Chaque base de données Cocwinelle possède déjà un fichier tiers contenant les tiers Libellule (un tiers apprenant a un numéro commençant à 300 000 et un responsable a un numéro commençant par 500 000).
Les apprenants et responsables correspondant seront à la rentrée scolaire 2022 présents dans FREGATA et alimenteront les tiers OGAPI. Leur numérotation sera différente dans OGAPI.
Cette nouvelle numérotation entraine la création systématique d’un nouveau tiers dans Cocwinelle.
•Un tiers apprenant a un numéro appartenant à une plage de 200 000 à 299 999,
•Un tiers Responsable a un numéro appartenant à une plage de 400 000 à 499 999
Pour limiter les doublons (anciens tiers Libellule contre nouveau tiers Ogapi), l’ensemble des tiers en provenance de Libellule n’ayant plus de pièce (bon de commande, engagement, liquidation, mandat, titre, ordre de réduction ou de reversement, autorisation de prélèvement) en instance dans Cocwinelle au démarrage d’Ogapi seront rendus inactifs. Ils ne pourront plus être utilisés lors des saisies Cocwinelle.
Une option de désactivation des tiers en provenance de Libellule est mise en place dans Cocwinelle Ordonnateur. Cette option permet de lancer le traitement d’identification et désactivation des tiers libellule de facturation sans encours et tiers libellule de prestation qui n’ont plus un seul tiers de facturation actif.
Cette solution transitoire oblige à faire un suivi des encours sur deux tiers différents le temps de l’apurement des pièces en provenance de Libellule.
Création de tiers
Les tiers provenant d'OGAPI sont automatiquement créés dans Cocwinelle s’ils n’existent pas déjà lors :
•Du traitement de l’importation des pensions et bourses,
•Du traitement des autorisations de prélèvement en provenance d’OGAPI.
Mise à jour des tiers
Les tiers provenant d'OGAPI sont automatiquement mis à jour s’ils existent déjà lors du traitement de l’importation des pensions et bourses.
La mise à jour est automatique pour les champs : Nom, Prénom, Adresse1, Adresse2, Adresse3, Code postal, Ville, Pays, Téléphone, Mail.
Cas particulier des références bancaires :
Si Cocwinelle constate que la référence bancaire n’existe pas déjà dans la fiche du tiers, la référence bancaire est ajoutée par défaut. Cette nouvelle référence bancaire est utilisée dans la pièce suivante et déclenche le contrôle sur le changement de RIB lors de la prise en charge de la pièce dans Cocwinelle Agent Comptable.
La vérification de l’existence de la référence bancaire est faite en comparant : la banque, le bureau, le RIB, le BIC et l’IBAN.
Mise à jour des tiers OGAPI depuis Cocwinelle
Pour les tiers provenant d'OGAPI, les coordonnées Adresse, Code Postal, Ville et Pays sont modifiables via la fiche tiers Cocwinelle. Si une de ces données est modifiée, un avertissement vous indique de reporter la modification dans FREGATA avant l'import de données suivant.
Si vous n'effectuez pas la modification des données administratives dans Fregata, le prochain import provenant d'OGAPI (lot de facturation) auquel est rattaché le tiers OGAPI écrasera votre modification.
Suppression des tiers OGAPI
Les tiers provenant d'OGAPI ne peuvent pas être supprimés.