L'objectif de cet export est de transférer des données des élèves et des apprentis de Fregata vers Parcoursup afin de fiabiliser et sécuriser les données des apprenants transmises.
Les données transférées des apprenants concernent leur identité, leurs responsables légaux et leur scolarité.
À partir de la session 2023, la plateforme Parcoursup sera alimentée par les fichiers export générés par Fregata par l’établissement.
Une Note de Service spécifique à l'export vers Parcoursup précise l'aspect règlementaire.
L'export des données vers Parcoursup est accessible depuis le menu Échanges, Export vers Parcoursup, avec les rôles Gestion Inscriptions ou Direction Établissement.
Principe de la procédure
Elle s'effectue en trois étapes :
⇨Générez le fichier zip pour Parcoursup,
⇨Importez les fichiers décompressés dans Parcousup.
Vous pouvez retrouver des informations complémentaires pour l'import ParcourSup sur la fiche pratique Questions-Réponses Fregata-ParcourSup
et via le lien https://chlorofil.fr/actions/orientation-reussite/orientation/parcoursup
Prérequis
⇨Tous les responsables doivent avoir une civilité, un nom d'usage, un nom de naissance et un prénom.
Pour les responsables de types "Conseil départemental" : ces intitulés doivent être renseignés dans le champ "Libellé institutionnel", et les civilité, nom d'usage, nom de naissance et prénom doivent être saisis.
⇨ Pensez à bien spécifier le lien Aide social à l'enfance quand il existe, entre le responsable et l'apprenant. Cela permettra l'attribution d'un statut de boursier pour cet apprenant côté Parcoursup.
⇨Pour que les options facultatives puissent être remontées à Parcoursup, vous devez les saisir dans l'onglet Inscription de la fiche apprenant.
Si besoin, cliquez sur la bouton "Actualiser" pour afficher la liste complète des disciplines.
⇨Pour que les enseignements de spécialités puissent être remontés à Parcoursup, il faut également les saisir dans l'onglet Inscription, partie Enseignement de spécialité.
⇨Attention pour les apprentis : sur les fiches apprenants, à l'onglet Antériorité et cursus, l'établissement et la formation N-1 doivent être renseignés.
Suivant les règles en place dans Parcoursup, il sera nécessaire de compléter certaines données directement dans Parcoursup. Merci de vous référer aux documents disponibles sur Chlorofil.
Générer le dossier zip pour Parcoursup
Fregata permet de générer des fichiers soit pour les apprenants de première, soit pour les apprenants de terminale.
Ces fichiers sont contenus dans un dossier compressé.
Le nom de ce dossier est composé :
⇨Du code RNE de votre établissement,
⇨Du mot Parcoursup,
⇨De l'indication première ou terminale (selon le bouton utilisé),
⇨De l'horodatage du dossier.
⇨Pour générer le dossier zippé des premières, cliquez sur le bouton 
.
Fregata va générer un dossier zippé comprenant 3 fichiers xml :
•ElevesAvecAdresses.xml
•Structures.xml
•Nomenclature.xml
⇨Pour générer le dossier zippé des terminales, cliquez sur le bouton 
.
Fregata va générer un dossier zippé comprenant 4 fichiers xml :
•ElevesAvecAdresses.xml
•ResponsablesAvecAdresses.xml
•Structures.xml
•Nomenclature.xml
Résultats possibles à la génération du dossier zip
Après avoir généré le dossier zip pour Parcoursup, Fregata informe du résultat :
⇨La génération du dossier zip s'est bien passée :
Exemple avec le message pour l'export des terminales :
⇨Si un problème est survenu lors de la génération du dossier zip, Fregata informe du problème et du fichier concerné :
•Exemple de message sur le fichier ElevesAvecAdresses :
La solution est de contacter l'assistance avec le message d'erreur.
•Exemple de message sur le fichier des responsables : "Ligne 906 / Colonne 28 : cvc-complex-type.2.4.a: Invalid content was found starting with element 'NOM_USAGE'. One of '{ID_PRV_PER, LC_CIVILITE, LL_CIVILITE, NOM_DE_FAMILLE}' is expected."
Le message indique qu'il manque la civilité et/ou le nom d'un ou plusieurs responsables.
Complétez la fiche du responsable et recommencez l'export vers Parcoursup ou contacter l'assistance.
•Une liste d'apprenants peut apparaitre sous la fenêtre qui permet d'enregistrer le fichier ZIP :
Il s'agit des apprenants pour lesquels il manque leur INE et/ou leur e-mail personnel.
Il ne seront envoyés à Parcoursup, qu'une fois les données complétées dans la fiche inscription.
⇨Si votre établissement n'est pas concerné par l'export vers Parcoursup :
Fregata affiche un message d'erreur : "ERREUR : Vous n'avez aucune section de référence concernée par cet export.".