Pré - requis :

Avoir inscrit des stagiaires à la session de formation.

 

Saisie : entrée  Suivi des heures - stagiaires, Par session

 

Pour chaque session sont listés les stagiaires qui la suivent. On ouvre la fiche de suivi d’un stagiaire par le double-clic ou par Propriétés sur le stagiaire.

 

 

Vous pouvez saisir, mois par mois, le nombre d’heures de présence, d’absence et d’absence compensée de chaque stagiaire, en centre et en entreprise. Les cumuls sont stockés en 10èmes d’heures : 10,5 signifie 10h30 ; 15,33 signifie 15h20.

 

 

Remarque :

 

Un nombre d'heures saisies à 0 signifie que 0 heures doivent être comptées pour le mois considéré.

Un nombre d'heures saisies à "vide" signifie que l'on n'a rien saisi dans ce cumul, et que c'est le nombre d'heures calculées qui sera comptabilisé pour ce mois.

Pour "vider" un cumul d'heure dans lequel on avait saisi un nombre, il faut utiliser l'entrée de menu Vider .

 

Destination des cumuls

 

Il est possible de différencier les cumuls d’heures totales du stagiaire, les cumuls d’heures qui lui sont rémunérées, et les cumuls d’heures financées dans le cadre de la convention.

 

Cela permet de gérer des cas particuliers :

Les périodes de vacances peuvent être rémunérées alors qu’elles ne sont pas financées ;

Dans le cadre de certaines conventions, sont financées les heures non effectuées par un stagiaire quittant prématurément le centre parce qu’il a trouvé un emploi.

 

Les éditions présenteront l’un ou l’autre des cumuls suivant leur destination : heures financées dans celles destinées à rendre compte des conventions, heures rémunérées sur les attestations pour les organismes rémunérateurs.

 

Remarque :

 

Lorsque vous modifiez ou saisissez de nouveaux cumuls d'heures à partir de l'un des 3 onglets (Heures-stagiaires totales,  Heures-stagiaires financées ou Heures-stagiaires rémunérées), ces modifications sont prises en compte sur les 2 autres onglets uniquement si Mise à jour automatique des autres cumuls lors de la saisie est coché.

Ainsi, si vous souhaitez dissocier les valeurs des 3 séries de cumuls, il faut veiller à décocher cette option lors de votre saisie.

 

Détail du calcul des heures-stagiaires de la session en fonction de la destination des heures

 

Le calcul des heures totales tient compte de toutes des unités élémentaires de formation.

Le calcul des heures financées tient compte des unités élémentaires de formation pour lesquelles, dans la fiche Formation (module Structures de base), onglet Liste des UEF, on a positionné à Oui la colonne "Gestion financement".

Le calcul des heures rémunérées tient compte des unités élémentaires de formation pour lesquelles, dans la fiche Formation (module Structures de base), onglet Liste des UEF, on a positionné à Oui la colonne "Gestion rémunération".

 

 

Rappel des absences

 

Les 2 derniers onglets, vous rappellent la liste des absences prévues et des absences constatées, suite à l'émargement du stagiaire pendant la session.

Autre entrée

 

La fiche de suivi des heures par session est accessible également par l’entrée Stagiaire (option Suivi des heures-stagiaire, Par stagiaire ).

 

Éditions accessibles depuis la liste

- Feuille d’émargement par session

- Liste des cumuls d’heures sur une période de mois

- Attestations destinées aux organismes rémunérateurs :

2 modèles Word sont proposés, à partir desquels vous pouvez partir pour générer les sorties nécessaires :

Récapitulatif mensuel par session et organisme rémunérateur : pour chaque stagiaire présent dans le mois, on récapitule ses cumuls d’heures de présence et d’absence ; vous pouvez choisir de compter les absences compensées dans les présences ou dans les absences.

 

Récapitulatif mensuel par session et organisme rémunérateur : pour chaque stagiaire présent dans le mois, on récapitule ses éventuelles absences prévues.

 

Vous pouvez imprimer ces attestations mensuelles pour :

- 1 ou plusieurs sessions, à partir de la liste du haut (on édite alors tous les stagiaires pour chaque organisme rémunérateur)

- 1 liste de stagiaires de la session courante, à partir de la liste du bas.