⇨sélectionner l'option Imprimer ,

⇨ouvrir la liste 'Choix de l'édition',

⇨chercher l'édition 'Nouvelle liste libre' ou bien celle à modifier, puis la sélectionner,

Les listes libres apparaissent en fin de la liste des éditions et leurs noms sont en vert afin de mieux les distinguer.

⇨laisser cochée l'option Aperçu de la rubrique Destination,

⇨cliquer sur OK : la fenêtre d'aperçu s'affiche à l'écran.

A ce niveau, il est possible de :

•choisir les colonnes à faire apparaître sur l'édition,

•ajouter une ou plusieurs colonnes vides,

•déplacer des colonnes,

•redimensionner une ou plusieurs colonnes,

•régler la hauteur des lignes,

•fixer l'échelle de l'édition,

•changer la police de caractères,

•définir des groupes qui permettront de ranger les données selon des critères bien précis,

•définir des champs calculés,

•enregistrer et nommer la liste libre.

Pour lancer l'impression, 2 possibilités :

1.cliquez sur le bouton en haut à droite de l'écran si les données que vous avez sélectionnées avant d'ouvrir la liste libre sont au complet.

2.cliquez sur le bouton si vous voulez sélectionner d'autres enregistrements qui doivent être pris en compte dans l'édition. Il suffira ensuite de sélectionner l'option Imprimer pour lancer l'édition de la liste libre.

Remarques :

➢vous pouvez modifier une liste libre autant de fois que vous voulez. Vous avez également la possibilité d'en supprimer,

➢il est possible de créer une nouvelle liste libre à partir d'une autre existante. Dans ce cas, choisissez la liste libre servant de modèle, passez en aperçu, apportez-y les modifications nécessaires, puis enregistrez-la en cliquant sur le bouton Enregistrer sous et saisissez le nom de cette nouvelle édition,

➢il est également possible de créer une liste libre à partir de l'édition Sélection en cours. Là aussi, passez en mode aperçu, apportez les modifications nécessaires à l'édition, puis enregistrez-la.

ðfaire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Choisir les colonnes...,

La fenêtre suivante apparaît :

La partie de gauche présente les colonnes qui sont prises en compte sur l'édition et celle de droite contient les données qui sont cachées.

⇨Pour faire passer une ou plusieurs colonnes d'un côté à l'autre, utilisez un des boutons suivants :

: permet de passer la colonne sélectionnée dans la partie "Colonnes non affichées",

: permet de passer la colonne sélectionnée dans la partie "Colonnes affichées",

: permet de passer toutes les colonnes dans la partie "Colonnes non affichées",

: permet de passer toutes les colonnes dans la partie "Colonnes affichées".

Pour masquer une colonne au niveau de l'affichage de la liste libre, il existe deux possibilités :

⇨utilisez le bouton de l'option Choisir les colonnes... comme expliqué ci-dessus,

ou

⇨à partir de l'aperçu, positionner le pointeur de la souris sur la colonne à cacher, faire un clic droit puis sélectionner au niveau du menu qui s'affiche l'option Cacher la colonne.

Astuce : le mieux, lorsque vous créez une nouvelle liste libre est de cacher toutes les colonnes, puis de sélectionner ensuite celles que vous voulez voir apparaître sur l'édition. Pour ce faire, procédez de la manière suivante :

ðcliquer sur le bouton : toutes les colonnes passent à droite dans la rubrique "Colonnes non affichées",

ðsélectionner ensuite la première colonne que vous voulez intégrer dans la liste libre, puis cliquez sur le bouton ; faites ainsi pour toutes celles que vous voulez voir apparaître sur l'édition.

Au fur et à mesure que vous faites glisser des colonnes dans la rubrique "Colonnes affichées", celles-ci sont rangées par ordre alphabétique. Par contre, sur l'édition, elles sont rangées dans l'ordre dans lequel vous les avez fait glisser de la rubrique "Colonnes non affichées" vers la rubrique "Colonnes affichées". Il est néanmoins possible de modifier cet ordre au niveau de l'aperçu.

Il est possible d'ajouter au niveau de la liste libre une ou plusieurs colonnes vides selon vos besoins.

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Ajouter une colonne vide,

La boîte de dialogue suivante apparaît :

⇨saisir le nom à donner à cette nouvelle colonne (exemple : Observations), puis cliquer sur OK.

Exemple d'aperçu :

Remarques :

➢la colonne vide est toujours ajoutée à la fin. Vous pouvez néanmoins la déplacer et la redimensionner,

➢pour supprimer une colonne ajoutée par l'utilisateur :

⇨positionner le pointeur de la souris sur la colonne vide à supprimer,

⇨faire un clic droit et sélectionner au niveau du menu qui s'affiche l'option Supprimer la colonne.

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu, cliquer sur l'entête de la colonne à déplacer,

Une barre verticale apparaît sur le côté.

⇨tout en laissant le bouton gauche de la souris enfoncé, bouger le pointeur jusqu'à ce que la barre verticale soit à l'endroit où la colonne doit être positionnée (voir exemple ci-dessous),

⇨relâcher le bouton de la souris.

Exemple : dans l'exemple suivant, la colonne "Divisions" est déplacée pour être positionnée devant la colonne "Compte".

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu, positionner le pointeur de la souris sur la colonne qui doit être redimensionnée,

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Dimensionner / Largeur de colonne...,

La boîte de dialogue suivante apparaît :

⇨saisir une largeur qui convienne, puis cliquez sur OK.

Avant de modifier la largeur, vérifiez que vous travaillez bien sur la bonne colonne. Le nom de celle que vous êtes en train de traitée est indiquée entre quotes. Dans l'exemple ci-dessus, c'est la colonne "Libellé compte" qui est redimensionnée.

Il est possible d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne si celle-ci est plus petite que la longueur de son titre. Pour ce faire, procédez de la manière suivante :

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Dimensionner / Ajuster les entêtes de colonnes. La colonne est ainsi automatiquement élargie de manière à ce que le titre tienne en entier au niveau de l'entête.

Chaque ligne d'une liste libre est définie avec une hauteur par défaut qui n'est pas forcément celle qui convient. Cette hauteur peut être modifiée.

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Dimensionner / Modifier la hauteur de ligne,

L'option de modification est bien activée si une coche apparaît devant le menu Modifier la hauteur de ligne,

⇨positionner le pointeur de la souris sur le trait horizontal inférieur d'une des lignes à modifier : le curseur prend la forme ,

⇨tout en laissant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacer le pointeur vers le bas pour agrandir la hauteur de ligne ou vers le haut pour la diminuer (voir exemple),

⇨relâcher le bouton de la souris.

Il est possible de généraliser la hauteur de cette ligne (ou d'une autre) à toutes les autres :

⇨positionner le pointeur sur la ligne dont la hauteur est à répercuter sur les autres,

⇨faire un clic droit puis sélectionner l'option Dimensionner / Généraliser la hauteur de cette ligne,

L'ensemble des lignes de la liste de libre se voit attribuer la hauteur de la ligne qui a servi de référence : voir exemple.

Pour désactiver l'option de modification de la hauteur de ligne, il suffit de re-sélectionner le menu Dimensionner / Modifier la hauteur de ligne : la coche disparaît.

L'échelle d'impression permet de réduire ou d'augmenter la taille des caractères sur l'édition qui sortira à l'imprimante.

Il ne faut pas confondre l'échelle d'impression et le zoom d'aperçu. Il n'y a aucun lien entre les deux. Le zoom d'aperçu permet de réduire ou d'augmenter la taille des caractères uniquement à l'aperçu, mais n'a aucune incidence sur l'édition papier.

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Dimensionner / Echelle...,

La boîte de dialogue suivante apparaît :

⇨indiquer la taille que vous voulez donner à l'édition (100 % : édition normale, 50 % : édition réduite de moitié, 150 % : édition augmentée de moitié...), puis cliquer sur OK.

Cocwinelle met à votre disposition au niveau des listes libres des fonctionnalités proposées par la plupart des outils bureautiques permettant de jouer sur la police de caractères. Il est possible de modifier :

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu, positionner le pointeur de la souris sur une colonne (de préférence sur l'entête),

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Police...,

La fenêtre suivante apparaît :

⇨renseigner dans la partie 'Attributs' les changements de police à apporter,

⇨indiquer ensuite au niveau de la zone 'Appliquer à' la partie de la liste libre sur laquelle s'effectue cette modification.

Vous avez 4 possibilités :

✓cocher "l'entête" pour que le changement de police ne s'effectue que sur l'entête de la colonne à partir de laquelle le clic-droit a été fait et dont le libellé est indiqué entre guillemets (voir exemple ci-dessus). Voir exemple.

✓cocher "la colonne" pour appliquer le changement de police sur l'ensemble de la colonne (entête + contenu) à partir de laquelle le clic-droit a été fait et dont le libellé est indiqué entre guillemets (voir exemple ci-dessus). Voir exemple.

✓cocher "toute la partie Entête" si le changement de police doit être fait uniquement sur les entêtes des colonnes. Voir exemple.

✓cocher "toute l'édition" pour appliquer le changement de police sur l'ensemble de l'édition (date de l'édition, titre de la liste libre, entête + contenu de la liste). Voir exemple.

⇨cliquer sur OK.

La police de caractères de certains éléments tel que la date d'édition, le titre de la liste ou une valeur résultant d'un calcul peut être modifié de façon individuelle :

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu, positionner le pointeur de la souris sur la partie de l'édition à modifier (exemple : la date de l'édition),

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Police...,

⇨au niveau la zone "Appliquer à", cochez la 1ère rubrique ('l'objet nom_de_l'objet'). Exemple :

⇨cliquer sur OK.

Cette option permet de regrouper les informations présentées dans une liste libre selon un ou plusieurs critères (3 au maximum). Cette procédure est indispensable pour insérer des calculs de sous-totaux dans la liste (voir : Définir des champs calculés).

Il ne faut pas confondre les notions de tri et de groupe. Le tri permet de classer ou ranger les enregistrements d'une liste suivant un ou plusieurs critères précis. Voir : Trier.

Le groupe permet de réunir les données dans un même ensemble suivant un ou plusieurs critères (jusqu'à 3 maximum), sans pour autant les trier. Il est nécessaire pour pouvoir effectuer des sous-totaux à chaque changement de critères (dans l'exemple ci-dessus, à chaque changement de tiers). Voir : Définir des champs calculés).

Exemple : créer une liste des mandats regroupés par tiers et par centre (la liste libre présentée ci-dessous a été créé à partir de  l'historique des mandats).

Pour arriver à ce résultat, il faut procéder de la manière suivante :

⇨trier la liste de départ suivant l'ordre désiré (dans l'exemple par Tiers facturé, Centre et N° Mandat),

Si vous n'effectuez pas cette étape, le message d'avertissement suivant s'affichera :

⇨sélectionner les données à éditer,

⇨créer ou reprendre la liste libre,

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Définir des groupes,

La fenêtre suivante apparaît :

⇨sélectionner à partir de la liste déroulante le critère sur lequel regrouper les données (dans l'exemple ci-dessus, il faut sélectionner "Tiers facturé" pour le groupe de niveau 1 et "Centre" pour le groupe de niveau 2),

Ne sont présents dans cette liste que les noms des colonnes choisies dans la liste libre.

✓si l'option "Avec rupture de page" est cochée, un saut de page s'effectuera à chaque changement de valeur du critère (dans l'exemple, le saut de page se fera à chaque changement de Tiers facturé),

✓si l'option "Renuméroter les pages" est cochée, la numérotation des pages repartira à 1 à chaque nouvelle valeur de critère (dans l'exemple, cela se fera à chaque changement de Tiers facturé),

✓si, à l'intérieur de ce 1er groupe, un autre groupe doit être créé (par exemple pour réunir les mandats d'un même centre pour chacun des tiers), renseigner en conséquence l'onglet "Groupe niveau 2" (choisir dans la liste déroulante la rubrique "Centre" à condition que cette donnée soit présente sur la liste libre et soit prise en compte dans le tri, voir ci-dessus),

⇨faire de même avec l'onglet "Groupe niveau 3" pour obtenir un regroupement plus fin :

par exemple regrouper les mandats par en reste à payer ou pas à l'intérieur de chaque centre (dans ce cas, choisir dans la liste déroulante la rubrique "Montant restant à payer" à condition que cette donnée soit présente sur la liste libre et soit prise en compte dans le tri, voir ci-dessus),

⇨après avoir défini le ou les groupe(s), il est possible de définir des champs calculés (dans l'exemple, le montant des mandats par tiers et par centre et le nombre et le montant total des mandats par tiers).

Il faut bien penser à enregistrer la liste au fur et à mesure de sa construction. Il est en effet plus facile de reprendre un travail en cours que de tout recommencer !

Les listes libres peuvent être enrichies avec des champs calculés : sommes, moyennes, cumuls...

Exemple : créer une liste des mandats regroupés par tiers et centre dans laquelle on comptabilisera le nombre de mandats, le montant des mandats par centre et le montant total des mandats par tiers (la liste libre présentée ci-dessous a été créé à partir de l'historique des mandats).

Pour arriver à ce résultat, procédez de la manière suivante :

⇨définir un groupe "Tiers facturé" et un groupe "Centre" au niveau de la liste libre concernée afin de pouvoir ajouter des sous-totaux par classe,

⇨faire un clic droit à partir de la fenêtre d'aperçu et sélectionner l'option Définir des champs calculés,

La fenêtre suivante apparaît :

Les onglets "Groupe niveau 1", "Groupe niveau 2" et "Groupe niveau 3" sont accessibles seulement si les groupes correspondants ont été définis (voir comment définir des groupes). Dans l'exemple ci-dessus, les groupes de niveau 1 "Tiers facturé" et 2 "Centre" ont été créés.

⇨pour ajouter des sous-totaux par Tiers, cliquer sur l'onglet ,

⇨Fair un clic droit, puis sélectionner l'option Ajouter,

⇨renseigner les rubriques suivantes :

⇨pour obtenir les sous-totaux de la liste libre présentée ci-dessus, il faut définir les paramètres de calcul suivants :

Pour le groupe niveau 1 :

Pour le groupe niveau 2 :

⇨cliquer ensuite sur l'onglet pour ajouter en fin d'édition un cumul de chaque champ calculé (exemple : cumul du nombre de mandats et total général de chaque montant),

⇨faire un clic droit, puis sélectionnez l'option Ajouter à partir du menu qui s'affiche,

⇨renseigner ensuite les rubriques comme cela est expliqué ci-dessus,

⇨pour obtenir les cumuls de la liste libre présentée ci-dessus, il faut définir les paramètres de calcul suivants :

Pour le groupe niveau 1 =>

Remarques :

➢quand au moins un paramètre de calcul a été renseigné sur un niveau, l'icône apparaît sur l'onglet concerné,

➢il est possible à tout moment de supprimer un paramètre de calcul :

✓cliquer sur l'onglet concerné,

✓positionner le pointeur sur la ligne à supprimer,

✓faire un clic droir et sélectionner l'option Supprimer à partir du menu qui s'affiche,

➢dès que la fenêtre est fermée en cliquant sur le bouton OK, les paramètres de calcul définis ne seront plus modifiables (ils seront grisés). Pour en  modifier un, il faudra le supprimer, puis le recréer.

⇨cliquer sur OK.

Vous pouvez modifier la police de caractères des champs calculés afin de bien les différencier du reste des données.

Il faut bien penser à enregistrer la liste au fur et à mesure de sa construction. Il est en effet plus facile de reprendre un travail en cours que de tout recommencer !

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu de la liste libre, cliquer sur le bouton en bas à droite de l'écran,

La fenêtre suivante apparaît :

⇨saisir dans la 1ère rubrique (qui est en jaune, donc obligatoire) le nom à donner à la liste libre ; ce nom apparaîtra en vert en fin de la liste des éditions proposées à partir de l'option Imprimer... (voir exemple) et elle pourra être utilisée comme toute autre édition, en association avec la sélection des lignes à éditer,

⇨pour faire apparaître un titre sur l'édition, le saisir dans la 2ème rubrique ("Titre"), sachant que cette donnée n'est pas obligatoire (exemple : "Liste des mandats par tiers") ; ce titre apparaîtra en entête de chaque page (voir exemple),

⇨cliquer sur OK.

Enregistrer la liste au fur et à mesure de sa construction. Il est en effet plus facile de reprendre un travail en cours que de tout recommencer !

Après avoir apporté des modifications à une liste libre existante, il faut les enregistrer de la même manière :

⇨Cliquer sur le bouton ,

La fenêtre d'enregistrement apparaîtra avec le nom et le titre donnés la 1ère fois :

⇨cliquer sur pour enregistrer les modifications ou sur pour revenir à la fenêtre d'aperçu sans enregistrer.

Pour enregistrer sous un autre nom la liste libre qui vient d'être modifié :

⇨à partir de la fenêtre d'aperçu de la liste libre, cliquer sur le bouton en bas à droite de l'écran,

⇨la fenêtre Nouvelle liste libre s'affiche : procéder alors de la même manière que pour enregistrer une nouvelle liste (voir les explications ci-dessus).

Note : Cette méthode est intéressante par exemple lorsque vous voulez créer une nouvelle liste libre à partir d'une liste libre existante.

⇨sélectionner l'option Imprimer,

⇨ouvrer la liste des éditions proposées,

⇨chercher la liste libre à supprimer, puis sélectionner-la,

Rappel : les listes libres apparaissent en fin de la liste des éditions et leurs noms sont en vert afin de mieux les distinguer.

⇨laisser cochée l'option Aperçu de la rubrique Destination,

⇨cliquer OK : la fenêtre d'aperçu s'affiche à l'écran,

⇨cliquer sur le bouton en bas à droite de l'écran, un message du type suivant s'affiche à l'écran :

⇨cliquer sur pour confirmer la suppression de la liste libre ou sur pour abandonner.