Une fois la procédure de synchronisation terminée, les informations concernant les apprenants, les responsables et les tiers sont à jour.

OGAPI contrôle alors les inscriptions :

•Il existe au moins un tiers de facture,

•La somme des quote-part des tiers de facture est égale à 100%,

•La numérotation des tiers correspond aux tiers OGAPI.

En cas d'anomalie, l'inscription est mise en évidence et doit être corrigée.

Voir Comment paramétrer les apprenants.

La pré-facture est composée de lignes d’articles qui lui appartient. Une ligne d’article est caractérisée par :

•Numéro ligne : Numéro de la ligne, initialisé à partir des lignes du profil (modifiable)

•Article : par défaut initialisé à partir du code de l'article (vide si ligne de commentaire)

•Libellé article : par défaut initialisé à partir du libellé de l'article (modifiable)

•Quantité : Nombre décimal

•Prix : initialisé à partir du prix de l'article

•Montant brut : Prix brut multiplié par la quantité (arrondi à deux décimales)

•Montant remise : montant brut - montant net

•Montant net : prix net multiplié par la quantité (arrondi à deux décimales)

•Remise : sur montant ou sur prix unitaire (champ obligatoire si remise)

•Type Remise : en pourcentage ou forfait (champ obligatoire si remise)

•Valeur : valeur de la remise

•Numéro dossier de bourses : pour les lignes correspondant à des montants de bourse de l'échéancier de Luciole

•Période bourses : trimestre de la bourses, pour les lignes correspondant à des montants de bourse de l'échéancier de Luciole

•Rester dans le menu Facturation /  Gérer les lots avec le rôle Gestionnaire de facturation

•Rester sur le lot ou cliquez sur sur sa ligne,

•Cliquer sur et sélectionner un ou des profils permettant de générer les pré-factures

• votre sélection et patienter le temps qu'OGAPI génère les pré-factures,

•OGAPI recherche alors les inscriptions correspondant aux étiquettes de l'entête du profil dans la liste des inscriptions du lot (filtre global),

oSi les lignes de profil sont rattachées à une ou plusieurs étiquettes (filtre des lignes), OGAPI va également regarder si l’ensemble des étiquettes sont présentes sur la liste des inscriptions du lot (filtrée en fonction du filtre global)

oSi le filtre global ainsi que les filtres liés aux étiquettes correspondent, alors la ligne de profil pourra être ajoutée à la pré-facture,
Si aucune inscription ne correspond aux filtres du ou des profils, aucune pré-facture n’est créée.

•Les pré-factures sont générées,
Les lignes de pré-factures sont générées en fonction des caractéristiques des articles et des étiquettes de profils.

•Les lignes de commentaires dans les pré-factures sont générées,

•Vérifier que vous n'avez pas de ligne roses, celles-ci correspondent aux apprenants n'ayant pas de tiers de pré-facturation identifié.
Si aucun tiers de pré-facturation n'est identifié, la génération des factures sera impossible.

• les pré-factures ou cliquer sur pour quitter sans sauvegarder.

Attention : N'oubliez pas de cliquer sur pour enregistrer le lot, si vous cliquez sur ou quittez la page, les modifications ne seront pas enregistrées,

Vous pouvez utiliser plusieurs profils pour générer les pré-factures dans un même lot.

Dans une prochaine version

•Sélectionner l'inscription dans la liste des inscriptions du lot ou sélectionner le tiers OGAPI,

•Ajouter les lignes de pré-factures en précisant le code article souhaité.

Un lot de facture peut prendre en charge le versement des bourses. Lors de la génération des pré-factures, soit par un profil, soit en manuel, OGAPI recherchera dans l’échéancier des bourses toutes les lignes :

•qui ne sont pas déjà traitées en totalité,

•correspondantes à la période de bourse définie au niveau du lot,
La recherche des échéances de bourse est déclenchée uniquement si la période est définie pour le lot

•correspondantes aux apprenants pré-facturés sur l'établissement et l'année de connexion.
Cette liste d'apprenants est déduite de la liste des inscriptions répondant aux étiquettes de l'entête du profil (filtre global) et aux étiquettes des lignes de profils.

Pour chacune des lignes de l'échéancier, une ligne de pré-facture sera créée.

Les lignes de bourses générées automatiquement peuvent être supprimées mais ne sont pas modifiables.

Rester dans le menu Facturation /  Gérer les lots avec le rôle Gestionnaire de facturation sur le lot ou cliquer sur sur la ligne du lot, vous pouvez alors :

•Cliquer sur pour déployer le détail de toutes les pré-factures du lot,

•Cliquer sur pour masquer le détail de toutes les pré-factures du lot,

•Sur une ligne de pré-facture, vous pouvez accéder au détail pour modifier , modifier exceptionnellement la gestion des destinataires de facture (% de répartition ou la mention du prélèvement automatique sur la facture) ou supprimer la pré-facture,
Décocher le prélèvement automatique permet de changer la mention sur la facture mais ne désactive en aucun cas le prélèvement automatique associé au responsable.

•Cliquer sur le nom d'un apprenant pour afficher le détail de sa pré-facture et en modification de pré-factures, vous pouvez :

oModifier une ligne d'article (ajouter/modifier une remise, modifier le montant, la quantité, le nom de l'article),

oSupprimer une ligne d'article,

oAjouter un nouvel article ,

oAjouter un commentaire ,

oSélectionner une ligne et la déplacer ou ,

oCliquer sur pour valider vos modifications.

•Sélectionner un ou des apprenants depuis la liste des pré-factures et ajouter un nouvel article ou un commentaire .

OGAPI contrôle que les informations sur le régime ou le cycle présent dans l'article correspondent au régime et cycle de l'apprenant lors de la génération des pré-factures. Ce contrôle n'est pas effectué en cas d'ajout manuel de l'article directement dans la pré-facture.

•Cliquer sur et sélectionner un profil permettant de générer les pré-factures,

Si des articles ou des commentaires étaient déjà présents dans la pré-facture, ces articles ne seront pas écrasés par la nouvelle génération via un profil.

•Vérifier que vous n'avez pas de ligne rose, celles-ci correspondent aux apprenants n'ayant pas de tiers de pré-facturation identifié.
Si aucun tiers de pré-facturation n'est identifié, la génération des factures sera impossible.

• les pré-factures ou cliquer sur pour quitter sans sauvegarder.

Attention : N'oubliez pas de cliquer sur pour enregistrer le lot, si vous cliquez sur ou quittez la page, les modifications ne seront pas enregistrées.

Les pré-factures d’un lot génèrent les factures, c'est à dire qu'une facture est générée pour chaque tiers de facture référencé dans les pré-factures, selon sa quote-part, reprenant chaque ligne de la pré-facture.

La génération des factures d’un lot se fait pour toutes les pré-factures du lot.

Menu : Facturation /  Gérer les lots et Facturation /  Consulter les factures

Rôle : Gestionnaire facturation

•Rester dans le menu Facturation /  Gérer les lots avec le rôle Gestionnaire de facturation sur le lot,

•Vérifier vos pré-factures et si vous êtes prêts,

•Cliquer sur le bouton Prêt pour contrôle comptable et confirmer le message,

Tous les tiers de pré-facturation doivent être identifiés pour passer cette étape.

•Le lot passe à l'état "Prêt pour contrôle comptable",

•Les factures sans numéro sont générées.

A l'état "Prêt pour contrôle comptable", le lot, les pré-factures ne peuvent plus être modifiées.

Une fois le lot à l'état "Prêt pour contrôle comptable", vous pouvez avec le rôle Gestionnaire facturation :

•Consulter les factures encore non numérotées en cliquant sur dans le menu Facturation /  Gérer les lots ou via les factures dans le menu Facturation /  Consulter les factures,

•Sélectionner le lot et exporter en PDF un résumé des factures non numérotées pour édition et vérification,

•Supprimer le lot : les pré-factures et les factures non numérotées seront supprimées dans le menu Facturation /  Gérer les lots.