Ce message a pour objet de rappeler et de préciser l'importance de la saisie complète et exacte de l’état civil de chaque apprenant dans FREGATA et dans vos applications d'éditeurs privés.

De cette saisie dépend la bonne immatriculation de l'apprenant et l'intégration des informations apprenants auprès de nos partenaires multiples aussi bien externes (MEN, Parcoursup, ApLyPro, PIX, éditeurs privés, ENT et autres) que pour les applications du SIEA (OGAPI, Indexa, Colentagri et autres).

Afin de distinguer précisément les individus et ainsi garantir cette qualité de saisie, les éléments suivants doivent être saisis sans erreur, complets et avec exactitude :

- le nom de naissance,
- le nom usuel, qui peut être différent ou identique au nom de naissance,
- le prénom usuel, le prénom utilisé au quotidien,
- la liste des prénoms de l'état civil doit être conforme aux papiers d'identité de l'apprenant (les prénoms doivent être séparés par une virgule),
- la date de naissance,
- le lieu de naissance : pays et commune de naissance.

Par ailleurs, quand vous ajoutez un apprenant, il est important de rechercher l'apprenant par son INA ou son état civil sur l’écran Recherche d'un apprenant peut-être déjà connu de l'Enseignement Agricole.
Si l'apprenant existe dans FREGATA, vous pouvez récupérer sa fiche et tous les éléments liés (ses responsables, adresse, contact, antériorité, etc.). Cela permet d’éviter de créer et de gérer des doublons d’apprenants.

D'autre part, nous vous rappelons que pour un apprenant qui quitte votre établissement, vous devez, dès son départ effectif, saisir une date et un motif de sortie dans son onglet inscription, pour que ses données (état civils et responsables) soient accessibles pour son nouvel établissement d'accueil de l'Enseignement Agricole.

Enfin, pour vous accompagner sur cette thématique, 2 fiches pratiques sont à votre disposition sur le site support du CNERTA : cnerta-support.fr/support-fregata

- Inscrire un apprenant
- Qualité de la saisie
- Bonnes pratiques

Le saviez-vous : le responsable d'un apprenant est modifiable depuis la liste des apprenants, en dépliant le détail de l'apprenant, et en utilisant l’icône du crayon au niveau du responsable à modifier.

La DGER et l'équipe FREGATA