OGAPI, c'est tout nouveau, posons-nous les bonnes questions avant de commencer la facturation !
Les questions à se poser
1.Les lots de facturation
•J'ai beaucoup de divisions, je veux facturer tous les apprenants : je vais faire un seul lot de facturation.
•Je n'ai pas beaucoup de divisions, je veux facturer mes apprenants par classe : je vais faire un lot de facturation par division.
2.Les articles
•Mes articles ont des prix différents : je peux créer des articles génériques sans prix et indiquer le prix dans mes profils,
•Mes articles ont des prix identiques : je vais mettre le prix dans mes articles, il sera pré-rempli dans mes profils.
De la même façon, si mes articles sont spécifiques à un cycle et/ou un régime, je l'indique directement dans mon article, sinon je laisse la zone vide et ferai le paramétrage dans mes profils.
Les articles génériques (sans prix, cycle ni régime) permettent de ne créer qu'un seul article puis de paramétrer cet article différemment dans chaque profil.
3.Les étiquettes
Si besoin, je crée des étiquettes en fonction de certaines spécificités comme :
•DP4, DP5 pour les demi-pensionnaires,
•Nuitée 1, Nuitée 2, Nuitée 3 pour les internes.
et je les affecte à mes apprenants concernés (Menu Paramétrer les apprenants).
4.Les profils
•Si j'ai choisi de ne faire qu'un seul lot de facturation : je peux faire deux profils un pour le cycle supérieur, un pour le cycle secondaire.
•Si j'ai choisi de faire un lot de facturation par classe : je peux faire un profil par division.
•Si j'ai une facturation en fonction de tranches tarifaires : je peux faire un profil par tranche tarifaire.
J'ai mes réponses, comment je fais concrètement ?
Paramétrages |
Un seul lot de facturation |
Un lot de facturation par division |
|---|---|---|
Articles |
•Articles génériques sans prix ni cycle ni régime, Ex : Frais divers, cartes de self |
|
•Articles génériques sans prix avec régime, Ex : Pension / DP4 / DP5, Nuitée 1 / Nuitée 2 / Nuitée 3 |
||
Etiquettes |
•Etiquettes DP4 / DP5 |
|
•Etiquettes Nuitée 1 / Nuitée 2 / Nuitée 3 |
||
•Etiquettes régime, cycle déjà présentes |
||
Profil |
Un Profil cycle secondaire et Un Profil cycle supérieur |
Un Profil 2nde, Un Profil BAC 1, Un Profil BAC 2, Un Profil BTSA, ... |
Dans l'entête de profil, je mets l'étiquette concernant le cycle |
Dans l'entête de profil, je mets l'étiquette concernant la division |
|
Dans chaque profil : |
||
•J'ajoute mes articles génériques : Pension, Frais divers, DP4, DP5, Nuitée 1, 2 et 3 dans chaque profil |
||
•Je modifie les prix dans chaque profil |
||
•J'ajoute mes étiquettes dans mes lignes d'article dans mon profil |
||
•J'ajoute si besoin des remises en fonction de chaque profil |
||
•J'ajoute si besoin des commentaires dans chaque profil |
||
|
La facturation sera réalisée avec seulement un lot et deux profils. |
La création de profils par division permet une gestion plus fine des remises en fonction des stages ou des aides particulières par exemple. |
En utilisant des articles génériques, vous pouvez par exemple créer un seul article DP4 sans prix et avoir un profil "cycle secondaire" où DP4 = 125€ et un profil "cycle supérieur" où DP4 = 100€. |
||
Un même article ne peut être utilisé qu'une seule fois dans un profil ou dans une pré-facture.
Mon / Mes lots de facturation
Le lot |
Un seul lot de facturation |
Un lot de facturation par division |
|---|---|---|
Paramétrer les apprenants |
•J'ajoute mes étiquettes aux apprenants |
|
Gérer les lots |
J'ajoute un lot |
J'ajoute un premier lot pour ma division 2nde |
Je génère les pré-factures via mon premier profil "cycle secondaire" |
Je génère les pré-factures via mon profil de ma division 2nde |
|
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
|
Je génère les pré-factures via mon deuxième profil " cycle supérieur" |
J'ajoute un deuxième lot pour ma division BAC 1 |
|
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
Je génère les pré-factures via mon profil de ma division BAC 1 |
|
|
Je modifie mes pré-factures en fonction des cas particuliers si besoin |
|
Je continue à ajouter un lot pour chaque division |
||