Dans le module Inscription , à partir de la Liste des stagiaires et de leurs inscriptions , vous avez accès à la fonctionnalité de Reprise de stagiaires à partir d'un fichier texte.

 

 

 

La liste des stagiaires repris du fichier s'ouvre vide : il faut choisir l'option Lire le fichier d'importation pour l'alimenter :

 

 

Indiquez le fichier à charger : les spécifications techniques à respecter sont décrites ici.

Le fichier devra au préalable avoir été copié sur le disque d'échanges du serveur de traitements.

 

 

En cas de problème dans le format du fichier, un message d'erreur est affiché et l'importation est impossible :

 

 

Des contrôles de validité des données sont effectuées au chargement du fichier : ils sont affichés dans une fenêtre d'erreur. Lorsque des erreurs bloquantes sont détectées pour un stagiaire, l'état d'importation est positionné à "Impossible" et ce stagiaire ne pourra pas être intégré dans la table de Cigale. Un message d'avertissement signale les stagiaires déjà présents dans Cigale (même nom et prénom) :

 

 

Vous pouvez "déselectionner" certains stagiaires de votre choix afin de ne pas les charger dans Cigale:

 

 

 

Le chargement des stagiaires pour lesquels l'état d'importation est égal à "Possible" est effectué lorsque vous enregistrez :

 

 

Les stagiaires importés sont maintenant enregistrés dans Cigale.

 

Remarque :

• Si vous n'avez pas importé tous les stagiaires du fichier, vous pouvez revenir dans la Liste des stagiaires repris du fichier (option Reprise du fichier des stagiaires) : seuls les stagiaires non encore importés sont présents. Vous pouvez donc effectuer l'importation des données d'un fichier en plusieurs fois.

 

• Vous pouvez charger à plusieurs reprises le fichier d'importation dans la Liste des stagiaires repris du fichier ( Lire le fichier d'importation) : cela vous permet de charger plusieurs fichiers ou de remplacer un fichier pour lequel il y avait des erreurs.

 

•  Vous pouvez consulter le détail d'un stagiaire à importer en choisissant l'option "Propriétés" sur un stagiaire de la Liste des stagiaires repris du fichier.

 

• Reprise des stagiaires de LUCA : le format du fichier d'importation des stagiaires est compatible avec celui de LUCA, dans sa version 2.3 du 17/11/1998. Pour reprendre ce fichier, il faut d'abord:

- dupliquer le fichier STAGIAIR.DBF sous un autre nom

- ouvrir cette copie avec Excel

- vérifier que l'ordre des rubriques correspond aux spécifications décrites ici

- si ce n'est pas le cas, dans Excel et sur la copie : ré - ordonner les colonnes, supprimer les rubriques non reprises qui s'intercalent; les colonnes après la rubrique "régime" peuvent être laissées, mais elles ne sont pas reprises

- supprimer la ligne d'entête

- le sauvegarder sous format Texte, séparateur Tab, avec extension.TXT

 

- le copier sur le serveur de traitements de Cigale, sur le disque X

- le lire dans la procédure d'importation des stagiaires

 

Prenez garde à ne pas "toucher" au fichier stagiair.dbf pendant la manipulation avec Excel.