Import des CFA/CFPPA

Sommaire

Le dispositif Colentagri/SAPIA permet l'alimentation du LDAP SAPIA et des ENT régionaux par les données nécessaires pour donner accès aux apprenants, responsables et agents des CFA/CFPPA à leur ENT.

La procédure d'import et d'export vers les ENT sera sous contrôle des gestionnaires (administrateurs régionaux et locaux), qui auront la possibilité de planifier la mise en œuvre progressive d'insertion du nouveau public.

1.Choix du niveau de gestion d'un CFA/CFPPA

Cette étape est cruciale car aura comme conséquence pas seulement la façon de gérer les imports de données, mais également la façon de gérer l'établissement au niveau de l'ENT.

Le choix peut dépendre de facteurs organisationnels, financiers ou autre.

Il est fortement déconseillé de changer le mode de gestion, notamment pendant l'année scolaire, car ce changement risque de provoquer la suppression de masse des comptes.

Deux modes de gestion se présentent :

•CFA/CFPPA est géré en mode autonome, au même titre que n'importe quel lycée : toutes les fonctionnalités et les règles de gestion connues pour les lycées s'appliquent sur le CFA/CFPPA, aussi bien au niveau de l'application Colentagri, qu'au niveau des exports xml et l'ENT,

•CFA/CFPPA est géré au niveau d'un lycée ou d'un autre CFA/CFPPA, dit établissement opérationnel ENT (EtOpENT) qui est géré en mode autonome : l'import de données est effectué avec le code RNE du CFA/CFPPA, mais l'affichage et tous les traitements sont effectués au niveau de l'établissement opérationnel ENT.

2.Paramétrage, en fonction du choix du niveau de gestion. Cette étape est effectué par l'administrateur régional.

•Activation du CFA/CFPPA pour la gestion en mode autonome OU

•Déclaration de l'établissement opérationnel ENT (EtOpENT) pour la gestion au niveau d'un lycée ou d'un autre établissement géré en mode autonome.

3.La préparation des fichiers d'import, en respectant le format est les règles de gestion décrits dans le paragraphe Format des fichiers d'import,

4.L'importation des fichiers.

Un établissement "valide SAPIA" est celui qui peut être traité comme tous les lycées dans les versions précédentes du dispositif. Pour cela, il doit accomplir les conditions suivantes :

1.Disposer du code RNE (contrainte existante) ET

2.((Accueillir le public élève (contrainte existante)) OU

3.(Accueillir le public apprentis ou adultes ET avoir une des natures à déterminer par la MOA (CFA, CFPPA ..) ET être activé par l'administrateur régional))

Cette fonctionnalité est réservée à l'administrateur régional. Elle sert à rendre l'établissement "valide SAPIA" et opérationnel au même titre que n'importe quel lycée.

Les conséquences de l'activation d'un établissement :

•Possibilité de donner accès à un gestionnaire local,

•Possibilité de connexion à cet établissement,

•Gestion des agents, des apprenants et des responsables au niveau de cet établissement possibilité d'abonnement aux exports xml,

•Les agents affectés à cet établissement ne s'affichent plus au niveau du lycée du même père supérieur,

•L'import est autorisé pour l'administrateur local ayant droit d'accès

L'activation s'effectue via l'IHM Colentagri, menu Outils / CFA/CFPPA / Le paramétrage des CFA/CFPPA.

La page CFA/CFPPA – Paramétrage affiche la liste de tous les établissements de nature CFA/CFPPA. Pour activer un établissement :

1.Cocher la case dans la colonne "Activé ?"

CFA_active

2.Enregistrer la modification

CFA_enregistre

Les gestionnaires peuvent avoir besoin de traiter les apprenants et les formateurs au niveau d'un autre établissement que celui qui accueille les apprenants, par exemple au niveau d'un lycée. Dans ce cas là, il faudra "définir l'établissement opérationnel ENT" pour le CFA/CFPPA.

Exemple : on souhaite gérer, importer et exporter les apprentis de l'Antenne de Guérande du CFA de Loire Atlantique au niveau du LPA Guérande. Il faudra alors, pour l'Antenne de Guérande du CFA de Loire Atlantique, définir comme son EtOpENT le LPA Guérande.

Cette fonctionnalité est réservée à l'administrateur régional.

L'établissement opérationnel ENT (EtOpENT) présente une sorte « d'affectation alternative » pour tous les agents, mais aussi pour les apprenants et les responsables importés. A partir du moment où l'EtOpENT est déclaré :

•La connexion au CFA n'est pas possible

•Les agents, les apprenants et les responsables seront gérés au niveau de l'EtOpENT

•L'abonnement aux exports xml se fait au niveau de l'EtOpENT

•Pour importer les données pour le CFA, l'administrateur doit avoir accès à l'EtOpENT (ex : LPA Guérande)

Le code RNE dans le fichier d'import sera bien celui du CFA, bien que par la suite les données seront traitées au niveau de l'EtOpENt.

La définition de l'établissement opérationnel ENT s'effectue via l'IHM Colentagri, menu Outils /CFA/CFPPA / Le paramétrage des CFA/CFPPA.

La page CFA/CFPPA – Paramétrage affiche la liste de tous les établissements de nature CFA/CFPPA ou associée. Pour définir un EtOpENT :

1.Cliquer sur le crayon de modification, dans la colonne Établissement opérationnel ENT,

CFA_EtOpENT

2.Sélectionner l'EtOpENT souhaité, cocher la case dans la colonne "Choisir",

CFA_EtOpENT_choisir

3.Valider le choix,

4.Enregistrer la modification,

CFA_EtOpENT_valide

CFA_enregistre

L'importation

, en mode autonome

S'il est décidé de traiter les apprenants est les formateurs au niveau du CFA/CFPPA et avoir accès à toutes les fonctionnalités du dispositif Colentagri/SAPIA pour le CFA/CFPPA, les étapes à suivre sont :

•Activation du CFA/CFPPA, par l'administrateur régional, selon la procédure décrite ci-dessus,

•Définition des droits d'accès à la personne qui va gérer l'établissement (un administrateur local ?), via l'IHM Colentagri, Gestion des accès à Colentagri,

•Import de données via l'IHM Colentagri, menu Outils – CFA/CFPPA – L'import des CFA/CFPPA dans le système d'information SAPIA, selon la procédure décrite ci-dessous,

NB : l'import prendra l'effet le lendemain, après l'exécution des procédures de consolidation procéder aux ajustements, le lendemain de l'import,

•Abonner le CFA aux exports xml, via l'IHM Colentagri, menu Outils – Établissements abonnés aux exports SAPIA.

Prérequis : L'administrateur dispose de droit d'accès et de fichiers d'import au format csv.

Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs ayant accès à l'établissement d'import.

Menu : Outils - CFA/CFPPA – L'import des données des CFA/CFPPA dans le système d'information SAPIA.

CFA_import

Étape 1: Description

1.Renseigner les paramètres :

•Mode d'import : Annuler / Remplacer ou Ajouter/Modifier :

Annuler /Remplacer supprime toutes les données des tables d'import (tables de travail), importées auparavant , avant d’insérer les données présentes dans les fichiers,

la méthode Ajouter / Modifier ne supprime pas les données importées précédemment dans les tables de travail, mais ajoute les nouvelles ou modifie celles importées auparavant

On préconise l'import par annule/remplace, afin de garantir la complétude de données importées.

•Origine : saisie libre de l'application qui a servi de génération des fichiers d'import,

2.Continuer

Étape 2 : Dépôt des fichiers

1.Sélectionner les fichiers à importer : Ensembles et groupes, Agents, Enseignements des agents et Apprenants et responsables,

2.Continuer

CFA_depot

Si le mode Annuler/remplacer est choisi, la présence de quatre fichiers est obligatoire.

Étape 3 : Contrôle de cohérence

1.Lancer les contrôles de cohérence

CFA_controles

2.A l’issue de contrôles l'utilisateur est informé sur la présence des anomalies bloquantes ou non bloquantes :

•Si le logiciel n'a détecté aucune anomalie, cliquer sur Continuer pour avancer,

•Si le logiciel a détecté que les anomalies non-bloquantes, il est possible de télécharger les messages d'erreur et rectifier les fichiers, avant de recommencer la procédure d'import, ou alors continuer avec l'import en cliquant sur Continuer,

•Si le logiciel a détecté au moins une anomalie bloquante, il est possible de télécharger les messages d'erreur, afin de rectifier les fichiers, avant de recommencer l'import.

Les messages d’erreur peuvent également être consultés au niveau d'Historique

CFA_controles_erreur

Étape 4 : Import

A ce stade, les fichiers sont validés par les contrôles de cohérence et l'administrateur peut procéder à l'import, en cliquant sur Lancer l'import :

CFA_import2

L'import est confirmé par le message de confirmation :

L'administrateur retrouve l'historique des imports au niveau d'Outils – CFA/CFPPA – La consultation de l'historique des imports ou Historique sur la barre de tâches.

CFA_histo

Contenu de l'historique :

•Date/heure du début et de la fin d'import,

•Origine des fichiers d'import,

•Mode d'import ,

•Nom du fichier,

•Sujet,

•Format,

•Nombre d’occurrences (sans entête),

•Résultat d'import : succès ou échec

•Possibilité de visualiser les résultats de contrôles

CFA_histo2

S'il est décidé de traiter les apprenants est les formateurs du CFA/CFPPA au niveau du lycée les étapes à suivre sont :

•Définition de l'établissement opérationnel ENT pour le CFA/CFPPA en question, par l'administrateur régional, selon la procédure décrite ci-dessus (cf Établissement opérationnel ENT),

•Import de données via l'IHM Colentagri, menu Outils – CFA/CFPPA – L'import des CFA/CFPPA dans le système d'information SAPIA, selon la procédure décrite ci-dessous,

NB : l'import prendra l'effet le lendemain, après l'exécution des procédures de consolidation.

NB 2 : Le code RNE présent dans tous les fichiers d'import est celui du CFA/CFPPA, mais le dispositif le traduit en code du lycée déclaré comme EtOpENT

•Procéder aux ajustements, le lendemain de l'import,

NB : le lycée étant en principe abonné aux exports xml, les données importées, si cohérentes, seront présentes dès lendemain dans les exports.

Le dispositif Colentagri/SAPIA s'appuie sur les nomenclatures de l'enseignement agricole, Genome. Dans cette base les CFA régionaux, avec ces antennes, sont rattachés administrativement à un EPL qui ne correspond pas forcément au lieux de gestion des apprenants.

La définition de l'établissement opérationnel ENT pour une antenne CFA permet de gérer les agents, les apprenants et les responsables au niveau du lycée choisi.

Exemple :

Tous les agents de toutes les antennes du CFA de Rhône-Alpes apparaissent actuellement au niveau du LEGTA Lyon Dardilly. Si l'administrateur régional, pour l'Antenne de Romans du CFA de Rhône Alpes déclare comme son EtOpENT le LEGTA Romans, les agents de l'antenne de Romans seront gérés au niveau du LEGTA Romans.

La procédure d'import effectue un certain nombre de contrôles de cohérence, notamment de la validité des nomenclatures. Certaines nomenclatures sont proposées en téléchargement à partir du module Outils – CFA/CFPPA – Nomenclatures :

•Disciplines enseignées et suivies (VUE_DISCI_LV),

•Fonctions des agents (table EN_FAMILLE_POSTE_EA de la BCN),

•Codes des formations (MEF : module élémentaire de formation, table N_MEF de la BCN).

Dans le cadre de la préparation de l'année scolaire 2017-2018, les disciplines enseignées sont adaptées aux disciplines des concours, dans Genome. Par conséquence, de nombreuses disciplines sont « fermées » avec la fin de date de validité au 31/08/2017. Les nouvelles sont valides à partir du 01 septembre 2017. La table VUE_DISCI_LV prend en compte ces modifications. La table des disciplines enseignées N_MATIERE_ENSEIGNEE dans la BCN est également mise à jour – les éditeurs des ENT sont invités à réactualiser cette table. La correspondance entre les disciplines de l'EA renseignées dans Genome et les disciplines utilisées par les ENT (N_MATIERE_ENSEIGNEE) est mise en oeuvre.

Impact sur Colentagri

Les CFA/CFPPA activés apparaissent sur la liste des établissements. La connexion est possible au niveau d'un CFA/CFPPA activé, pour l'administrateur régional, l'administrateur national et les administrateurs locaux ayant droit – accordé via le menu Gestion des accès à Colentagri.

•CFA/CFPPA activé et valide : La liste des agents contient les agent importés et les agents importés de Guepard, rattachés à un établissement non valide du même père supérieur (comportement habituel de l'IHM Colentagri),

•CFA/CFPPA géré au niveau de l'établissement opérationnel ENT : Les agents importés figurent sur la liste de l'établissement déclaré comme établissement opérationnel ENT.

Les agents pour lesquels une affectation alternative a été définie avant la déclaration de l'EtOpENT pour le CFA/CFPPA continuent à figurer sur la liste de l'uai alternative, pour minimaliser les perturbations de l'existant.

Les fonctions importées sont affichées au niveau de la fiche. Pour les enseignants, les classes et les groupes importés via Colentagri et associés à l'agent sont également affichés.

Pour les enseignants il est possible de leur associer les ensembles et les groupes de provenance différentes.

Les noms des ensembles sont précédés par le préfixe de provenance.

Cas de la formation sans section correspondant :

Lors de l'ajout des ensembles du type classe entières, la liste des disciplines de la liste déroulante correspond aux disciplines suivies par les élèves, selon le référentiel de la base nationale des nomenclatures (Genome).

Pour les apprentis qui suivent la formation proposée aussi en voie initiale, la liste des disciplines est construite de la même façon.

Pour les apprenants qui suivent une formation qui n'est pas proposée en voie initiale, la section associée est la "section générique de l'EA" et la liste des disciplines contient la liste de toutes les disciplines valides de Genome.

D'ailleurs, les disciplines suivies par cette catégorie d'apprenants , exportées vers les ENT, seront celles associées aux enseignants au niveau des ensembles .

Le comportement reste inchangé. Les noms des divisions sont préfixés par la provenance.

Liste des ensembles

Les libellés des rubriques ont légèrement évolué afin d'afficher la nouvelle provenance possible des groupes : l'import. Le type d'ensemble importé est un seul "groupe"

Les ensembles importés via Colentagri sont pris en compte si et seulement si au moment d'import n'existe pas l'ensemble de même code pour le même établissement (importé éventuellement auparavant de Guepard)

Ajout / modification d'un ensemble

Un ensemble peut être créé à partir d'un ensemble Guepard, Libellule ou de provenance IMPORT.

La liste déroulante "Ensemble IMPORT" contient tous les ensembles, de type"classe entières" ou "groupe", importés via Colenagri SAUF les ensembles qui auraient déjà existé au moment d'import, pour éviter la confusion entre les doublons de provenances différentes .

Dans ce cas là les agents et les apprenants associés aux ensembles doublons ne seront pas gérés ni exportés.

Les ensembles importés via Colentagri sont INITIALISES, avec les agents et les apprenants importés, mais ne sont pas mis à jour lors des import suivants. Les ajustements se font exclusivement via Colentagri.

Il est possible de "mélanger" les agents, les ensembles et les apprenantes de différentes provenances.

L'accès peut être données aux CFA/CFPPA activés.

Il est possible d'abonner les CFA/CFPPA activés.

Assistance technique Colentagri :
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