Le paramétrage

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Le paramétrage

Avant de pouvoir ajouter des bons de commande, Cocwinelle doit être paramétré. Quatre nouvelles données rentrent en compte dans la création d'un bon de commande :

•l'adresse de livraison,

•l'adresse de facturation,

•le service bénéficiaire,

•le contact.

 

Ces données peuvent être enregistrées comme données par défaut pour un utilisateur. Ainsi, les données choisies par défaut apparaîtront directement à la création d'un nouveau bon de commande.

 

moinsLes adresses de livraison

attention Les fenêtres adresses de livraison et adresses de facturation ne peuvent pas être ouvertes en même temps.

 

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / Adresses de Livraison i_BDC_AdLivraison.

 

Le système affiche la liste des adresses de livraison déjà enregistrées :

 

BDC_AdresLivr

 

 

A partir de la liste des adresses de livraison :

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter une nouvelle adresse,

⇨saisir ses critères :

 

BDC_AdresLivr_ajout

•Nom : Saisie obligatoire correspondant au nom de l'entité à livrer (60 caractères maximum),

•Adresse : Saisie obligatoire sur la première ligne (60 caractères maximum par ligne),

•Code postal : Saisie obligatoire (9 caractères maximum),

Astuce Vous pouvez effectuer une recherche i_rech qui tiendra compte de votre saisie, par exemple :

si vous saisissez le code postal spécifique d'une ville, le champ ville sera automatiquement alimenté. Si vous ne saisissez que les premiers chiffres, une liste vous sera alors proposée.

•Ville : Saisie obligatoire (60 caractères maximum),

remarqueL'adresse de livraison est rendu 'Active' par défaut (case cochée).

⇨Enregistrer i_Enregistrer l'adresse de livraison.

 

Astuce Vous pouvez créer plusieurs adresses de livraison à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant. Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

 

A partir de la liste des adresses de livraison :

⇨Sélectionner l'adresse à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour la modifier,

⇨modifier les critères :

✓la zone Nom est grisée, elle ne peut être modifiée,

✓En décochant la case 'Adresse active', l'adresse peut être désactivée.

⇨Enregistrer i_Enregistrer les modifications.

 

sgn_Important Si l'adresse de livraison n’est plus active, elle apparaît en rouge dans la liste des adresses de livraison et elle ne peut plus être sélectionnée sur un bon de commande.

 

A partir de la liste des adresses de livraison :

⇨Sélectionner l'adresse à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour la supprimer.

 

sgn_Important On peut supprimer une adresse de livraison uniquement si elle n'est pas déjà utilisée dans un bon de commande sinon le message ci-dessous apparaît :

 

BDC_Adres_messSupp

 

moinsLes adresses de facturation

attention Les fenêtres adresses de livraison et adresses de facturation ne peuvent pas être ouvertes en même temps.

 

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / Adresses de Facturation i_BDC_AdFacturation.

 

Le système affiche la liste les adresses de facturation déjà enregistrées :

 

BDC_AdresFact

 

 

A partir de la liste des adresses de facturation :

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter une nouvelle adresse,

⇨saisir ses critères :

 

BDC_AdresFact_ajout

•Nom : Saisie obligatoire correspondant au nom de l'entité à facturer (60 caractères maximum),

•Adresse : Saisie obligatoire sur la première ligne (60 caractères maximum par ligne),

•Code postal : Saisie obligatoire (9 caractères maximum),

Astuce Vous pouvez effectuer une recherche i_rech qui tiendra compte de votre saisie, par exemple :

si vous saisissez le code postal spécifique d'une ville, le champ ville sera automatiquement alimenté. Si vous ne saisissez que les premiers chiffres, une liste vous sera alors proposée.

•Ville : Saisie obligatoire (60 caractères maximum),

remarqueL'adresse de facturation est rendu 'Active' par défaut (case cochée).

⇨Enregistrer i_Enregistrer l'adresse de livraison.

 

Astuce Vous pouvez créer plusieurs adresses de facturation à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant. Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

 

A partir de la liste des adresses de facturation :

⇨Sélectionner l'adresse à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour la modifier,

⇨modifier les critères :

✓la zone Nom est grisée, elle ne peut être modifiée,

✓En décochant la case 'Adresse active', l'adresse peut être désactivée.

⇨Enregistrer i_Enregistrer les modifications.

 

sgn_Important Si l'adresse de facturation n’est plus active, elle apparaît en rouge dans la liste des adresses de facturation et elle ne peut plus être sélectionnée sur un bon de commande.

 

A partir de la liste des adresses de facturation :

⇨Sélectionner l'adresse à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour la supprimer.

 

sgn_Important On peut supprimer une adresse de facturation uniquement si elle n'est pas déjà utilisée dans un bon de commande sinon le message ci-dessous apparaît :

 

BDC_Adres_messSupp

 

moinsLes services bénéficiaires

Cette notion est propre à l’établissement et permet de renseigner un service, un département, une unité selon l’organisation interne.

Il est utile pour le suivi et l’acheminement des articles commandés.

 

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / Services Bénéficiaires i_BDC_SB.

 

Le système affiche la liste des services bénéficiaires déjà créés :

 

BDC_SB

 

 

A partir de la liste des services bénéficiaires :

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter un service bénéficiaire,

⇨Saisir ses critères,

 

BDC_SB_ajout

•Code : Saisie obligatoire (7 caractères maximum)

•Libellé : Saisie obligatoire correspondant au nom service qui bénéficiera des articles commandés (60 caractères maximum)

remarqueLe service bénéficiaire est rendu 'Actif' par défaut (case cochée).

⇨Enregistrer i_Enregistrer le contact.

 

Astuce Vous pouvez créer plusieurs services bénéficiaires à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant. Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

 

A partir de la liste des services bénéficiaires :

⇨Sélectionner le service bénéficiaire à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour le modifier,

⇨modifier les critères :

✓La zone Code est alors grisée, elle ne peut être modifiée,

✓En décochant la case 'Service bénéficiaire actif', le service bénéficiaire peut être désactivé.

⇨Enregistrer i_Enregistrer les modifications.

 

sgn_Important Si le service bénéficiaire n’est plus actif, il apparaît en rouge dans la liste des services bénéficiaires et il ne peut plus être sélectionné sur un bon de commande.

 

A partir de la liste des services bénéficiaires :

⇨Sélectionner le service bénéficiaire à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour le supprimer.

 

sgn_Important On peut supprimer un service bénéficiaire uniquement s’il n’est pas déjà utilisé dans un bon de commande sinon le message ci-dessous apparaît.

 

BDC_SB_messSupp

 

moinsLes contacts

C’est une personne faisant partie de l’établissement, ce n’est pas forcément l’utilisateur qui saisi le bon de commande.

Il est utile pour le suivi des articles commandés.

 

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / Contact i_BDC_contact.

 

Le système propose la liste des contacts déjà créés :

 

BDC_contact

 

 

A partir de la liste des contacts :

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter un contact,

⇨Saisir ses critères,

 

BDC_contact_ajout

•Nom : Saisie obligatoire (60 caractères maximum),

•Prénom : Saisie facultative (60 caractères maximum),

•Téléphone : Saisie obligatoire (15 caractères maximum).

remarqueLe contact est rendu 'Actif' par défaut (case cochée).

⇨Enregistrer i_Enregistrer le contact.

 

Astuce Vous pouvez créer plusieurs contacts à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant. Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

 

A partir de la liste des contacts :

⇨Sélectionner le contact à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour le modifier,

⇨modifier les critères :

✓La zone NOM est grisée, elle ne peut être modifiée,

✓En décochant la case 'Contact actif', le contact peut être désactivé.

⇨Enregistrer i_Enregistrer les modifications.

 

sgn_Important Si le contact n’est plus actif, il apparaît en rouge dans la liste des contacts et il ne peut plus être sélectionné sur un bon de commande.

 

A partir de la liste des contacts :

⇨Sélectionner le contact à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour le supprimer.

 

sgn_Important On peut supprimer un contact uniquement s’il n’est pas déjà utilisé dans un bon de commande sinon le message ci-dessous apparaît.

 

BDC_contact_messSupp

 

moinsComment définir des données par défaut ?

Il est possible de paramétrer certaines valeurs d’un bon de commande par défaut :

•le Contact,

•le Service bénéficiaire,

•l’adresse de livraison,

•l’adresse de facturation.

 

 

remarque Remarques :

➢Ce paramétrage se fait par utilisateur.

➢Si vous saisissez une ou plusieurs de ces données, elles seront reprises automatiquement sur la fiche de saisie du bon de commande.

➢La saisie de toutes les valeurs n'est pas obligatoire.

 

 

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / Paramétrage par défaut i_BDC_ParamDef.

 

L'écran de saisie du paramétrage par défaut s'affiche :

 

BDC_ParamDef

 

saisiePour chacune des valeurs, vous pouvez :

⇨faire une recherche en saisissant une partie du nom et en validant par la touche 'Entrée' (le système proposera toutes les valeurs correspondant à votre saisie).

⇨faire une recherche à l'aide du bouton i_rech,

 

Astuce Il sera toujours possible de modifier les données sur la fiche de saisie du bon de commande même si elles ont été saisies au niveau de cette fiche de paramétrage.