Actuellement vous gérez les tiers de facturation à partir du Menu, Paramétrer les apprenants. Vous pouvez :
•Identifier et cocher les destinataires de facturation et/ou d'aides,
•Saisir et/ou modifier les pourcentages de règlement et/ou d'aides pour la facture,
•Identifier et cocher les tiers de facturation ayant opté pour le prélèvement automatique.
Ce paramétrage reste indispensable. Si aucun tiers de pré-facturation n'est identifié, la génération des pré-factures est impossible, les lignes roses correspondent aux apprenants n'ayant pas de tiers de pré-facturation identifié.
Comment faire pour traiter les exceptions ?
Quelques exemples d'exceptions
Exemple 1 : Vous avez besoin de facturer exceptionnellement une prestation à l'un des parents, la répartition sera donc exceptionnellement différente de la pension pour cette facture.
Exemple 2 : Vous facturez un voyage et vous ne souhaitez pas prélever les apprenants. La facture de ce lot ne doit pas porter la mention concernant le prélèvement automatique.
Ces modifications doivent rester exceptionnelles sur un lot, les tiers doivent obligatoirement être paramétré dans le Menu, Paramétrer les apprenants.
Reprenons chacune des étapes à réaliser ci-dessous :
Les étapes
Menu : Facturation / Gérer les lots
Rôle : Gestionnaire facturation
Vous pouvez suivre la fiche pratique Gérer les lot et créer votre lot :
•Cliquer sur 
et les informations nécessaires
•Cliquer sur 
et appliquer votre ou vos profils, les pré-factures sont générées
•Sur une ligne de pré-facture, vous pouvez modifier exceptionnellement la gestion des destinataires de facture 
, la fenêtre Gérer les destinataires de la facturation s'affiche. Vous pouvez :
oModifier le destinataire de facturation
oModifier le %Règlement et/ou de %Aides
oDécocher le prélèvement automatique : la mention concernant le prélèvement n'apparaitra pas sur la facture
oCocher le prélèvement automatique : la mention concernant le prélèvement apparait sur la facture
La modification de ces données s'applique uniquement à cette pré-facture, elle impacte l'édition de la facture. Si vous souhaitez modifier ces données de façon permanente, vous devez aller dans le Menu, Paramétrer les apprenants.
•Cliquer sur 
pour enregistrer le lot
•Poursuivre les étapes de validation :
oCliquer sur le bouton Prêt pour contrôle comptable 
et confirmer 
le message
oPasser le lot à l'état "Contrôlé par la comptabilité" 
et confirmer le message
oExporter 
le lot de facturation
oImporter le lot dans Cocwinelle Centre, créer les pièces comptables dans Cocwinelle ordonnateur, l'agent comptable prend en charge les pièces
oComptabiliser 
le lot sur OGAPI et éditer les factures.
En cas de doute sur ces étapes, c'est ici.
Les erreurs possibles
Pourquoi je ne peux pas cocher le destinataire de facturation ?
Le responsable que vous souhaitez cocher comme destinataire de facturation doit obligatoirement avoir été identifié au préalable comme tiers de facturation dans le Menu, Paramétrer les apprenants.
Est ce que je dois obligatoirement passer par le menu gestion des destinataires de facture ?
Ce n'est pas nécessaire, OGAPI se base en priorité sur les données présentes dans le Menu, Paramétrer les apprenants. Ce menu là, vous devez impérativement le paramétrer sinon les lignes resteront en rose et vous ne pourrez pas poursuivre les étapes de validation du lot.
Le menu gérer des destinataires de facture vous permet de traiter les exceptions.
Que se passe-t-il si je définis une répartition différente dans gérer des destinataires de facture et le Menu, Paramétrer les apprenants ?
Dans votre lot, c'est le paramétrage définit dans gérer des destinataires de facture qui sera prioritaire sur le Menu, Paramétrer les apprenants. Cela impactera l'édition des factures.
Mais si vous avez besoin de modifier définitivement le paramétrage, vous devez aller dans le Menu, Paramétrer les apprenants.