La procédure de mandatement se traduit par la production par l’ordonnateur :
des mandats : pièces à transmettre à l’agent comptable pour le paiement,
d’un bordereau de transmission : pièce accompagnant le lot de mandats.
Un mandat est multi-imputations budgétaires.
Le mandat est
mono fournisseur,
mono liquidation,
mais aussi
pluri origines de financement,
pluri comptes budgétaires,
pluri taux de TVA,
pluri TVA récupérable,
pluri fiches d’inventaire.
La procédure de mandatement chez l’ordonnateur entraîne la création des mandats à partir des liquidations valides, tous centres confondus.
Les mandats sont numérotés automatiquement par une numérotation unique et continue sur l’établissement quel que soit le centre et par exercice.
Il existe deux types de bordereaux :
le bordereau de transmission numéroté par une numérotation unique et continue sur l’établissement et par exercice. Il est édité à la suite des mandats.
le bordereau journal qui a le même numéro que le bordereau de transmission mais qui est édité par l'entrée : historique des bordereaux. Il est plus détaillé et indique les pièces rejetées. Le bordereau journal est une pièce réglementaire obligatoire. Il doit être édité de façon chronologique et transmis à votre agent comptable.
Les mandats et les bordereaux créés sont ensuite édités et visibles par l’agent comptable.
Les liquidations en attente de mandatement sont classées par centre, de la plus ancienne à la plus récente en date. Parmi cette liste l’opérateur peut sélectionner un ensemble de pièces pour les voir regroupeés sur le même bordereau. Les critères possibles de regroupement sont par exemple l’opérateur, le centre, le fournisseur, le numéro de facture, la date de création ou de facturation, l’origine de financement…
Le mandatement se termine par l’édition automatique des mandats et de leur bordereau de transmission.
Si des fiches d’inventaire sont attachées à la liquidation, elles reçoivent leur numéro d’inventaire physique au mandatement.
Le circuit d'un mandat :
