Le projet d’informatisation de la gestion des stagiaires en centres de formation continue de l’agriculture s’inscrit dans le projet plus vaste du " Suivi des populations en formation", un des axes de travail du schéma directeur de la DGER.

 

Les objectifs visés sont les suivants :

➢Offrir aux centres de formation continue un logiciel leur permettant de couvrir leurs besoins en terme de suivi des stagiaires et des formations, incluant des activités connexes telles que le suivi de la réalisation des conventions, le suivi des heures de face-à-face pédagogique des formateurs, … ;

➢Faciliter les échanges d’informations avec les niveaux régionaux et nationaux du Ministère.

 

Ces deux axes, l’un horizontal et l’autre vertical, pilotent la réflexion menée sur le futur logiciel.

 

Les besoins repérés au cours de l’analyse sont gérés par les fonctionnalités suivantes, organisées en modules constitutifs du logiciel :

•gestion de l’offre de formation

•gestion des conventions

•recrutement des stagiaires (accueil et pré-inscription)

•gestion des stagiaires et de l’inscription

•suivi des formateurs dans leurs activités de face-à-face pédagogique

•plannings

•présences et absences des stagiaires  

•stages en entreprise

•suivi financier (réalisation des conventions et facturation aux stagiaires)

•hébergement et restauration

•évaluation de la formation

•suivi de l’insertion des anciens stagiaires

•exploitation statistique des données

 

Pour tous les modules, quelques principes ont été retenus afin de tenir compte de la diversité et de la complexité des organisations dans les centres.

➢Utilisation de nomenclatures nationales, afin de garantir le recueil d’une information standardisée et lisible par tous les interlocuteurs à l’intérieur du Ministère.

➢Ouverture vers les outils de bureautique, afin d’offrir une souplesse de mise en forme des documents produits.

➢Possibilité d’utilisation du logiciel à différents niveaux, grâce à l’utilisation facultative de certains modules, et l’utilisation plus ou moins poussée des modules indispensables à la vie du centre (comme la gestion des présences des stagiaires par exemple).

➢Prise en compte des besoins des différents acteurs du centre : direction, administration, équipe pédagogique, stagiaires.

➢Gestion multi-sites,  afin de tenir compte des sites avec antennes.

 

 

Remarques : Il n’y a rien d’"obligatoire" à utiliser le logiciel dans ses aspects les plus pointus, ni dans l’intégralité de ses modules. De nombreuses fonctionnalités offrent différents choix de gestion, impliquant une informatisation plus ou moins poussée des activités (exemples : suivi des heures – stagiaires, suivi de la réalisation des conventions, …). Chaque établissement est libre de choisir, formation par formation, le niveau de suivi informatique approprié.