Gérer les prélèvements

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Gérer les prélèvements

 

acces L'objectif consiste à saisir depuis OGAPI les montants prélevés dans les autorisations de prélèvements par tiers de facturation afin de les transmettre à Cocwinelle. Les services comptables pourront ensuite percevoir les montants des pensions par prélèvements automatiques.

 

La mise en place des autorisations de prélèvements permet de :

•Simplifier les démarches de recouvrement,

•Échelonner les paiements des familles afin de limiter les impayés.

 

Procédure pour générer les autorisations de prélèvement

 

 

icn_moins        Étape 1 : Identifier les tiers de facturation prélevés

 

•Ouvrir le menu Vie Scolaire /  Paramétrer les apprenants avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Sur la liste des apprenants, cliquer sur b_modifier, la fenêtre Gérer les des destinataires de la facturation s'affiche :
e_inscriptions_gestiontiers

 

•Cocher le tiers de facturation voulant bénéficier du prélèvement automatique

icn_attention Seul le tiers de facturation peut opter pour le prélèvement automatique.

 

icn_explication La case à coche Prélèvement auto au niveau du tiers de facturation permet de conditionner le modèle d’édition de la facture.

 

•Vérifier les références bancaires des tiers en cliquant sur le bouton b_afficher_plis

e_inscriptions_gestiontiers_details
 

icn_attention Les informations concernant les responsables, leur adresse, numéro de téléphone, tiers de prestation et légal ainsi que leur référence bancaire doivent être modifiées dans FREGATA.
 

•Valider vos modifications en cliquant sur b_enregistrer ou revenir sur la liste des inscriptions en cliquant sur b_retour.

 

icn_attention Les références bancaires doivent être saisies et valides dans FREGATA pour pouvoir cocher le prélèvement automatique dans OGAPI.

 

 

 

icn_moins        Étape 2 : Saisir les montants estimatifs à prélever

 

•Ouvrir le menu Vie Scolaire /  Gérer les prélèvements / Saisie par lot avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Deux solutions sont possibles pour saisir les montants estimatifs à prélever, une saisie individuelle directement dans la liste ou une saisie par lot :
 

oPour effectuer une saisie individuelle, indiquer les montants depuis la liste Saisie des montants annuels :

e_prel_saisieind

oPuis b_enregistrer vos saisies.
 

 

oPour effectuer une saisie par lot, sélectionner le ou les apprenants concernés dans la liste Saisie des montants annuels,

e_prel_select_saisielot

ampoule Utiliser le filtre "Régime" pour afficher uniquement les internes par exemple puis sélectionner tous les apprenants d'un coup !

oCliquez sur le bouton b_prel_saisielot, la fenêtre de saisie par lot s'affiche :

e_prel_saisielot

oSaisir le montant estimatif de pension, remise, bourse et b_enregistrer ou revenir sur la liste des inscriptions en cliquant sur b_retour,

oSur la liste des inscriptions, cliquez sur b_enregistrer.

 

 

 

icn_moins        Étape 3 : Envoyer les autorisations de prélèvement en comptabilité

 

•Ouvrir le menu Vie Scolaire /  Gérer les prélèvements / Consulter les prélèvements avec le rôle Gestionnaire de facturation

•La consultation des autorisations de prélèvement s'affiche :

e_prel_consultation

 

icn_info Cette fenêtre vous permet de ré-activer ou désactiver une autorisation de prélèvement. Pour modifier un montant, retourner au menu Vie Scolaire /  Gérer les prélèvements / Saisie par lot et pour modifier une référence bancaire, retourner dans Fregata puis cliquer sur le bouton b_maj.

 

•Cocher la ou les autorisations de prélèvement à envoyer en comptabilité,

•Cliquer sur le bouton b_exporter pour exporter les données des autorisations puis enregistrer le fichier dans le répertoire de votre choix.

•Vous pouvez ensuite transmettre ce fichier à l'agence comptable.

 

 

 

icn_moins        Procédure de modification d'une autorisation de prélèvement

 

•Ouvrir le menu Vie Scolaire /  Gérer les prélèvements / Saisie par lot avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Modifier les montants du ou des autorisations de prélèvement concernées et b_enregistrer,

•Modifier les informations de l'état civil, adresse, références bancaires dans Fregata,

•Ouvrir le menu Vie Scolaire /  Gérer les prélèvements / Consulter les prélèvements avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Vérifier vos modifications de montant, cliquer sur le bouton b_maj pour mettre à jour les autres données,

•Vérifier le statut "actif" de l'autorisation de prélèvement,

•Cocher la ou les autorisations de prélèvement à renvoyer ou envoyer en comptabilité,

•Cliquer sur le bouton b_exporter pour exporter les données des autorisations puis enregistrer le fichier dans le répertoire de votre choix.

•Vous pouvez ensuite transmettre ce fichier à l'agence comptable.