Lorsqu’un stagiaire se présente pour la première fois dans l’établissement, un certain nombre d’informations personnelles est collecté. Pour un stagiaire déjà connu dans l’établissement (un ancien stagiaire), seule la mise à jour de ces données est nécessaire.

L'entrée de menu Stagiaire () vous permet de saisir, modifier ou consulter les informations concernant les données administratives, celles de son ou ses inscriptions, ainsi que celles de sa ou ses participations à différentes sessions.

 

Depuis la version 3.51 (juin 2007) :

- des nouvelles colonnes dans cette liste :

• E.C. qui signale la présence d'un état-civil à traiter (il s'agit d'un état-civil corrigé depuis le site Web Indexa2 et qui est à votre disposition)

• INA communiqué par le stagiaire : si le stagiaire a déjà été immatriculé (par l'intermédiaire d'un autre centre de formation), vous pouvez saisir son INA dans la fiche stagiaire (l'Identifiant National Apprenant agricole).

• INA envoyé par la DGER : après une immatriculation de l'apprenant, la DGER vous envoie le code INA.

- une nouvelle option : Etat-civil à traiter. Elle est accessible pour les stagiaires avec un état-civil à récupérer, signalé par l'icone apparaissant sur la ligne du stagiaire.

Cette option ouvre une fenêtre avec l'état-civil connu de Cigale, et l'état-civil transmis par la DGER. Les différences sont affichées en mauve et en gras. Les 3 actions possibles :

• Accepter : vous acceptez le nouvel état-civil dans sa totalité, et il remplacera l'état-civil de la fiche stagiaire dans la base Cigale.

• Refuser : vous refusez l'état-civil, dans ce cas il n'est pas enregistré dans la fiche stagiaire.

• Ne rien faire : vous souhaitez disposer d'un peu de temps pour accepter ou refuser, cet état-civil reste à votre disposition, jusqu'à ce que vous choisissiez entre les actions Accepter et Refuser.

 

Si vous double-cliquez sur un stagiaire, vous accédez à ses données personnelles (état-civil, coordonnées, informations sociales, formation initiale et CV, rémunération).

 

 

Certaines informations sont demandées dans le but d’établir des statistiques.

Les informations issues de listes restrictives (exemples : sexe, situation familiale, …) seront choisies dans des nomenclatures définies nationalement et transmises par la DGER, afin que tous les stagiaires soient caractérisés de façon comparable dans tous les établissements.

L'INA (Identifiant National Apprenant Agricole) est un matricule unique attribué aux apprenants de l'Enseignement agricole. Pour les stagiaires, un INA est attribué uniquement à ceux remontés par la pré-inscription aux examens Indexa2. Vous pouvez saisir cet INA si vous le connaissez.

Cigale permet la saisie de 2 adresses pour un stagiaire : celle à laquelle on peut le joindre pendant la formation, et son adresse « permanente », qui sera utilisée pour le joindre après sa sortie.

L'onglet Informations sociales vous permet de saisir les renseignements concernant le type de protection sociale, le nombre d'enfants à charge, le N°INSEE....

L'onglet Formation initiale et CV vous permet de saisir les renseignements concernant la scolarité, les permis de conduire, les langues vivantes pratiquées et le parcours professionnel (historique et employeur actuel).

L'onglet Rémunération vous permet de saisir les renseignements concernant la prise en charge ou non de la rémunération du stagiaire pendant les périodes de formation.        

L'onglet Commentairevous permet de saisir des renseignements non prévus par Cigale.

 

Remarques sur la commune de naissance :

 

Pour les villes de Paris, Lyon et Marseille, vous avez la possibilité de choisir la commune de naissance avec ou sans arrondissement. Il faut vous assurer que votre saisie corresponde à la commune de naissance figurant sur la carte d'identité du stagiaire. Surtout dans le cas où ce stagiaire est suceptible de se présenter à un examen.

 

Remarques :

 

• Si le numéro de sécurité sociale (ou n° INSEE) contient un caractère alphabétique (exemple : pour les personnes nées en Corse, le département peut être 2A ou 2B) la clé n'est pas contrôlée par Cigale, donc vérifiez bien votre saisie. Des avertissements peuvent apparaître lors de l'enregistrement de la fiche stagiaire (qui est découpée en plusieurs onglets). Vérifier qu'il s'agit bien des avertissements liés au numéro de sécurité sociale, et enregistrer sans corriger.

 

• Il est possible de saisir dans la table des stagiaires, des apprenants qui ne sont pas des adultes en formation : apprentis, étudiants, élèves. Il ne s’agit pas d’offrir une gestion spécifique à ces populations, mais d’autoriser le mélange des populations dans les sessions de formation pour les aspects organisationnels : liste des inscrits par formation, planning, … Les individus qui ne sont pas des adultes en formation ne sont pas transmis lors des enquêtes sur la formation continue.

 

• La reprise de stagiaires à partir d'un fichier texte est possible par l'entrée Reprise fichier des stagiaires dans la liste des stagiaires.

 

• Dans la liste des stagiaires, un filtre pré - défini appelé "Stagiaires que j'ai créés aujourd'hui" vous permet de restreindre l'affichage aux stagiaires qui ont été saisis par vous dans la journée. Lors d'une saisie "de masse", il est conseillé d'appliquer ce filtre dans la liste afin de retrouver rapidement les stagiaires que vous venez d'enregistrer.

 

Message

• A la création d'une nouvelle fiche stagiaire, et juste après la saisie du nom et du prénom, Cigale test l'existance d'homonyme et vous en averti par le message suivant :

En répondant Oui, vous faites apparaitre la fiche du stagiaire homonyme : cela vous permet de vérifier s'il s'agit du même stagiaire par la date de naissance, par exemple. Et vous permet de modifier ou compléter les informations déjà renseignées.

En répondant Non, vous créez une nouvelle fiche stagiaire.