Les archives et documents papiers
Cela veut dire plus d'utilisation de documents papiers ? Comment conserver des traces de nos situations d'évaluations, archivage ? La déclaration sur Plan'Éval sera-t-elle suffisante ?
Les plans archivés ne seront plus modifiables mais resteront consultables dans Plan'Éval. Il sera toujours nécessaire de conserver les pochettes CCF au format papier puisqu'elles contiennent les traces des épreuves ainsi que les compositions des apprenants.
Est-ce qu'il y aura toujours la saisie papier des CCF avec les pochettes qui regroupent les traces écrites et orales ?
Les plans archivés ne seront plus modifiables mais resteront consultables dans Plan'Éval. Il sera toujours nécessaire de conserver les pochettes CCF au format papier puisqu'elles contiennent les traces des épreuves ainsi que les compositions des apprenants.
L'édition des pochettes, jaquettes CCF
Est-ce que Plan'Éval permettra d'éditer des pochettes de CCF comme le permettait Libellule ?
Oui, Plan'Éval éditera les pochettes CCF en 2025.
Les pochettes CCF seront automatiques ?
Oui, Plan'Éval éditera les pochettes CCF en 2025.
Les listes d'émargement des élèves pourront être éditées à partir de Plan'Éval ?
Les listes d'émargement seront éditables à partir de Plan'Éval en 2025.
Des extractions en .csv sont-elles possibles, pour les fiches épreuves par exemple, afin de pouvoir les utiliser pour les demandes d'habilitations CCF à la DRAAF ?
Cette demande doit être soumise au groupe utilisateurs référents.
Les copies de CCF pour les écrits seront-elles générées par Plan'Éval ? Faudra-t-il télécharger dans Plan'Éval les sujets des ECCF, les grilles d'évaluation, les indications de correction, faudra-t-il scanner les copies et grilles des apprenants et les y intégrer aussi ?
Plan'Éval n'est pas un outil de gestion documentaire, il ne permet pas le stockage des documents qui devront être archivés par l'établissement au format qu'il souhaite adopter. Les copies ne seront pas générées par l'application.
Pourra-t-on éditer le calendrier CCF, les notes et les convocations ?
A ce jour, le plan prévisionnel peut être édité, de même que les convocations. Une édition au format calendrier pourrait être envisagée mais devra être priorisée par le bureau métier, de même que le relevé de notes.
Et ainsi, ne plus imprimer les convocations papier, signées, dans les jaquettes ?
L'ensemble du processus CCF déjà en place dans les établissements restent actifs : le PV reste indispensable, de même que les listes d'émargement, les convocations, la grille d'évaluation ou un panel de copie sont à conserver en cas de recours.
Est-il prévu une édition de relevés de notes ?
Cette édition est prévue dans les évolutions à en 2025 mais ne sera pas contractuelle.
Est-il possible de publier un relevé élève en fin de 1ere année ?
Cette édition est prévue dans les évolutions à en 2025 mais ne sera pas contractuelle.
Sera-t-il possible de faire des extractions des notes saisies dans un fichier type Excel ?
Cette édition a été évoquée lors d'un atelier avec le groupe utilisateurs. La demande doit être priorisée et pourra faire partie d'une prochaine livraison de l'application.
Générer des convocations pour quoi ?
Le CCF est une épreuve d'examen, à ce titre les apprenants doivent recevoir une convocation. Cela protège des absences injustifiées. Les convocations doivent être diffusées au moins 15 jours avant la date de l'épreuve.
Est-ce que la convocation va regrouper l'ensemble des ECCF de l'année ? Ou y aura-t-il une convocation pour une ECCF ?
Plusieurs éditions sont prévues. Vous pouvez éditer les convocations par plan, par ECCF, par situation d'évaluation ou par apprenant.
La réglementation prévoit une publication du calendrier prévisionnel des ECCF en début de cycle. Une convocation est également nécessaire pour chaque ECCF.
Qui édite les convocations aux CCF ? L'évaluateur? Le professeur coordonnateur ? Le gestionnaire administratif ?
Le chef d'établissement est responsable de l'administration de son établissement, c'est lui qui précisera qui fait quoi. Plan'Éval permet à tous les acteurs d'éditer les convocations.
Y aura-t-il un émargement qui sera généré en même temps que les convocations ?
Vous devrez éditer des feuilles d'émargement pour chaque situation d'évaluation. Ces listes d'émargement seront ensuite jointes au PV de la situation d'évaluation.
On parle d'une convocation par ECCF ? Ne peut- il pas y avoir un global ?
Les textes règlementaires prévoit une convocation par situation d'évaluation. Une convocation globale peut être éditée. Attention cependant à bien déclarer toutes les dates définitives pour chaque situation d'évaluation dès le début. D'autre part, en cas de changement de date, vous devrez ré-éditer une convocation.
En ce qui concerne les convocations, pourront-elles être gérées par heure(s) de passage pour chaque candidat ?
Les créneaux de passage pour chaque apprenant pourront être personnalisés pour chaque situation d'évaluation.
Pourra-t-on éditer les différents contenus (liste d'ECCF, fiches épreuves, planning, convocation, ...) ?
Plusieurs éditions sont prévues à partir de différents éléments constitutifs du plan, entre autres : convocations, PEP, émargement.
Lorsque les dates sont définitives, peut-on programmer l'envoi de convocations aux candidats via Plan'Éval ?
Les éditions proposées dans Plan'Éval sont au format PDF. Aucun mailing n'est prévu à ce jour dans l'application. Les convocations doivent être diffusées au moins 15 jours avant la date de l'épreuve par le canal choisi par l'établissement : remis en main propre, par courrier postal, par courrier électronique.
Pourra-t-on également éditer les convocations des assistants AESH pour les élèves ayant droit à un accompagnement ?
Cette édition pourra être mise en place. Un calendrier "intervenant" sera également livré dans une version ultérieure de l'application.
En complément, l'ensemble de ces éléments (convocations examens, date prévues, dates réalisées) sont-ils des éléments de preuves valides pour Qualiopi ou est-il nécessaire de conserver des éléments de preuves papiers ?
La convocation éditée dans Plan'Éval a une valeur règlementaire permettant d'informer les apprenants des dates, heures et lieux de passage aux épreuves auxquelles ils sont tenus de participer.
Se rapprocher du certificateur Qualiopi.
Pour la génération automatique des convocations aux ECCF, est-ce qu'il sera possible de rentrer des consignes particulières ? Je pense notamment aux matériels de laboratoire, d'atelier technologique, de calculatrice etc... ?
La convocation fait mention des obligations de l'apprenant. Vous pouvez diffuser des informations complémentaires via un document annexe propre à votre établissement qui ne sera pas géré dans Plan'Éval.
Les contrats de redoublement pourront-ils être édités directement sur Plan'Éval ?
A ce jour, l'édition du contrat de redoublement n'est pas disponible mais a été analysée pour être proposée dans une version ultérieure.
L'édition du PEP sera sous format Word ?
Non, le PEP est édité au format PDF.
Pourra-t-on avoir un récapitulatif complet imprimable d'un plan d'évaluation ?
L'édition du récapitulatif complet du plan pourra être réalisée.
Responsable des dossiers d'habilitation pour les formations en apprentissage en CFA, je dois présenter les nouveaux plans d'évaluation des BTS rénovés avant le 15 juin, pourrons-nous avoir accès au modèle du fichier type du PEP qui sera construit sur Plan'Éval ?
Le plan doit être dans un état valide pour que le PEP soit édité en vue de sa diffusion aux apprenants. Une édition prévisionnelle générale, ne s'appuyant pas sur les données apprenant, peut être envisagée pour répondre à la demande. Une livraison ultérieure pourra prévoir cette fonctionnalité.
Sera-t-il possible d'éditer des PEP en amont de la validation des PAJ pour les incorporer à nos demandes d'habilitation des actions de formation (CFA) ?
Une livraison ultérieure pourra prévoir cette fonctionnalité.