Gérer les lots

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Gérer les lots

 

acces La préparation des pré-factures se fait dans le cadre d’un lot.

 

Menu : Facturation /  Gérer les lots

Rôle : Gestionnaire facturation, Gestionnaire comptable

 

icn_info Le rôle Gestionnaire facturation permet la gestion des lots et pré-factures alors que le rôle Gestionnaire comptable n'aura accès qu'en consultation.

 

Fonctionnement de la facturation

 

1.Dans un premier temps, le Gestionnaire de facturation crée le lot et travaille à la construction des pré-factures

2.Puis il transmet au Gestionnaire comptable qui contrôle le lot et exporte les factures vers l’application Cocwinelle pour réaliser l’écriture comptable

3.Si les opérations se déroulent correctement, il pourra valider le lot. Si ce n’est pas le cas, il devra annuler le lot

4.Si le lot est valide, le Gestionnaire de facturation pourra éditer les factures à destination des familles

 

icn_moins        Pré-requis

 

Avant de vous lancer dans la création du lot, vous devez avoir :

•Saisi la devise de l'établissement ainsi que vos articles, étiquettes et défini vos profils,

•Paramétré les inscriptions de vos apprenants ainsi que les tiers de facturation.

 

 

La gestion des lots

 

OGAPI affiche la liste des lots en fonction du site de connexion et de l'année scolaire en cours.

 

icn_info Un responsable est associé au lot. Il s’agit de mémoriser un nom ainsi qu’un téléphone et un mail pour afficher ces données afin que les familles puissent poser des questions ou effectuer des réclamations sur les factures associées au lot.

 

icn_moins        Description d'un lot

 

Un lot est composé de plusieurs informations :

•Statut du lot : Voir les différents états du lot

•Numéro du lot : initialisé automatiquement, unique par site

•Libellé du lot : 100 caractères maximum (champ obligatoire)

•Date de création : initialisé automatiquement à la date du jour

•Gérer les bourses : Prise en compte ou non des bourses et si oui, trimestre de l’échéancier de bourse du lot

•Date de début : Période du lot permettant de filtrer les inscriptions (champ obligatoire)

•Date de fin : Période du lot permettant de filtrer les inscriptions (champ obligatoire)

•Échéance : date utile à l'édition des factures, 100 caractères maximum pouvant contenir date et commentaire

 

 

icn_moins        Les états d'un lot

 

État

Descriptions

Actions réalisées (par OGAPI ou vous)

En préparation

État à la création du lot

Permet de générer les pré-factures avec ou sans les profils

Prêt pour contrôle comptable

Le lot est bloqué en modification.

Les pré-factures ne peuvent pas être modifiées

Des contrôles de 1er niveau ont été faits et les factures sont générées, sans numéro associé aux pré-factures du lot.

Contrôlé par la comptabilité

Le lot est prêt à être exporté pour transmission à Cocwinelle

Les contrôles ont été effectués,

OGAPI affecte des numéros de facture.

Exporté

Export pour Cocwinelle généré

Un fichier est généré au format COCWINELLE

Comptabilisé

Import dans Cocwinelle réalisé

Les factures peuvent être éditées au format PDF et transmises aux tiers.

Les factures ne peuvent plus être supprimées.

Annulé

Le lot est annulé

Les factures sont à un état « annulé ».

 

Récapitulatif des enchainements :

 

État

Actions possibles

En préparation

Après génération des pré-factures le lot passe au statut "Prêt pour contrôles comptable"

Prêt pour contrôle comptable

Après génération des factures sans numérotation, le lot passe au statut "Contrôlé par la comptabilité"

En cas d'anomalie, le lot retourne au statut "en préparation"

Contrôlé par la comptabilité

Après numérotation des factures, le lot passe au statut "exporté"

En cas d'anomalie, le lot passe au statut "annuler"

Exporté

Le lot exporté dans Cocwinelle peut être comptabilisé

En cas d'anomalie, le lot passe au statut "annuler"

Comptabilisé

L'Import dans Cocwinelle est réalisé, il n'y a pas d'autre action possible

Annulé

Le lot et les factures sont annulés, il n'y a pas d'autre action possible

 

 

icn_moins        Ajouter un lot

 

•Ouvrir le menu Facturation /  Gérer les lots avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Cliquer sur b_lot_ajouter et saisir les informations

e_lot_ajouter

 

oOGAPI initialise automatiquement le numéro du lot et sa date de création,

oSaisir les champs obligatoires : Libellé, Date de début, Date de fin,

icn_attention La date de début et date de fin permettent de filtrer les apprenants à partir des dates de formation inscrites dans Fregata.

oSélectionner le trimestre de bourses si vous souhaitez les intégrer.

icn_info Les zones Échéance et commentaire peuvent contenir date et commentaires utiles et présents sur la facture.

•Cliquer sur b_enregistrer pour enregistrer le lot et y revenir ultérieurement, b_lot_genererprofil pour générer les pré-factures ou b_retour pour quitter sans sauvegarder,

•Après avoir enregistré, le lot passe au statut "En préparation".

 

icn_attention Attention :

•N'oubliez pas de cliquer sur b_enregistrer pour enregistrer le lot, si vous cliquez sur b_retour ou quittez la page, les modifications ne seront pas enregistrées,

•Après avoir enregistré, les périodes de bourses ainsi que les dates de début et fin du lot ne sont pas modifiables. Il faudra supprimer et créer à nouveau le lot.

 

 

 

icn_moins        Modifier un lot

 

Si vous souhaitez modifier votre lot, cliquez sur b_modifier pour le modifier depuis le menu Facturation /  Gérer les lots et b_enregistrer.

 

icn_attention Attention :

•N'oubliez pas de cliquer sur b_enregistrer pour enregistrer le lot, si vous cliquez sur b_retour ou quittez la page, les modifications ne seront pas enregistrées,

•Les périodes de bourses ainsi que les dates de début et fin du lot ne sont pas modifiables.

 

Pour supprimer votre lot, sélectionnez le puis cliquez sur b_supprimer.

 

icn_info La suppression d'un lot à l'état "Prêt pour contrôle comptable" entraine la suppression des pré-factures et des factures non numérotées associées.

 

icn_attention A partir de l'état "Prêt pour contrôle comptable", le lot et les pré-factures ne peuvent plus être modifiées. Seul un lot à l'état "En préparation" peut être modifié.

 

 

 

icn_moins        Supprimer un lot

 

•Pour supprimer votre lot à l'état "en préparation" ou "Prêt pour contrôle comptable", sélectionnez le puis cliquez sur b_supprimer.

 

icn_info La suppression d'un lot à l'état "Prêt pour contrôle comptable" entraine la suppression des pré-factures et des factures non numérotées associées.

 

icn_attention A partir de l'état "Prêt pour contrôle comptable", le lot, les pré-factures et la répartition des quotes-parts ne peuvent plus être modifiées. Seul un lot à l'état "En préparation" peut être modifié.