L'immatriculation des apprenants

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L'immatriculation des apprenants

icn_accesLa liste des apprenants à immatriculer s'affiche en étant connecté sur une UAI élémentaire et une année non clôturée.

 

L’immatriculation des apprenants consiste à obtenir un numéro INA pour les apprenants dont les données d’identification sont complètes.

 

icn_info L'immatriculation INE-RNIE d'un apprenant est liée à la validation de son inscription. Il n'y a aucune action à effectuer pour réceptionner cet INE-RNIE autre que valider son inscription.

 

icn_info Seul le rôle Gestion Inscriptions peut demander l'immatriculation et traiter les doublons qui peuvent éventuellement en résulter.

En début d'année scolaire, lorsque vous vous connectez à Fregata, son message de bienvenue comporte un lien (en bleu) ouvrant directement le menu d'Immatriculation des apprenants.

 

icn_attention La demande d’immatriculation doit impérativement avoir été effectuée avant d'effectuer la validation de l’inscription.

 

Vous pouvez effectuer la demande d'immatriculation soit :

⇨Individuellement depuis le formulaire inscription (menu Gestion des apprenants, Les apprenants),

⇨Par lot depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.

e_menu_immatriculation

 

 

moins        Saisies préalables à l'immatriculation

 

Les éléments nécessaires à l'identification des apprenants doivent être saisis avant la demande d'immatriculation.

Il s'agit de :

⇨Civilité,

⇨Sexe,

⇨Nom de naissance (patronymique),

⇨Nom usuel,

⇨Au moins un prénom de l'état-civil,

⇨Date de naissance,

⇨Pays de naissance,

⇨Commune de naissance (si naissance en France) ou Lieu de naissance (si naissance à l'étranger).

icn_info Si des éléments manquent, un message est affiché afin de les compléter.

 

moins        Apprenants pouvant être immatriculés

 

Il est possible de demander l'immatriculation des apprenants dont :

⇨L’état est :

•"À immatriculer" en utilisant les immatriculations par lot ou individuelles,

•"Immatriculation en cours" en utilisant les immatriculations par lot ou individuelles. Ce sont les apprenants pour lesquels vous avez déjà effectué une demande mais qui nécessite une intervention manuelle. Vous devez renouveler ultérieurement la demande d'immatriculation.,

•icn_info Vous pouvez valider l'inscription des apprenants ayant un numéro de demande d'immatriculation, et ainsi procéder à la remontée des effectifs.

•"Immatriculé" en utilisant les immatriculations individuelles uniquement,

⇨L’INA n’est pas renseigné,

⇨L’état civil est "Complet".

icn_info Fregata ne traite pas les autres apprenants, même s’ils sont sélectionnés.

 

moins        Immatriculation par élève

 

La demande d'immatriculation par élève s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Les apprenants, en ouvrant le formulaire de l'apprenant, à l'onglet "Élève".

Depuis le formulaire, vous pouvez demander une immatriculation ou ré-immatriculation pour les élèves dont l'état est À immatriculer, Immatriculation en cours ou Immatriculé.

⇨Cliquez sur le bouton btn_demander_immatriculation,

⇨En retour, on obtient :

•Soit un numéro d’INA,

Si le numéro d'INA obtenu correspond à un autre apprenant de Fregata, l'état de l'apprenant sélectionné passe à "Doublon". Vous devez alors traiter le doublon btn_traiter_doublon depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.

•Soit un numéro de demande en attente.

e_info_numero_demande

L'état de l'apprenant passe à "Immatriculation en cours". Vous devrez alors renouveler la demande d'immatriculation lorsque le gestionnaire Agride aura traité la demande.

 

moins        Immatriculation par lot

 

La demande d'immatriculation par lot s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.

Fregata affiche la liste des apprenants à immatriculer dont l'état est À immatriculer ou Immatriculation en cours.

⇨ Depuis la liste des apprenants à immatriculer, sélectionnez le ou les apprenants et cliquez sur le bouton btn_demande_immatriculation_lot,

⇨En retour, on obtient :

•Soit un numéro d’INA,

Si le numéro d'INA obtenu correspond à un autre apprenant de Fregata, l'état de l'apprenant sélectionné passe à l'état "Doublon" :

e_info_immatriculation_doublon

Vous devez alors traiter le doublon.

•Soit un numéro de demande en attente,

e_info_numero_demande

L'état de l'apprenant passe à "Immatriculation en cours".

icn_info Fregata affiche un rapport précisant les apprenants immatriculés et ceux ignorés.

e_immatriculation_rapport

 

icn_info Il peut arriver qu’un apprenant passe de "En attente d’immatriculation" à "À immatriculer" après une demande d’immatriculation, il faut alors renouveler cette demande.

 

moins        Traitement des doublons

 

Suite à une demande d'immatriculation, Fregata peut détecter qu'un INA attribué correspond à un autre apprenant. L'apprenant passe alors à l'état Doublon.

Les doublons doivent tous être traités.

 

Le traitement des doublon s'effectue depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.

Pour chaque apprenant à l'état Doublon, Fregata affiche le bouton btn_traiter_doublon sur sa ligne. En cliquant sur ce bouton,

⇨Fregata présente les données des 2 apprenants en colonne, celle de gauche présente l’apprenant de votre UAI de connexion détecté comme doublon,

⇨Vous devez choisir l'apprenant à conserver en cliquant sur le bouton btn_conserver_donnees, l’autre est alors abandonné :

•Toutes les inscriptions de l’apprenant abandonné sont rattachées à l’apprenant choisi,

•L'apprenant abandonné est supprimé,

⇨Fregata informe de la réussite du traitement de doublon :

e_info_traitement_doublon

•Et passe l’apprenant à "Immatriculé",

•Ou présente un nouveau cas de doublon sur l’apprenant.

 

Modification des données servant pour immatriculer

 

Lorsque vous modifiez des éléments du formulaire apprenant servant à l'immatriculation (civilité, sexe ou nom usuel), Fregata déclenche automatiquement une demande d'immatriculation.

 

Éditions au format pdf

 

Les données sur l'identification des apprenants peuvent être éditées au format pdf depuis le menu Gestion des apprenants, Immatriculation des apprenants.

Il s'agit de l'édition Données d’identification des apprenants. Pour imprimer ce document, cliquez sur le bouton btn_imprimer.

icn_info En effectuant une recherche sur le critère e_recherche_un_prenom, vous pouvez éditer la liste des apprenants avec un seul prénom d'état civil.

icn_info En effectuant une recherche sur le critère e_recherche_etat_apprenant, vous pouvez éditer la liste des apprenants d'un état spécifique comme "En attente d'immatriculation".