Paramétrer les apprenants

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Paramétrer les apprenants

 

accesOGAPI va chercher les inscriptions des apprenants dans l'application FREGATA via un module de synchronisation. Les apprenants sont affichées en fonction du site de connexion et de l'année scolaire sur lesquels est connecté l'utilisateur.

 

Menu : Vie Scolaire /  Paramétrer les apprenants

Rôle : Gestionnaire de facturation

 

Cette synchronisation est déclenchée automatiquement lors de la connexion de l'utilisateur ayant le rôle Gestionnaire facturation ou Vie scolaire.

La synchronisation permet de travailler sur des données à jour dans OGAPI.

 

icn_info Les apprenants sont triés par le libellé de la division puis par ordre alphabétique, l'icône i_cadenasen début de ligne permet d'identifier les apprenants ayant une date de sortie de formation et/ou sortie de l'établissement.

 

e_inscriptions_liste

 

ampoule N'oubliez pas d'utiliser le filtre qui vous permet d'afficher uniquement les apprenants que vous souhaitez. Par exemple, si vous voulez afficher les internes de la division 1er AP :

e_inscriptions_filtre

 

 

Procédure de synchronisation des inscriptions

 

Lors de la synchronisation, OGAPI vérifie les différentes informations nécessaires à la facturation :

•Les responsables,

•Les apprenants,

•Les inscriptions,

•Les régimes.

 

Pour chaque information :

•Si elle est connue dans OGAPI, elle est mise à jour,

•Si elle n'est pas connue dans OGAPI, elle est ajoutée.

 

icn_moins        Liste des données synchronisées

 

Type de données

Détails

Création

Mise à jour

Responsables

Adresse

X

X

Commune code INSEE

X

X

Mail

X

X

Nom

X

X

Pays code INSEE

X

X

Prénom

X

X

Références bancaires BIC

X

X

Références bancaires IBAN

X

X

Téléphone

X

X

Responsables / Tiers

Tiers légal

X

X

Tiers bourse

X

X

Tiers facturation

X

X

Apprenant

Adresse

X

X

Commune code INSEE

X

X

INA

X

X

Mail

X

X

Nom

X

X

Pays code INSEE

X

X

Prénom

X

X

Références bancaires BIC

X

X

Références bancaires IBAN

X

X

Régime

X

X

Régime (date de début)

 

X

Régime (date de fin)

 

X

RNIE

X

X

Apprenant / Tiers

Tiers légal

X

X

Tiers bourse

X

X

Tiers facturation

X

X

Tiers prestation

X

X

Téléphone

X

X

Inscription

Année scolaire

X

 

Cycle

X

X

Division (code et libellé)

X

X

Inscription (date de début)

X

X

Inscription (date de fin)

X

X

Statut de l'apprenant

X

 

UAI Administrative

X

 

 

 

 

L'inscription de l'apprenant

 

Sur l'inscription de l'apprenant, vous pouvez :

•Ajouter, supprimer des étiquettes,

•Ajouter des post'it (A venir),

•Supprimer un apprenant b_supprimer qui aurait été supprimé de FREGATA

•Gérer les tiers de facturation.

 

icn_moins        Associer une ou des étiquettes aux apprenants

 

Pour associer des étiquettes de type établissement aux apprenants :

 

•Sélectionner le ou les apprenants concernés dans la liste Paramétrer les apprenants,

•Cliquer sur le bouton b_tag_associer, la fenêtre d'ajout s'affiche,

•Sélectionner la ou les étiquettes à ajouter et b_valider votre ajout,

icn_info Seules les étiquettes de type Etablissement peuvent être ajoutées aux apprenants.

 

 

icn_info Les étiquettes de type régime, division, cycle ou bourse n’ont pas à être ajoutées car la correspondance est faite automatiquement par OGAPI à partir des informations contenues dans les inscriptions des apprenants.

 

Vous pouvez supprimer des étiquettes au niveau de la liste des apprenants en cliquant sur la croix rouge de l'étiquette e_inscriptions_tag_sup concernée puis en confirmant votre action b_supprimer.

 

 

icn_moins        Dissocier une ou des étiquettes des apprenants

 

Vous pouvez dissocier des étiquettes des apprenants en cliquant sur la croix rouge de l'étiquette e_inscriptions_tag_sup concernée puis en confirmant votre action b_supprimer.

 

Vous pouvez également dissocier les étiquettes par lot :

 

•Sélectionner le ou les apprenants concernés dans la liste Paramétrer les apprenants,

•Cliquer sur le bouton b_tag_dissocier, la fenêtre des étiquettes s'affiche,

•Sélectionner la ou les étiquettes à supprimer puis b_valider.

 

 

icn_moins        Les post'it de l'apprenant

 

Patienter en cours de développement

 

 

icn_moins        Supprimer un apprenant

 

Lorsqu'un apprenant est supprimé de FREGATA, vous pouvez également le supprimer dans OGAPI. L'apprenant apparait sur une ligne en surbrillance avec l'information au passage de la souris en-dessous :

 

e_inscriptions_apprenant_sup

 

Cliquer sur b_supprimer pour supprimer définitivement l'apprenant d'OGAPI.

 

icn_attention L'apprenant ne doit pas être lié à un prélèvement automatique ou à une préfacture sur l'année scolaire concernée.

 

 

icn_moins        Gérer les tiers de facturation

 

Menu : Vie Scolaire /  Paramétrer les apprenants

Rôle : Gestionnaire de facturation

 

Les tiers recensent toutes les personnes concernées par la facturation :

•Les tiers de prestation : ils sont à l’origine de la prestation facturée (apprenants)

•Les tiers de facturation : ils reçoivent la facture et/ou les aides pour la prestation et sont en charge du règlement (les responsables ou l’apprenant si celui-ci est responsable de lui-même)

icn_info C'est également ici que vous pouvez indiquer si le tiers de facturation a opté pour le prélèvement automatique.

•Le tiers légal : le tiers responsable légal

•Le tiers bénéficiaire de bourse : il reçoit la bourse, c'est le tiers ayant déposé le dossier de bourse dans Fregata

icn_attention Dorénavant la bourse nationale sera facturée uniquement aux bénéficiaires de la bourse. Il ne sera plus possible de changer le destinataire de la bourse ni d'effectuer une répartition de ce montant entre plusieurs responsables. Ce contrôle tient compte de la réglementation en cours.

 

Sur la liste Paramétrer les apprenants, cliquer sur b_modifier, la fenêtre Gérer les destinataires de la facturation s'affiche :

 

e_inscriptions_gestiontiers

 

Au niveau de la fenêtre Paramétrer les apprenants, Gérer les destinataires de la facturation, vous pouvez :

•Cocher le ou les tiers de facturation,

•Saisir et/ou modifier les pourcentages de règlement pour la facture ou pourcentages d'aides,

icn_attention La somme des pourcentages en règlement doit être égale à 100%
La somme des pourcentages d'aides doit être égale à 100%.

•Cocher le tiers de facturation ayant opté pour le prélèvement automatique,

e_inscriptions_gestiontiers_prelev

•Afficher les références bancaires des tiers en cliquant sur le bouton b_afficher_plis

e_inscriptions_gestiontiers_details

•Supprimer b_supprimer un responsable qui aurait été supprimé dans FREGATA

icn_attention Le responsable ne doit pas être lié à un prélèvement automatique ou à une facture sur l'année scolaire concernée.

•Valider vos modifications en cliquant sur b_enregistrer

•Revenir sur la liste des apprenants en cliquant sur b_retour.

 

 

icn_attention Les informations concernant les responsables, leur adresse, numéro de téléphone, mail, tiers de prestation et légal ainsi que leur référence bancaire doivent être modifiées dans FREGATA.