Qui gère les plans d'évaluation ?
Nous avons un établissement annexe. Ce sont les mêmes formations mais pas les mêmes dates d'épreuves. Pourrons-nous renseigner 2 plans d'évaluation ?
Les plans d'évaluation sont construits par site. De même, si vous disposez d'un examen en formation initiale scolaire et en formation initiale par apprentissage, si les apprenants ne sont pas mixés, vous pouvez construire deux plans.
Pouvez vous me préciser qui construit le plan ?
La mise en œuvre du CCF est de la responsabilité du Chef d'établissement.
Est-ce les gestionnaires qui rattachent les élèves aux épreuves en fonction de leur section de rattachement ? ou les évaluateurs doivent le faire à chaque nouveau CCF ?
Les apprenants sont raccrochés une seule fois à un plan.
Qui aura la charge de remplir toutes ces informations sur Plan'Éval ?
Le chef d'établissement est responsable de la mise en œuvre du CCF. Il décide qui doit accomplir ces différentes tâches sur Plan'Éval.
Comment et qui place sur le plan d'évaluation les moments où les apprentis sont en entreprise et celles où ils sont au CFA ?
Le chef d'établissement est responsable de la mise en œuvre du CCF.
Quel sera le délai pour la réalisation des PEP sur Plan'Éval compte tenu de la nouveauté de cette application ?
Plan'Éval ne crée pas de nouvelles règles. La logique est avant la fin de la campagne d'inscription aux examens c'est à dire la 10 novembre.
Est-ce qu'il y a des dates de verrouillage pour faire un PEP?
Non, le PAJ verra sur son tableau de bord les plans non soumis, il pourra alors vous relancer.
Quelle sera la date maximum de validation du plan pour les promotions entrantes ?
Plan'Éval ne crée pas de nouvelles règles. La logique est avant la fin de la campagne d'inscription aux examens c'est à dire la 10 novembre.
Peut-on distribuer les plans avant validation des PAJ ?
Un plan non validé par un PAJ n'est pas contractuel. Le distribuer n'apporte aucune plus-value.
Ce serait bien de pouvoir générer les PEP avant la rentrée car on en a besoin pour les habilitations CCF
Ce point fera l'objet d'une évolution ultérieure de Plan'Éval.
La visualisation du plan d'évaluation
Peut-on avoir vision globale du PEP sur les 2 ans ? avec les stages ? les vacances? ... ?
Cette demande d'évolution pourra faire partie d'une prochaine livraison. La fonctionnalités permettant le paramétrage des périodes d'entreprise, vacances ou autres propre à un plan est en cours de livraison.
Sur un PEP, on indique situation d'évaluation ou CCF ?
Le PEP présente les différentes situations d'évaluation constituant les ECCF.
Est-ce que les PEP sont déjà programmés en fonction des dates de l'année scolaire (rentrée, vacances) de la France ? Ou pourrons-nous les personnaliser en fonction de nos dates en Outre Mer ?
Plan'Eval tient compte des années scolaires propre à votre région. Si vous êtes en année décalée, les écrans en tiendront compte. Il peut exister quelques anomalies d'affichage, n'hésitez pas à nous en faire part pour apporter un correctif.
Est-il possible d'éditer un planning de CCF d'un établissement (plusieurs filières) ?
Cette demande d'évolution pourra faire partie d'une prochaine livraison.
Le nettoyage des plans se fait-il après le contrôle à postériori ?
Cette fonctionnalité sera développée dans une version ultérieure.
Pas de diagramme de Gantt pour en voir la synthèse ?
Des tableaux de bord seront construits en fonction des expressions de besoin du groupe utilisateurs.
Est-ce qu'un plan d'évaluation pré-construit est proposé par option (exemple : CAPA Option : Jardinier Paysagiste) ?
Plan'Éval est construit à partir des diplômes référencés dans RefEA et non par filière. Le CAPA Jardinier Paysagiste est un diplôme de diplôme de la filière CAPA.
Pour les groupes mixés apprentis / adultes, comment intégrer les adultes pour éviter 2 plans (un dans Plan'Éval et l'autre "manuel") ?
Les adultes seront intégrés à FREGATA dès la rentrée 2023.
Pour mixage de publics lycéens / apprentis, faut-il un plan ou 2 ?
Si les deux publics suivent le même calendrier vous réaliserez un plan sinon deux.
Comment est prévu la gestion des PEP individuel (exemple : CAP en 3 ans) ?
Vous établirez un plan en deux ans pour les apprenants faisant la formation en deux ans et un autre plan en trois ans pour les apprenants faisant la formation en trois ans.
Si parmi les apprenants il y en a qui ont des résultats conservées ou qui arrivent en cours de formation, il y aura alors des éléments de personnalisation. Vous établirez alors un PEP personnalisé.
Si dans une classe la formation peut se faire sur 5 ans à cause d'une situation d'aménagement pour cause d'handicap comment faire ?
La forme progressive se déroule sur 3 ans et non 5. Vous établirez un PEP personnalisé.
Pour les élèves ULIS qui font leurs CCF sur 3 ans : faut-il faire un plan personnalisé pour chacun d'eux ?
Le plan progressif est valable uniquement pour les candidats bénéficiant d'une décision d'aménagement d'épreuves aux examens. Vous établirez un plan sur 3 ans sur justification de cette décision.
Pour les filières en 2+1 (c'est à dire 1ère dans un autre établissement co-traitant), comment peut-on retrouver les notes CCF de 1ère année ?
Aujourd'hui les élèves sont inscrits par le porteur de la classe de terminale, vous utiliserez les mêmes modes opératoires pour récupérer les notes.
Fiche pratique : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_pratiques_PlanEval/Formation_sur_deux_etablissements.pdf
Donc autant de plans à enregistrer que de plans de parcours aménagés (redoublants, titulaire d'un N4, apprenant venant d'un autre établissement, ...) ?
Aujourd'hui vous établissez autant de plan personnalisé papier que de situation.
Comment faire pour les redoublants ?
Il est possible de faire un plan personnalisé pour un redoublant.
Comment faire pour les arrivées tardives / en cours d'année ?
Il est possible de faire un plan personnalisé pour un apprenant arrivant en cours d'année.
Faut-il faire un plan spécifique lorsque quelques élèves ont une option facultative comme par exemple mobilité en bac pro ?
Non, les fiches pratiques vous expliqueront comment faire.
Dans le cas d'un élève qui arrive en cours d'année ou qui a un contrat de redoublement, pour la personnalisation du plan, la mise à jour des notes des ECCF faites dans son ancien établissement est automatique ou manuelle ?
Avec la version actuelle de Plan'Éval, la saisie sera manuelle.
Si la langue vivante est au choix, le MIL est au choix en BTS, est ce qu'il faut autant de plans d'évaluations différents ?
Pour chaque langue vivante sera organisée la situation propre à la langue vivante (anglais, espagnol, etc...). Seuls les apprenants suivant la langue déclarée seront convoqués. De même, seuls les apprenants qui ont parmi leurs enseignements la discipline propre à la situation MIL seront convoqués.
Un seul plan suffit pour les gérer tous. Mais vous pouvez choisir à votre convenance de faire plusieurs plans.
Comment ça se passe lorsqu'un apprenant obtient un aménagement d'épreuve après édition du plan ?
Un avenant au plan est réalisé.
Comment sont gérées les dispenses pour les candidats qui ont un diplôme équivalent et suivent une formation en 1 an ?
La mention Dispense sera portée sur le plan du candidat. Attention, la MIREX est seule compétente pour autoriser une dispense d'épreuves.
Pour les aménagements d'épreuves ce sont les agents de la MIREX qui vont s'en occuper ?
Cette fonctionnalité sera développée dans une version ultérieure.
Est-il prévu une reconduire (dupliquer) le plan d'une promotion à l'autre ?
Cette évolution a été abandonnée, la génération d'un plan est aisée.
Pour les dates, s'il y a ajustement entre Septembre (date d'édition des PEP) et Janvier. Qui modifie la date (évaluateur? Professeur Coordonnateur ?) Est-ce que cela génère un avenant ou peut-on modifier une date sans "dévalider le PEP" ?
Les notes de service évaluation précisent qu'on réalise un avenant si l'écart entre la date du PEP et la nouvelle date diffère +/- 15 jours.
Si la date initialement fixée est déplacée de plus ou moins 15 jours avant ou après, il n'y a pas lieu de réaliser un avenant. Dans les autres situations, la réalisation d'un avenant est nécessaire
Peut-on modifier une date sans accord du PAJ ?
L'accord du PAJ n'est pas nécessaire si la nouvelle date ne diffère pas de + / - 15j.
Si un évaluateur change en cours d'année, peut-on le changer ?
Oui.
Pourra-t-on changer ou ajouter une évaluation en cours d’année ?
Il faudra alors réaliser un avenant.
Pourra-t-on ajouter une option supplémentaire comme l'engagement citoyen ?
Si le référentiel permet de suivre "engagement citoyen" alors cela doit figurer sur le plan de l'apprenant.
Quelle date limite pendant le cycle pour saisir une option à un apprenant ?
Le PEP est saisi en début du cycle de formation.
Comment les ECCF des enseignements optionnels sont-ils intégrés dans le plan d'évaluation ? Y a-t-il un lien avec RefEA ?
Si le référentiel permet de suivre "engagement citoyen", alors cela doit figurer sur le plan de l'apprenant
Les conventions, stages, calendrier
Est-ce que Plan'Éval gère les stages et génère les conventions de stage ?
Non Plan'Éval concerne la gestion du CCF.
Comment faire si 2 groupes ont un même PEP actuellement avec des dates de stages différentes ?
Bien que les périodes en entreprise soient différentes, il est possible de ne gérer qu'un seul PEP si le positionnement des situations d'évaluation sur le calendrier le permet.
Comment mettre en lien les dates CCF et stage ?
Vous avez la possibilité de paramétrer le plan pour afficher les dates en entreprise.
Fait-on également apparaître les périodes de stage / apprentissage sur le plan ?
Vous avez la possibilité de paramétrer le plan pour afficher les dates en entreprise.
Qui saisi le calendrier ?
Le chef d'établissement organise le fonctionnement de son établissement, c'est à lui de confier cette tâche à un agent.
Est-ce que, pour les élèves qui auront un 1/3 temps, la durée de l'épreuve notée sur la convocation pourra prendre en compte ce 1/3 temps ?
Les convocations seront à l'image des convocations aux épreuves terminales, cette donnée ne figure pas d'autant plus que la décision du DRAAF peut intervenir moins de 15 jours avant le jour de l'épreuve.
S'il y a un CCF sur plusieurs date, comment sont générées les convocations ?
CCF = Situation d'évaluation
Chaque situation d'évaluation qui compose un ECCF est positionnée dans le calendrier.
Quel est le délai entre convocation et date de la situation d'évaluation ?
La convocation doit être générée au moins 15 jours avant le début du CCF.
Comment le chef d'établissement est prévenu ? Par un mail automatique ?
Il n'y a pas de mail automatique.
Le chef d'établissement disposera d'un tableau de bord où les informations seront synthétisées.
Comment le PAJ sait qu'il y a de nouvelles informations qui l'attendent ? Faudra t'il toujours aller dans les établissements ?
Le PAJ pourra toujours se rendre dans les établissements.
L'onglet commentaire du PEP peut-il avoir des destinataires ou bien tous les acteurs peuvent le voir ? Dans ce cas, qui répond ?
Tous les commentaires sur le plan sont visibles par tous les acteurs du plan. Chacun répond aux post'it déposés en fonction des nécessités et des réponses à apporter.
Après chaque modification, est-ce qu'un message d'alerte est envoyé automatiquement au chef d'établissement et au PAJ ?
Aucun message d'alerte n'est envoyé, le Chef d'établissement tout comme le PAJ doivent consulter régulièrement leur tableau de bord dans Plan'Éval.
La conformité du plan d'évaluation est-elle reliée aux notes de service évaluation (nombre et /ou modalités des situations par exemple ) ?
Le plan est proposé à partir des notes de cadrage qui sont saisies dans RefEA. RefEA alimente Plan'Éval.
Comment valider le plan si l'évaluateur d'une situation d'évaluation n'est pas encore connu (pas encore recruté par l'établissement) ?
L'ECCF est normalement positionnée sur le calendrier, donc le plan pourra être soumis au PAJ.
Pour pouvoir valider le plan d'évaluation, vous devez renseigner toutes les données obligatoires dont l'évaluateur principal pour chaque ECCF. En cas d'arrivée d'un nouvel évaluateur après validation du plan, vous pourrez modifier les affections sur les ECCF sans réaliser d'avenant.
Un PEP peut-il être validé avec des ECCF prévisionnelles ?
C'est la définition même du PEP Plan d'évaluation Prévisionnel.
Plan'Éval ne crée aucune réglementation. Un PEP est un Plan d'Évaluation Prévisionnel, les dates ne sont pas toutes figées. Le PEP permet d'assurer au PAJ, dans le cadre de la contractualisation, que les évaluations ainsi que leurs modalités sont proposées en conformité avec les notes de cadrage.
Avec tous les changements et actualisations possibles, quand est-ce que le plan est validé ? et fixe surtout ?
Lorsque le chef d'établissement aura soumis le PEP au PAJ.
De quel délai dispose-t-on pour le retour de l'établissement en cas de non conformité ?
Vous pouvez téléphoner au PAJ ou lui adresser un mail si la réponse tarde.
Si ce n'est pas conforme, le PAJ peut-il faire des remarques à l'établissement sur les modifications à apporter ?
Le processus est le même qu'aujourd'hui. Le PEP est un contrat. Le PAJ peut formuler toutes les observations qu'il juge nécessaire avant d'apposer sa signature.
Pour quelle date le plan d'évaluation prévisionnel doit-il être envoyé au PAJ ?
La procédure est dématérialisée, il n'y a plus d'envoi papier.
Une action attendue (Validation CE, validation PAJ) sera-t-elle à réaliser dans le cadre d'un temps imparti ? Si temps dépassé alors validation systématique pour ne pas pénaliser une saisie de notes ou toute action attendue par le coordonnateur ?
Le PEP est un contrat, aucune validation automatique n'est autorisée.
Est-ce que le plan est invalidé si les évaluateurs changent entre la première et la deuxième année ?
Non la mobilité est un droit et ne se décrète pas une année en avance.