Les Charges à payer avec extourne

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Les Charges à payer avec extourne

Exemple d'une charge à payer avec extourne

 

Exercice N

⇨Le centre saisi une liquidation de dépenses à extourner i_dep_liqd_CAP.

⇨L'ordonnateur valide liqd_valid puis mandate i_dep_mandat cette liquidation.

⇨L'agent comptable prend en charge le mandat mais ne peut le mettre en paiement.i_vide

⇨En fin d'exercice et à une date postérieure au 31/12/N, l'ordonnateur génère les mandats d'extourne i_dep_extourne_gene_mdt, cela entraîne de manière automatique :

✓la génération des mandats d'extourne sur N+1 pour toutes les pièces ayant le statut 'A Extourner',

✓la génération du bordereau d’extourne sur N+1 correspondant aux mandats d’extourne créés,

✓la génération des engagements sur crédits d’extourne en fonction des mandats d’extourne,

✓le report sur l’exercice N+1 des crédits d’extourne par le biais des engagements sur crédits d'extourne.

Exercice N + 1

⇨L'agent comptable prend en charge les mandats d'extourne.

 

A l'arrivée de la facture, 3 cas de figure peuvent se présenter :

 

Nous prenons ici l'exemple d'une CAP de 100 saisie sur N.

 

•Le centre

⇨saisi l'ordre de dépense i_dep_liqd_encours,

⇨sélectionne l'engagement i_enga_select sur crédits d'extourne,

⇨modifie le montant de la liquidation et saisi 90,i_vide

⇨modifie ou non la colonne soldée : i_vide

✓soldée à oui : l'engagement est soldé et les 10 ne peuvent plus être utilisés

✓soldée à non : l'engagement n'est pas soldé et les 10 peuvent être utilisés lors d'une prochaine liquidation pour le même tiers.

 

•L'ordonnateur

⇨valide liqd_valid et mandate i_dep_mandat cette liquidation.

 

•L'agent comptable

⇨met le mandat en paiement.i_vide

 

attention Les crédits utilisés sont les crédits d'extourne de N et il reste un reliquat de crédit d'extourne de 10.

sgn_Important Il est impossible de consommer plus de crédits d'extourne en augmentant le montant de l'engagement.

•Le centre

⇨saisi l'ordre de dépense i_dep_liqd_encours,

⇨sélectionne l'engagement i_enga_select sur crédits d'extourne qui se solde,

⇨ajoute une ligne de liquidation et saisi 10 qui sont imputés sur le budget N+1.i_vide

 

•L'ordonnateur

⇨valide liqd_valid et mandate i_dep_mandat cette liquidation.

 

•L'agent comptable

⇨met le mandat en paiement.i_vide

 

attention Les crédits utilisés sont les crédits d'extourne de N et des crédits de N+1.

•Le centre

⇨saisi l'ordre de dépense i_dep_liqd_encours,

⇨sélectionne l'engagement i_enga_select sur crédits d'extourne qui se solde.

 

•L'ordonnateur

⇨valide liqd_valid et mandate i_dep_mandat cette liquidation.

 

•L'agent comptable

⇨met le mandat en paiement.i_vide

 

attention Les crédits utilisés sont les crédits d'extourne de N.

 

 

moinsComment saisir une liquidation de charge à payer à extourner ?

accesSélectionnez le module Dépenses i_depense du menu Fichier, puis Liquidations, Charges à Payer à extourner i_dep_liqd_CAP.

 

La liste des liquidations déjà saisies mais non transmises à l'ordonnateur i_cctransmetco s'affiche :

 

x_liqd_cap_etat_prep

 

remarque Remarques :

➢une CAP est réalisée en fin d’année, donc après le 1er novembre de l’année,

➢une CAP peut faire l’objet de régularisations (ORVT ou ré-imputation) si la pièce n’a pas encore été extournée,

➢une CAP peut être réalisée sur un compte d'investissement, la fiche d'immobilisation sera alors à saisir dans l'ordre de dépense de l'exercice N+1 ,

➢il est impossible de faire une CAP sur la taxe d’apprentissage pour des raisons fiscales (voir Inspection),

➢il est impossible de faire une CAP si le tiers est un tiers de 'Cession Interne' à l’établissement,

➢certains comptes sont exclus des CAP comme les comptes 68, par exemple.

 

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter une liquidation et saisir ses caractéristiques,

La case 'Charge à payer' est cochée automatiquement à oui (non modifiable) :

 

x_saisie_liqd_cap

 

sgn_important Ce critère implique le non paiement de ces mandats sur N et le déclenchement de la procédure d’extourne uniquement sur ces mandats.

⇨Enregistrer les saisies i_enregistrer,

⇨Cliquer sur i_cctransmetco pour transmettre la pièce à l'ordonnateur pour qu'il puisse la valider.

 

 

Les engagements d'extourne

A partir des mandats d’extourne, le système va générer automatiquement les engagements sur crédits d'extourne sur N+1.

 

sgn_important Ces engagements consomment les crédits d’extourne et non les crédits de N+1 et sont utilisés pour la saisie de l'ordre de dépense sur N+1.

 

attention Si une CAP a été passée à tort sur l’année N ou passée sur le mauvais Tiers, l'engagement d’extourne lui correspondant sur N+1 devra être dégagé.

 

moinsComment consulter la liste des engagements d'extourne ?

accesSélectionnez le module Dépenses i_depense du menu Fichier, puis Engagements, Historique des engagements i_dep_enga_histo.

 

⇨saisir les critères de recherche suivants :

x_ex_recherche_enga

 

⇨exécuter la recherche.

 

x_histoengaextourne

 

La fenêtre d'historique des engagements s'initialise alors avec la liste des engagements sur crédits d'extourne.

 

moinsComment annuler une CAP passée à tort ?

accesSélectionnez le module Dépenses i_depense du menu Fichier, puis Engagements, Historique des engagements i_dep_enga_histo.

⇨lancer la recherche sur le serveur des engagements sur crédits d'extourne non dégagés Et/Ou Exécuter btn_executer.

 

x_recherche1

 

L'historique des engagements s'affiche.

⇨sélectionner l'engagement sur crédits d'extourne à dégager,

⇨cliquer sur i_enga_degage pour le dégager.

remarqueL'engagement passera au statut : Dégagement volontaire.

 

attention Sur les suivis ARS ou RA, le système re-créditera les montants réellement dépensés (reliquats exercice N-1).

 

 

moinsComment saisir un ordre de dépense ?

accesSélectionnez le module Dépenses i_depense du menu Fichier, puis Liquidations, En cours i_dep_liqd_encours.

 

A partir des engagements d’extourne générés automatiquement et à réception de la facture, le centre va saisir la liquidation de dépenses correspondante : c'est un Ordre de dépense.

⇨Cliquer sur i_ajouter pour ajouter une nouvelle liquidation,

⇨Saisir le nom (ou le numéro) du tiers rattaché au mandat d'extourne,i_vide

⇨Sélectionner l'engagement i_enga_select sur crédit d'extourne en attente pour ce tiers,

remarque La sélection de l’engagement i_enga_select dans la liquidation va renseigner automatiquement les champs de la liquidation, mais :

✓la colonne Ligne/crédits d’extourne est initialisée à oui, ce qui confirme qu’il s’agit bien d’un ordre de dépense faisant référence à un engagement sur crédits d’extourne.

✓les lignes de liquidations sur engagement d’extourne consomment les crédits d’extourne de l’année précédente et non ceux de l’exercice. Ainsi les disponibles sur crédits d’extourne ne sont ni renseignés, ni contrôlés.

sgn_important La facture peut être différente de la charge à payer réalisée en année N : voir exemple.

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer i_enregistrer.

 

attention Si le montant de l'ordre de dépense est inférieur au montant initial de l'engagement sur crédit d'extourne, un message vous informe que vous pouvez utiliser le reliquat ultérieurement si vous mettez la colonne 'Soldée' à NON.

 

Si une charge à payer contient une ligne de détail concernant une ARS sur N :

➢ARS avec prévisions :

Si l’ARS a été créée avec des prévisions, alors celle-ci doit être reconduite.

Le montant consommé indiqué sur l’ARS reconduite en N+1 tient compte des dépenses de charges à payer de N.

➢ARS sans prévision :

Si l’ARS a été créée sans prévision, celle-ci est reconduite automatiquement au moment de l’extourne de la pièce.

➢Facture sur ARS :

Si l'ordre de dépense définitif est inférieur à la charge à payer passée en année N sur l’ARS, le système met à jour le disponible de cette ARS au moment du solde de l’engagement d’extourne correspondant (Reliquat sur N-1).

Le suivi du marché ou de la clé CSA référencée en année N est conservé en année N+1.

Le système met à jour les montants réellement dépensés sur le marché ou sur la clé, au moment du solde de l’engagement d’extourne si le montant de la facture est inférieur à sa charge à payer.

➢le reversement d’une pièce est possible. Cela suit le même traitement que pour les pièces classiques.

➢la ré-imputation d’une ligne sur crédits d’extourne est impossible car la charge à payer a été validée pour ces imputations budgétaires au vue des crédits de l’année N et le compte financier est validé.

 

moinsLes engagements non soldés définitivement par le ou les ordres de dépenses

Si l’engagement d’extourne n’est pas soldé en totalité, il doit être dégagé i_enga_degage en fin d’année à partir de l'historique des engagement.

Le dégagement ne touche pas aux crédits d’extourne : cela tombe dans le résultat N+1.