Les candidats admis dans Parcoursup, depuis la version Fregata 2.40.2, sont automatiquement récupérés. Ils sont désormais transmis par la plateforme de Parcoursup.
Ces admis sont transmis par établissement et par formation, uniquement si leur affectation a été réalisée et acceptée sur l'une des formations de votre établissement.
Vos actions restantes sont :
- Constater la transmission d'admis dans Parcoursup
- Traiter les inscriptions importées, afin de les intégrer dans vos inscrits.
Les données reçues de Parcoursup, évitent de saisir les données des apprenants (et de leurs responsables) admis sur les formations post-bac, essentiellement des BTSA. Cela vous permet :
⇨De créer ou mettre à jour les données des candidats admis sur Parcoursup et de leurs responsables afin de créer leur inscription,
⇨D'informer automatiquement Parcoursup, que les candidats sont effectivement bien inscrits dans votre établissement, lors de la validation de l'inscription.
Pré-requis
⇨Pour que l'établissement puisse recevoir les candidats admis via Parcoursup, il faut qu'il soit considéré par la plateforme Parcoursup, comme participant à la procédure Parcoursup.
C'est au SRFD de l’établissement de demander à PARCOURSUP de paramétrer le rôle d’établissement d'accueil et/ou d'origine.
⇨La disponibilité des candidats admis, dépend de l'ouverture du flux. Pour chaque année, ce sera à partir de la date d'ouverture des admissions, jusqu'au 14 octobre.
Principe de la procédure
Elle s'effectue en plusieurs étapes :
⇨Consulter les mises à disposition des admis de Parcoursup, par le rôle Administrateur Établissement, depuis le menu Échanges, Import candidats Parcoursup,
⇨Traitez les inscriptions importées, avec le rôle Gestion Inscription, depuis le menu Gestion des apprenants, Les apprenants,
⇨Immatriculer les apprenants et valider leur inscription.
Consultation la disponibilité des admis de Parcoursup
Rôle Administrateur Établissement, menu Échanges, Suivi des échanges et en filtrant sur le terme Parcoursup, vous obtiendrait une ligne par établissement et par formation, dont la source est "Parcoursup - CandidatsAdmis".
L'icône 
en bout de ligne affiche le détail de l'import, ses apprenants et ses responsables.
L'état précise si l'import a été un succès, un échec ou s'il a été annulé :
⇨Si la récupération des admis est un succès, Fregata informe du nombre de candidats et de responsables importés :
•"Rapport: Import terminé avec succès. 134 apprenant(s) et 235 responsable(s) importés."
• "Rapport: Import terminé avec succès. 0 apprenant(s) et 0 responsable(s) importés.", cela indique qu'il n'y a pas de nouvel admis transmis par Parcoursup.
⇨Si la récupération des admis est annulée, cela signifie que le fichier d'import a été supprimé depuis le menu Échanges, Import logiciel établissement.
En effet, pour vous concentrez sur les réceptions contenant des admis, vous pouvez supprimer le fichier importé contenant 0 apprenant, par ce menu.
Suite de la procédure
L'étape suivante consiste à traiter les inscriptions importées avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants, Les apprenants.
vous devrez ensuite immatriculer les apprenants sans INA et valider leur inscription en début de rentrée scolaire.
Pour chaque validation, Fregata enverra l’information à Parcoursup indiquant que l’apprenant a bien réalisé son inscription administrative dans votre établissement. C’est une action automatique dont vous aurez connaissance dans le rapport de validation.
Traitement des inscriptions importées
Le traitement des inscriptions importées est accessible avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants, Les apprenants.
Cliquez sur le bouton de liste "Actions", "Traiter inscription(s) importée(s)".
Fregata affiche la liste des apprenants pour lesquels vous pouvez traiter les inscriptions.
Pour effectuer une recherche sur les candidats admis dans Parcoursup, vous pouvez effectuer une recherche avec le critère "Origine" en sélectionnant "Parcoursup" ou avec la date d'importation.
Sélectionnez les apprenants souhaités pour lancer la synchronisation.
Immatriculation et validation des inscriptions
Les inscriptions issues des données de Parcoursup doivent être complétées au niveau de la division, du régime... avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants, Les apprenants.
L'immatriculation et la validation sont accessibles avec le rôle Gestion Inscriptions dans le menu Gestion des apprenants.
Vous devez immatriculer les apprenants s'il n'ont pas de numéro INA.
Vous pouvez soit immatriculer les apprenants un à un depuis leur fiche apprenant, soit demander une immatriculation par lot pour de nombreux apprenants.
Une fois les apprenants immatriculés, vous pouvez préparer la validation de leur inscription en effectuant tous les contrôles de la validation.
À partir du premier jour de la rentrée, vous devez valider les inscriptions.
Pour chaque validation, Fregata enverra l’information à Parcoursup indiquant que l’apprenant a bien réalisé son inscription administrative dans votre établissement. C’est une action automatique dont vous aurez connaissance dans le rapport de validation.