OGAPI, c'est tout nouveau, dans mon établissement je fais une facturation modulée par tranche. Comment la mettre en place ?
La facturation modulée par tranche, c'est quoi ?
La facturation modulée par tranche, prenons l'exemple suivant :
•Dans votre établissement, il existe 6 tranches de forfait pour les demi-pensionnaires, 6 tranches de forfait pour les internes et 6 tranches de forfait pour les interne-externés,
•Le montant de la pension, demi-pension est différent en fonction de chaque tranche,
•Il existe des apprenants DP 4 jours et DP 5 jours.
Nous nommons les 6 tranches : "Tranche A" à "Tranche F"
Le régime est déjà spécifié dans l'inscription de l'apprenant.
Paramétrage
1.Les lots de facturation
•Je vais faire un seul lot facturation.
2.Les articles
•Je crée des articles génériques sans prix et j'indiquerai le prix en fonction des tranches dans mes profils,
•Je crée les articles qui ont des prix identiques : je mets le prix dans mes articles, il sera pré-rempli dans mes profils,
De la même façon, si mes articles sont spécifiques à un cycle et/ou un régime, je l'indique directement dans mon article, sinon je laisse la zone vide et ferai le paramétrage dans mes profils.
Les articles génériques (sans prix, cycle ni régime) permettent de ne créer qu'un seul article puis de paramétrer cet article différemment dans chaque profil.
3.Les étiquettes
Je crée des étiquettes en fonction des Tranches et des DP 4 et 5 jours :
•Étiquettes pour chaque tranche "Tranche A" à "Tranche F"
•DP4, DP5 pour les demi-pensionnaires,
Si besoin, je crée des étiquettes en fonction de certaines spécificités comme :
•Options des enseignements spécifiques (Ex : Hippologie, Sport, ...)
•Nuitée 1, Nuitée 2, Nuitée 3 pour les internes.
et je les affecte à mes apprenants concernés (Menu Paramétrer les apprenants).
4.Les profils
•Comme j'ai une facturation en fonction de tranches tarifaires : je fais un profil par tranche tarifaire, soit 6 profils "Tranche A" à "Tranche F",
•Je pourrais choisir de faire un lot de facturation par classe : dans ce cas, il faudrait :
oCréer un profil par tranche et par division,
Pour 5 divisions, il faudrait donc créer 30 profils au lieu de 6 profils si vous facturez avec un seul lot.
ou
oCréer un profil par tranche et modifier l'étiquette "division" associée à l'entête du profil pour chaque nouveau lot.
Pour 5 divisions, il faudrait modifier 5 fois l'étiquette d'entête "division" sur chaque profil.
J'ai mes réponses, comment je fais concrètement ?
Paramétrages |
Un seul lot de facturation |
Un lot de facturation par division |
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Articles |
•Articles génériques sans prix ni cycle ni régime, par exemple : |
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oUn article sans prix avec le régime interne pour la pension des internes |
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oUn article sans prix pour la demi-pension sur 4 jours |
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oUn article sans prix pour la demi-pension sur 5 jours |
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oUn article sans prix avec le régime interne-externé pour la pension des interne-externés |
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•Articles génériques avec prix et/ou avec régime, par exemple : |
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oUn article avec le prix de la carte de self |
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oUn article avec le prix de frais divers si besoin |
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Étiquettes |
•Étiquettes pour chaque tranche : Tranche A / Tranche B / ... / Tranche F |
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•Étiquettes DP4 / DP5 |
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•Étiquettes Nuitée 1 / Nuitée 2 / Nuitée 3 |
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•Étiquettes régime, cycle déjà présentes |
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Profil |
Un Profil par Tranche : •Tranche A •Tranche B •... •Tranche F |
Un Profil par division et par Tranche : •Tranche A 2nde / Tranche B 2nde / ... / Tranche F 2nde •Tranche A BAC 1 / Tranche B BAC 1 / ... / Tranche F Bac 1 •... •Tranche A BTSA1 / Tranche B BTSA1 / ... / Tranche F BTSA1 |
Dans l'entête de profil, je mets l'étiquette concernant la Tranche |
Dans l'entête de profil, je mets l'étiquette concernant la division et la Tranche |
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Dans chaque profil : |
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•J'ajoute mes articles génériques : Pension, Frais divers, DP4, DP5, Nuitée 1, 2 et 3 dans chaque profil |
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•Je modifie les prix dans chaque profil |
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•J'ajoute mes étiquettes dans mes lignes d'article dans chaque profil |
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•J'ajoute si besoin des remises en fonction de chaque profil |
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•J'ajoute si besoin des commentaires |
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La facturation sera réalisée avec seulement un lot et six profils. |
La création de profils par division et par Tranche permet une gestion plus fine des remises en fonction des stages ou des aides particulières par exemple. |
En utilisant des articles génériques, vous pouvez par exemple créer un seul article DP4 sans prix et avoir un profil "Tranche A" où DP4 = 125€ et un profil "Tranche B" où DP4 = 100€. |
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Un même article ne peut être utilisé qu'une seule fois dans un profil ou dans une pré-facture.
Mon / Mes lots de facturation
Le lot |
Un seul lot de facturation |
Un lot de facturation par division |
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Paramétrer les apprenants |
•J'ajoute mes étiquettes aux apprenants |
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Gérer les lots |
J'ajoute un lot |
J'ajoute un premier lot pour ma division 2nde Tranche A |
Je génère les pré-factures via mon premier profil "Tranche A" |
Je génère les pré-factures via mon profil 2nde Tranche A |
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Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
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Je génère les pré-factures via mon deuxième profil "Tranche B" |
J'ajoute un deuxième lot pour ma division BAC 1 Tranche A |
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Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
Je génère les pré-factures via mon profil BAC 1 Tranche A |
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Je continue de générer les pré-factures via chaque profil |
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
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Je continue de modifier mes pré-factures si besoin |
Je continue d'ajouter mes lots pour chaque division et chaque Tranche |
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Je continue de modifier mes pré-factures si besoin |
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