La procédure s'applique dans les deux cas suivants:
1.l'agent est importé de GUEPARD, de PHOENIX ou d'une autre source de données avec l'affectation administrative erronée et la procédure de rectification officielle s'annonce trop longue
➢ SAPIA n'a pas droit de modifier l'affectation administrative mais l'application Colentagri permet de renseigner l'établissement d'affectation opérationnelle
Pour les agents importés de GUEPARD ou de PHOENIX cette fonctionnalité est diponible entre le 04 septembre et le 30 juin
2.l'agent n'est pas importé d'une autre source de données, sa fiche est créée via l'application Colentagri au niveau d'un établissement et au changement d'établissement et/ou ENT il est souhaitable que l'agent préserve son identifiant ENT ("clé de jointure"), pour préserver ces travaux au niveau de l'ENT
➢Il convient de modifier l'affectation administrative de l'agent
La procédure de changement d'établissement consiste en deux étapes :
1. La déclaration de départ par l'établissemnet précédent
2. La confirmation d'arrivée par l'établissement d'arrivée
Déclarer le départ de l'agent
Disponibilité : administrateur national, régional, local, dans les limites de leur périmètre
Action : Liste des agents, action pour un agent : Déclarer le départ de l'agent 
Conditions d'affichage :
•l'établissement d'affectation administrative est égal à l'établissement de connexion OU
•l'établissement d'affectation opérationnnelle est égale à l'établissement de connexion OU
•l'établissement d'export ENT (pour les CFA/CFPPA) est egal à l'établissemnet de connexion
Clic sur « Déclarer le départ de l'agent » ouvre la fenêtre qui permet de saisir la date de départ et l'établissement de destination.
Saisir la date de départ et l'établissement de destination et Enregistrer. L'agent est « en instance de départ ».
L'agent en instance de départ ne sera pas exporté, ni dans SDET (ENT) ni dans GPEI
Règles de gestion :
•Les deux rubriques (date de départ et l 'établissement de destination) sont obligatoires
•La date de départ doit être supérieure à la date du jour
•L'établissement destinataire doit être sélectionné à partir de la liste déroulante
Annuler le départ de l'agent
Tant que l'établissement cible n'a pas confirmé l'arrivée de l'agent, le départ peut être annulé.
Action : Liste des agents, action pour un agent : Annuler le départ de l'agent 
Conditions d'affichage :
•Les mêmes que pour Déclarer le départ ET
•L'agent est en instance de départ ET
•L'établissement de destination n'a pas confirmé l'arrivée dans le nouvel établissement
Suite à l'annualation du départ, la fiche se retrouve dans l'état initial est serait, sauf d'autre problèmes, exportée à partir de lendemain, pour les SDET et GPEI.
Confirmer l'arrivée de l'agent
Pour finaliser le transfert d'un agent, il est indispensable que l'établissement de destination confirme son arrivée. Deux procédures sont disponibles :
1 - Repérer sur la liste des agents l'agent en instance d'arrivée et cliquer sur l'icône Confirmer l'arrivée : 
Pour repérer tous les agents en instance d'arrivée, filtrer sur Statut de l'agent, valeur Agents en instance d'arrivée
2 - Le gestionnaire passe par l'ajout d'un agent – selon la procédure habituelle (Ajouter un agent absent de la liste). Au moment de la recherche des fiches dans la base Colentagri, le logiciel détecte la fiche en instance de départ et propose l'action « Confirmer l'arrivée ».
La différence entre Chosir cet agent et Confirmer l'arrivée :
Choisir cet agent ajoute une fonction au niveau de l'établissement de travail - à utiliser si l'agent intervient dans l'établissement de connexion, qui n'est pas sont établissement d'affectation.
Confirmer l'arrivée modifie l'uai opérationnelle pour la fiche agent, confirme le transfert.
Confirmation de l'arrivée permet de transférer la fiche de l'agent au niveau de l'établissement de connexion.
Pour finaliser le transfert, il convient de déclarer la fonction de l'agent.