Colentagri collecte les données métier d'un agent, sous la forme d'une fiche.
Les informations collectées peuvent s'avérer insuffisantes ou erronées pour l'activation automatique de son compte dans l'annuaire : des fiches restent bloquées (X), d'autres font l'objet d'avertissement (Δ).
Le compte agent associé à une fiche bloquée n'est pas activé dans l'annuaire. Celui associé à une fiche en avertissement est potentiellement dysfonctionnant.
Le gestionnaire (ou référent) Colentagri devra ajuster ces fiches via l'interface pour les rendre valides si possible et nécessaire.
Nous allons voir dans cette fiche pratique comment résoudre ces fiches bloquées ou en avertissement.
Une vidéo créée par les DRTIC est disponible pour chaque erreur / avertissement afin de voir pas à pas l'action à effectuer pour solutionner le problème.
Toutes les informations de cette fiche pratique font partie d'un cours en auto-formation plus général sur Colentagri, disponible à cette adresse sur la plateforme Acoustice.
Voici la liste exhaustive des différentes erreurs bloquantes sur lesquelles vous pouvez tomber sur Colentagri, accompagnées d'explications les concernant ainsi que des actions à mener afin de les corriger.
Message
Explications
Traitement (actions à mener)
L’agent doit être rapproché avec son compte SAPIA.
Il n'y pas de code RH sur la fiche de l'agent, la collecte des données n'a pas permis de le récupérer.
Un rapprochement est nécessaire entre la fiche de l'agent et le compte SAPIA afin de mettre en correspondance les données métier collectées et le compte de l'agent.
Le gestionnaire Colentagri doit tenter la récupération des informations complémentaires de l'annuaire SAPIA et valider celle-ci si les informations trouvées correspondent à l'agent et à sa situation.
Sinon, le GLA doit vérifier le compte agricoll de l'agent, compléter le code RH si manquant voire créer le compte.
Message
Explications
Traitement (actions à mener)
Code RH sans correspondance dans l'annuaire SAPIA, veuillez renseigner un code RH dans Agricoll.
Le code RH est bien renseigné sur la fiche de l'agent, mais Colentagri ne trouve pas le compte correspondant dans l'annuaire SAPIA.
Le gestionnaire Colentagri doit tenter la récupération des informations complémentaires de l'annuaire SAPIA et valider celle-ci si les informations trouvées correspondent à l'agent et à sa situation.
Sinon, le GLA doit vérifier le compte agricoll de l'agent, compléter le code RH si manquant voire créer le compte.
Message
Explications
Traitement (actions à mener)
L'agent doit être rapproché avec son compte SAPIA car la correspondance n'est pas possible automatiquement.
Aucun des critères utilisés par Colentagri (code RH, identifiant Agricoll, adresse mail principale, nom/prénom/établissement) ne permet de faire correspondance entre la fiche de l'agent et son compte SAPIA.
Le gestionnaire Colentagri doit tenter la récupération des informations complémentaires de l'annuaire SAPIA et valider celle-ci si les informations trouvées correspondent à l'agent et à sa situation.
Sinon, le GLA doit vérifier le compte agricoll de l'agent, compléter le code RH si manquant voire créer le compte
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Explications
Traitement (actions à mener)
Agent sans affectation administrative ou opérationnelle valide.
Sur la fiche, l'établissement d'affectation administrative n'est pas un établissement d'enseignement ou de formation (il n'a pas de RNE). Il ne sera donc pas reconnu par les systèmes tiers. Cela vient du fait que l'agent est affecté à un établissement de regroupement ou à un établissement de niveau 1 (Organisation, Fédération, EPLEFPA, etc.) et non à un établissement d'enseignement ou de formation (lycée, MFR, centre, site etc.).
Le gestionnaire Colentagri doit ajuster la fiche de l'agent en ajoutant l'établissement opérationnel, c'est-à-dire un établissement d'enseignement ou de formation avec RNE (lycée, mfr, centre, etc.).
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Explications
Traitement (actions à mener)
La fiche agent risque de ne pas être exportée car il existe une autre fiche valide pour l'export (…), rattachée à l’étab (…).
Il y a deux fiches pour le même agent : l'une est valide pour le compte SAPIA, l'autre est bloquée (par protection).
Si les données de la fiche valide sont correctes, on peut en rester là.
Cependant, si les données de la fiche invalide sont plus complètes ou de meilleure qualité, il est conseillé de fusionner les deux fiches en prenant soin de respecter l'ordre de fusion et de vérifier les données à chaque étape de la fusion (voir procédure de fusion).
D'autre part, si la fiche valide se trouve rattachée à tort à un autre établissement, il peut être nécessaire de procéder à la gestion de changement d'établissement (voir procédure Déclarer le départ/Confirmer l'arrivée).
Message
Explications
Traitement (actions à mener)
La fiche agent ne sera pas exportée car sa clé de jointure (n° clé de la fiche) est différente de celle associée à son compte dans l'annuaire SAPIA (n° clé du compte). L'agent doit être rapproché avec son compte SAPIA.
Colentagri a reçu une fiche agent avec un identifiant (clé de jointure) différent de celui du compte SAPIA existant.
Le gestionnaire Colentagri doit tenter la récupération des informations complémentaires et valider celle-ci si les informations trou
Sinon, le GLA doit vérifier le compte agricoll de l'agent et mettre à jour si nécessaire. Les informations d'agricoll seront collectées le lendemain par Colentagri.vées correspondent à l'agent et à sa situation.
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Explications
Traitement (actions à mener)
La fiche agent ne sera pas exportée, suite à une erreur de fusion. La clé de jointure active pour l'agent (n° clé de la fiche) est différente de la clé de jointure dans l'annuaire SAPIA (n° clé déjà dans l’annuaire de l’EA).
Une erreur s'est produite lors de la fusion.
Le gestionnaire Colentagri peut tenter d'annuler la fusion et recommencer la fusion dans l'autre sens.
Si cette tentative ne résout pas le problème, le gestionnaire Colentagri demande assistance.
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Explications
Traitement (actions à mener)
Agent en instance d'arrivée.
Agent en instance de départ.
La fiche de l'agent est bloquée car le gestionnaire Colentagri de l'établissement d'origine a demandé son départ.
Le gestionnaire Colentagri de l'établissement d'arrivée doit valider son arrivée.
Voici la liste exhaustive des différents avertissements sur lesquelles vous pouvez tomber sur Colentagri, accompagnés d'explications les concernant ainsi que des actions à mener afin de les corriger.
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Explications
Traitement (actions à mener)
Code RH trouvé dans l'annuaire SAPIA mais nom et/ou prénom différent(s).
Dans la fiche de l'agent, les données d'état civil (nom d'usage, prénom usuel) collectées par Colentagri ne sont pas identiques à celles déjà présentes dans le compte SAPIA de l'agent.
Si le compte SAPIA permet à l'agent d'utiliser les services tiers sans incidence, le gestionnaire Colentagri peut ignorer cet avertissement.
Toutefois, il est nécessaire de vérifier les données sources et de les harmoniser si possible. Colentagri mettra à jour la fiche.
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Explications
Traitement (actions à mener)
Fonction sur établissement sans RNE.
Sur la fiche, l'établissement de la fonction n'est pas un établissement d'enseignement ou de formation (il n'a pas de RNE). Il ne sera donc pas reconnu par les systèmes tiers.
Le gestionnaire Colentagri doit ajouter la fonction au niveau de l'étabissement d'enseignement ou de formation (lycée, MFR, site etc).
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Explications
Traitement (actions à mener)
Aucune fonction n'est définie.
Colentagri n'a pu récupérer une fonction et renseigner automatiquement la fiche de l'agent.
Le gestionnaire Colentagri doit ajouter une fonction sur la fiche de l'agent.
Les gestionnaires des applications métiers doivent vérifier la fonction de l'agent dans leurs système d'information
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Explications
Traitement (actions à mener)
Date de naissance non renseignée.
Colentagri n'a pu récupérer la date de naissance et renseigner automatiquement la fiche de l'agent.
Le gestionnaire Colentagri doit ajouter une date de naissance sur la fiche de l'agent, en accord avec ses papiers d'identité.
Les gestionnaires des applications métiers doivent vérifier la date de naissance de l'agent dans leurs système d'information.
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Explications
Traitement (actions à mener)
Enseignant(e) sans classe ou groupe.
Colentagri n'a pu récupérer les classes ou groupes d'enseignement et renseigner automatiquement la fiche de l'agent.
Le gestionnaire Colentagri doit ajouter les classes et ou groupes de l'enseignement de l'agent.
Le gestionnaires des services des enseignants doit vérifier les enseignements de l'agent dans son système d'information.
