La validation d'une inscription est accessible en étant connecté à une UAI élémentaire sur une année scolaire non clôturée.
Elle s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Les apprenants avec le rôle Gestion Inscriptions.
La validation d'une inscription signifie que :
⇨L'apprenant est bien présent dans l'établissement,
⇨Les données saisies sont correctes et peuvent être publiées dans les remontées d'effectifs ou mises à disposition du référentiel apprenant.
À la validation d'une inscription, Fregata lance une série de contrôles et vérifie que vous avez déjà demandé l'immatriculation de l'apprenant (son état doit être soit "Immatriculé", soit "Immatriculation en cours").
La validation d'une inscription ne peut pas être réalisée avant le début de l'année scolaire.
Cependant, vous pouvez préparer la rentrée en lançant tous les contrôles de validation dès que vous avez demandé l'immatriculation des apprenants.
⇨Depuis la liste des inscriptions, sélectionnez le ou les apprenants ayant une inscription non validée, ⇨Cliquez sur le bouton "Actions", "Valider inscription(s)" :
⇨Fregata déclenche une série de contrôles et présente un rapport de validation des inscriptions :
Vous pouvez demander de n'afficher que les inscriptions validées, ou uniquement les inscriptions non validées ou les deux.
Fregata récapitule le nombre d'inscriptions : •En rouge pour les non validées, •En vert pour les validées, •En orange pour les avertissements ne bloquant pas la validation des inscriptions.
Les inscriptions non validées restent à l'état "Nouvelle", Les inscriptions validées alimentent le référentiel apprenants.
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Dans le cas d'une inscription d'un candidat admis sur Parcoursup, le rapport de validation précise que Fregata informe automatiquement Parcoursup que le candidat a bien réalisé son inscription administrative dans votre établissement.
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Les inscriptions doivent être validées avant leur utilisation dans les enquêtes statistiques, les pré-inscriptions aux examens, les éditions contractuelles …
Il est possible d'annuler la validation d'une inscription tant qu'elle n'a pas été publiée lors de la remontée officielle ou des suivantes.
La dévalidation d'une inscription permet de corriger l'inscription de l'apprenant (section administrative, statut élève/apprenti...) y compris en période de remontée statistique de rentrée, avant de publier.
⇨Depuis la liste des inscriptions, sélectionnez le ou les apprenants ayant une inscription validée, ⇨Cliquez sur le bouton "Actions", "Dévalider inscription(s)" :
⇨Frégata vérifie que l'apprenant ne fait pas partie de la remontée officielle publiée (ou des remontées statistiques suivantes). ⇨Fregata confirme l'annulation de la validation de l'inscription ou des inscriptions,
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Vous pouvez également lancer manuellement et à tout moment les contrôles utilisés pour la validation des inscriptions. Cela peut-être utile avant la rentrée scolaire afin de la préparer au mieux.
Lancer manuellement les contrôles de validation d'inscriptions
Vous pouvez lancer les contrôles automatiquement mis en route lors de la validation d'inscription sans demander de validation : ⇨Depuis la liste des inscriptions, sélectionner le ou les apprenants, ⇨Cliquer sur le bouton "Actions", "Contrôler inscription(s) avant validation" :
⇨Frégata déclenche une série de contrôles et présente un rapport de validation des inscriptions :
Vous pouvez demander de n'afficher que les inscriptions validables, ou uniquement les inscriptions non validables ou les deux.
Fregata récapitule le nombre d'inscriptions : •En rouge, celles qui ne peuvent pas être validées en l'état, •En vert, celles qui répondent aux critères de validation d'inscriptions, •En orange, celles dont les avertissements ne bloqueraient pas la validation.
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Contrôles lors de la validation d'une inscription
Contrôles effectués lors de la demande de contrôles et lors de la validation des inscriptions : ⇨Tous les contrôles de saisie d'inscription, ⇨L'apprenant doit être immatriculé (il doit avoir un numéro INA) ou être en attente d'immatriculation, ⇨Synchronisation de l'état civil de l’apprenant entre Fregata et le référentiel apprenant, ⇨Pour un apprenant, il ne doit pas y avoir d’autre inscription validée sur la même période (Fregata contrôle en utilisant les dates de début et de sortie de formation), ⇨Une section administrative valide doit être renseignée pour les élèves de l'enseignement agricole, ⇨Une section valide pour les apprentis et adultes de l'enseignement agricoles, ⇨Pour un apprenant, la division doit être renseignée, ⇨Pour un apprenant, le régime en cours doit être renseigné, ⇨Les langues vivantes doivent être cohérentes avec la section de référence, ⇨La ou les langue(s) vivante(s) obligatoire(s) doivent être renseignée(s), ⇨Si un ou des supports de formation sont associés à la formation, il doit être renseigné, ⇨Si les établissements et formation précédents et N-1 sont renseignés, ils doivent être valides, ⇨Si l'apprenant est concerné par une pré-inscription Examen, l'architecture d'évaluation doit être renseignée et valide, ⇨L’apprenant a au moins un responsable légal, ⇨La CSP et la situation professionnelle de chaque responsable légal doit être renseignée et valide, ⇨L'adresse des responsables doit être renseignée.
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