libellule suivant leur type

✓Correspondance du budget de gestion

➢Cas particulier des remboursements