L’immatriculation des apprenants consiste à obtenir un numéro INA pour les apprenants dont les données d’identification sont complètes.
Ces données seront également utilisées comme données identifiant pour l'attribution d'un numéro INE par le Ministère de l'Éducation Nationale.
Ces données doivent donc être saisies avec la plus grande rigueur dans l'application Fregata.
L'immatriculation INE-RNIE d'un apprenant est liée à la validation de son inscription. Il n'y a aucune action à effectuer pour réceptionner cet INE-RNIE autre que valider son inscription.
L’immatriculation est accessible soit depuis une fiche apprenant, soit depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.
Suite à une demande d'immatriculation, des doublons peuvent être détectés, ils doivent alors être traités.
La demande d’immatriculation doit avoir été effectuée avant la validation de l’inscription.
Pré-requis
⇨Se connecter sur une UAI élémentaire et une année scolaire non clôturée avec le rôle Gestion Inscriptions,
⇨Saisir les éléments nécessaires à l'identification des apprenants :
•Civilité,
•Sexe,
•Nom de naissance (patronymique),
•Nom usuel,
•Les prénoms de l'état-civil,
•Date de naissance,
•Pays de naissance,
•Commune de naissance (en France) ou Lieu de naissance (à l'étranger).
ATTENTION : la demande d'immatriculation ne doit être effectuée que lorsque l'ensemble des données nécessaires à l'identification de l'apprenant sont connues et ont été rigoureusement vérifiées. Dans le cas contraire, la demande d'immatriculation, effectuée sur des données non fiables, peut générer des litiges sur l'identification pouvant entrainer des difficultés dans la gestion et les traitements ultérieurs. En effet, cette identification va suivre l'apprenant dans les différentes applications (examens, bourses, cursus scolaire, ParcoursSup, ...).
Immatriculer des apprenants
Vous pouvez effectuer la demande d'immatriculation soit :
⇨Individuellement depuis le formulaire inscription,
⇨Par lot.
Immatriculation individuelle par apprenant
La demande d'immatriculation par apprenant s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Les apprenants, en ouvrant le formulaire de l'apprenant, à l'onglet "Apprenant".
Vous pouvez demander une immatriculation depuis un formulaire pour un apprenant dont l'état est "À immatriculer", "Immatriculation en cours" ou "Immatriculé".
Cliquez sur le bouton 
, en retour, vous obtenez :
⇨Soit un numéro d’INA,
Si le numéro d'INA est unique, l'état de l'apprenant passe à "Immatriculé".
Si le numéro d'INA obtenu correspond à un autre apprenant de Fregata, l'état de l'apprenant sélectionné passe à "Doublon". Vous devez alors traiter le doublon (voir plus bas),
⇨Soit un numéro de demande en attente : l'état de l'apprenant passe à "Immatriculation en cours". Vous devrez alors renouveler la demande d'immatriculation lorsque le gestionnaire du SRFD aura traité la demande.
Pour régler le litige, le gestionnaire du SRFD peut être amené à contacter l'établissement et demander des pièces justificatives ou la modification de certaines données qui ne seraient pas conformes.
Immatriculation par lot :
La demande d'immatriculation par lot s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.
La liste des apprenants à immatriculer affiche les apprenants ayant une inscription à l’état "À immatriculer", "Doublon" ou "Immatriculation en cours".
Sélectionnez le ou les apprenants et cliquez sur le bouton 
, en retour, vous obtenez :
⇨Soit un numéro d’INA,
Si le numéro d'INA est unique, l'état de l'apprenant passe à "Immatriculé".
Si le numéro d'INA obtenu correspond à un autre apprenant de Fregata, l'état de l'apprenant sélectionné passe à l'état "Doublon", vous devez alors traiter le doublon.
⇨Soit un numéro de demande en attente : l'état de l'apprenant passe à "Immatriculation en cours", vous devrez renouveler la demande d'immatriculation ultérieurement.
L'état "Immatriculation en cours" permet la validation de l'inscription.
Fregata affiche un rapport listant les apprenants immatriculés, les demandes en attente, les erreurs rencontrées et les apprenants ignorés.
Suite à un échec du traitement de la demande d'immatriculation, il peut arriver qu’un apprenant passe de "Immatriculation en cours" à "À immatriculer" après une demande d’immatriculation, il faut alors renouveler cette demande.
Éditions au format pdf
Les données sur l'identification des apprenants peuvent être éditées au format pdf depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants. Il s'agit de l'édition Données d’identification des apprenants. Pour imprimer ce document, cliquez sur le bouton 
.
En effectuant une recherche sur le critère 
, vous pouvez éditer la liste des apprenants avec un seul prénom d'état civil.
En effectuant une recherche sur le critère 
, vous pouvez éditer la liste des apprenants d'un état spécifique comme "En attente d'immatriculation".
Traitement des doublons
Le traitement des doublons s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.
Suite à une demande d'immatriculation, le cas échéant, Fregata affiche le bouton 
sur la ligne de l'apprenant dont l'état est "Doublon". En cliquant sur ce bouton. Fregata présente les données des 2 apprenants en colonne, celle de gauche présente l’apprenant de l'UAI de connexion détecté comme doublon :
⇨Vous devez choisir l'apprenant à conserver en cliquant sur le bouton 
, l’autre est alors abandonné :
•Toutes les inscriptions de l’apprenant abandonné sont rattachées à l’apprenant choisi,
•L'apprenant abandonné est supprimé,
⇨Fregata informe de la réussite du traitement de doublon et passe l’apprenant à "Immatriculé" ou présente un nouveau cas de doublon sur l’apprenant.
Tous les cas de doublons devront être traités dans les délais demandés par le ministère, afin que les apprenants soient correctement comptabilisés dans leur structure d'accueil.