La gestion des agents dans l’application Colentagri est annualisée. La procédure de changement d'année scolaire dans l’application Colentagri, effectuée généralement au début de juillet, reconduit les informations sur les agents ajustées via l'application Colentagri. La reconduction est appliquée sur tous les agents sauf sur ceux qui en sont exclus, par l’action "Exclure l’agent de la procédure de reconduction".
L'impact de reconduction ou non des agents ajoutés via Colentagri ou importés via le module CFA/CFPPA et ceux importés de Guepard, Phoenix ou iMFR (Gestibase) n'est pas le même. Les agents non-reconduits de provenance "Colentagri" ou "Import" vont disparaître de la liste des agents au changement de l'année scolaire. Les agents non-reconduits de provenance "Guepard", "Phoenix" ou "Gestibase" vont "perdre" les ajustements effectués via l'application Colentagri. Par contre, leur présence sur la liste des agents dépend de leur présence dans les bases source.
Reconduction des agents ajoutés via l'application Colentagri
Pour l’agent ajouté par l’action 
ou importé via le module Outils , Import des CFA/CFPPA, les informations reconduites sur l’année scolaire suivante seront : la civilité, le nom, le prénom, l’adresse mail, le numéro epicea, la date de naissance, l’établissement d’affectation et les fonctions (le secteur de poste, la famille de discipline et l’établissement d’exercice).
Ne seront en aucun cas reconduites les informations sur les classes ni sur les groupes d’intervention.
Si l'agent est exclus de la reconduction, il ne sera plus présent sur la liste des agents pour la nouvelle année scolaire. Au cas de rajout, la récupération de sa clé de jointure n'est pas garantie.
L'exclusion de l'agent est préconisé s'il quitte l'enseignement agricole.
Reconduction des agents importés de Guepard, de Phoenix ou de iMFR (Gestibase)
Si l’agent est importé de Guepard, de Phoenix ou d'iMFR (Gestibase) et que les données ont été ajustées via l’application Colentagri, elles seront reprises :
•L’établissement d’affectation opérationnelle - si l’établissement d’affectation administrative importé est le même que l’année scolaire précédente
•Les fonctions - si les fonctions importées de la base source sont identiques à celles de l’année précédente
Ne seront en aucun cas reconduites les informations sur les classes ni sur les groupes d’intervention
Même si l'agent est exclus de la procédure de reconduction, s'il est re-importé de la base source pour l'année scolaire suivante, sa clé de jointure sera récupérée (si la base source envoie la même clé interne, ce qui généralement le cas).
Inclure ou exclure un agent de la procédure de reconduction
Ces fonctionnalités ne sont proposées que dans la période de préparation de l'année scolaire suivante.
Vous pouvez inclure ou exclure un agent de la procédure de reconduction à partir de la liste des agents.
Exclure l’agent de la procédure de reconduction : cliquer sur l’icône 
permet de signaler au système que l’agent ne doit pas être reconduit sur l’année scolaire suivante.
Inclure l’agent dans la procédure de reconduction : cliquer sur l’icône 
permet d’inclure l’agent dans la procédure de reconduction sur l’année scolaire suivante.
