1. Description générale :
Conformément au calendrier prévisionnel diffusé dans la note de service DGER/FOPDAC/N2002-2067 du 02 juillet 2002 concernant la mise en œuvre du schéma directeur des systèmes d’information de la DGER, un dispositif technique pour la gestion des bourses est mis en place à la rentrée scolaire 2003-2004. Il se substitue à l’application Gestion Bourses (GB) utilisée jusqu’à cette année.
Il comporte plusieurs volets :
1. Un module de saisie et suivi des dossiers de demande de bourses intégré à l’application de gestion des élèves "Libellule".
2. Une interface WEB (via Internet) pour la saisie des dossiers des élèves inscrits dans les établissements non équipés de "Libellule".
3. Une application "Luciole" assurant l’instruction des dossiers, l’édition des demandes de crédit et la liquidation des bourses.
Il concerne tous les acteurs impliqués dans la gestion des bourses :
1. Les SRFD en tant qu’autorité académique (gestion de l’organisation régionale).
2. Les établissements instructeurs (EPLEFPA ou SRFD chargés de l’instruction des dossiers de demandes de bourses).
3. Les établissements rattachés (utilisant ou non "Libellule")
2. La saisie des dossiers dans les établissements :
La procédure de saisie sera différente selon que les établissements sont ou ne sont pas équipés du logiciel de gestion d’élèves "Libellule".
2.1. - Les établissements équipés de Libellule
Les établissements équipés de Libellule procèdent impérativement :
1- A la saisie des dossiers de demandes de bourses de leurs élèves avec "Libellule",
2- A la transmission de leurs dossiers vers l’instructeur via "Libellule",
3- A la récupération via "Libellule" des montants des bourses accordés pour intégration dans la facturation.
Les établissements ayant saisi leurs dossiers de bourses dans"Libellule" disposent d’une option de reconduction pour les dossiers du secondaire et d’une option de renouvellement pour les dossiers du supérieur. Pour les autres, tous les dossiers sont à saisir dans Libellule sur la base des informations de la fiche élève.
2.2. - Les établissements non équipés de Libellule
Les établissements non équipés de Libellule procèdent :
1- A la saisie des dossiers de demandes de bourses à partir d’un formulaire accessible sur Internet,
2- A la récupération, via le formulaire de saisie Internet, des montants des bourses accordées.
Chaque établissement assure lui même la saisie de ses dossiers. Un accès à Internet, depuis l’établissement, est indispensable à la réalisation de cette opération.
Le formulaire de saisie est accessible à l’adresse Internet suivante : www.donnapp.educagri.fr, la date limite de saisie étant fixée par l’établissement instructeur.
L’accès au formulaire nécessite une authentification. Chaque établissement reçoit de son établissement instructeur les informations nécessaires à son authentification (compte et mot de passe) ainsi que sur le calendrier de saisie. Une aide contextuelle est accessible à partir de la page d’accueil du formulaire. Une assistance téléphonique est disponible au 03 80 77 24 82.
Il est prévu de pouvoir importer dans le formulaire Internet des données administratives concernant les candidats boursiers (nom, prénom, date de naissance…) issues d’autres applications de gestion d’élèves selon un format spécifique (cf. documents d'aide sur la page d'accueil de Donnapp).
3. L’instruction des dossiers :
Elle s'effectue à l’aide de l'application "Luciole" nécessitant un accès Internet sur les postes des personnels chargés de l’ instruction. La mise en place de cette application fait l’objet d’informations spécifiques (adresse du site, installation, pré-requis matériel) disponibles sur le site support.eduter-cnerta.fr/.
Les instructeurs (établissements départementaux et, selon les régions, certains SRFD) procèdent :
1- A l’envoi vers les établissements rattachés "non Libellule" des informations nécessaires à leur accès au formulaire Internet de saisie des dossiers de bourses (compte et mot de passe),
2- A l’instruction des dossiers de demandes de bourses à l’aide de l’application "Luciole",
3- A l’édition des demandes de crédits,
4- A l’édition des bordereaux de liquidation,
5- A la mise à disposition des établissements rattachés des montants de bourses accordés.
L’application "Luciole" se substitue à l’application GB. Le CNERTA ne diffuse plus depuis 2003-2004, aux établissements instructeurs, le logiciel GB.
Les Instructeurs n’ont donc pas à envoyer aux établissements rattachés la disquette GB de saisie des dossiers.
"Luciole" n'est pas installé sur les serveurs des établissements instructeurs, mais sur des serveurs au CNERTA. Les établissements instructeurs accèdent à "Luciole" via Internet. C’est pourquoi un accès à Internet est nécessaire à partir des postes de travail des utilisateurs instructeurs.
4. La gestion de l’organisation régionale :
Cette organisation régionale, variable d’une région à une autre, doit être mise en place par chaque Autorité Académique. Elle est réalisée à l’aide d’un module spécifique de la nouvelle application "Luciole".
Les SRFD procèdent :
1- A l’identification des établissements instructeurs,
2- A l’envoi, aux établissements instructeurs, des informations d’authentification nécessaires pour se connecter à "Luciole"
3- A l’identification des établissements rattachés à chaque établissement instructeur.
Des dispositions techniques sont prises en accord avec la DGA/SDSI afin de permettre aux SRFD d’accéder à l’application "Luciole" via la connexion à Internet du réseau des Draf.