⇨Cliquer sur pour ajouter un nouvel engagement,

⇨Saisir les caractéristiques de l'engagement,

Si l'ordonnateur a activé le BG pour votre centre, vous devez compléter l'onglet Budget de Gestion.

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer .

Vous pouvez créer plusieurs engagements à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

A l'enregistrement, la liste des engagements en cours est alimentée, vous pouvez alors :

•le modifier,

•le supprimer,

•éditer la liste des engagements en cours et/ou le récapitulatif par compte des engagements en cours.

•le transmettre à l'ordonnateur.

Important :

➢un engagement est mono Bon de commande : il n’est pas possible de sélectionner plusieurs bons de commande dans un engagement,

➢il est impossible d’engager une seconde fois un bon de commande même si le bon de commande a été engagé partiellement,

➢il est possible d'engager un bon de commande de l'exercice N-1.

⇨Cliquer sur pour engager un bon de commande,

Le système affiche les bons de commande édités et non engagés :

⇨Sélectionner le bon de commande à engager (vous pouvez utiliser les fonctions 'Sélectionner' ou 'Atteindre' pour le retrouver),

⇨Valider .

Après sélection du bon de commande, il est possible de regrouper plusieurs lignes du bon de commande sur une seule ligne d’engagement. Le regroupement est nécessaire dans le cas où il y a beaucoup de lignes sur le bon de commande, en effet un liquidation est limitée à 15 lignes maximum.

Dès lors que l’étape de regroupement est effectuée, le système ouvre et pré-remplie la fiche d’engagement.

⇨Compléter et modifier cette fiche si nécessaires :

✓le tiers n’est pas modifiable,

✓toutes les autres données peuvent être modifiées,

✓il est possible de supprimer une ligne d’engagement (exemple d’une rupture de stock),

✓il est possible d'ajouter une ligne d’engagement (pour un produit acheté sur place au dernier moment).

Les modifications effectuées sur l’engagement ne sont pas reportées sur le bon de commande.

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer , les contrôles habituels sont effectués :

➢toutes les données obligatoires doivent êtres saisies,

➢une alerte est donnée en cas de dépassement de disponible.

Remarques :

➢Le numéro d’engagement est noté dans l’historique des bons de commande,

➢Le numéro de bon de commande est noté dans l’historique des engagements.

Le circuit de validation est le même que pour un engagement normal :

1.envoi chez l’ordonnateur,

2.phase de validation par l’ordonnateur :

•un engagement ‘valide’ entraîne la validation du bon correspondant,

•un engagement ‘refusé’ entraîne le refus du bon correspondant.

Après la sélection du bon de commande à engager, il est possible de :

✓regrouper plusieurs lignes du bon de commande sur une seule ligne d’engagement,

✓dégrouper une ligne précédemment regroupée sur plusieurs lignes.

Regrouper plusieurs lignes d'un bon de commande

Dégrouper plusieurs lignes d'un bon de commande

⇨Cliquer sur pour dupliquer un engagement,

⇨Sélectionner l'engagement à dupliquer dans la liste qui apparaît :

⇨Cliquer sur pour dupliquer l'engagement sélectionné,

Le système vous demande de confirmer la duplication :

⇨Valider par .

Remarques :

➢Cette liste présente les engagements de l'exercice en cours. Les engagements d'extourne et les engagements au statut 'en préparation' en sont exclus.

➢Vous ne pouvez dupliquer qu'un seul engagement à la fois.

➢Le numéro de bon n'est pas dupliqué.

➢Les ventilations du budget de gestion sont aussi dupliquées.

Le contrôle des disponibles n'est pas réalisé à cet instant. Lors de problème de disponible, le contrôle est fait dans l'application ordonnateur.

La modification des données d’un engagement est possible tant qu’il n’a pas été validé ou refusé par l'ordonnateur. Si l'engagement a été transmis, l'ordonnateur peut faire une demande de modification.

⇨Sélectionner l'engagement à modifier,

⇨Cliquer sur pour le modifier,

⇨Modifier les critères :

✓la zone Tiers est grisée, le tiers ne peut être modifié : vous devez supprimer l'engagement et le refaire si le tiers est erroné.

✓toutes les autres données peuvent être modifiées.

⇨Enregistrer les modifications.

Seuls les engagements au statut 'En préparation par le centre' et 'Modif. demandée par CO' peuvent être supprimés.

Supprimer provoque l'effacement définitif dans la base de données de la (des) ligne(s) sélectionnée(s).

⇨Sélectionner l'engagement à supprimer,

⇨Cliquer sur pour supprimer l'engagement sélectionné,

Le système vous demande de confirmer la suppression :

⇨Valider par .

Il existe deux éditions spécifiques aux engagements en cours :

•la liste des engagements en cours,

•le récapitulatif par compte des engagements en cours.

⇨Cliquer sur pour l'imprimer,

⇨Sélectionner l'édition voulue dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

•Aperçu pour visualiser à l'écran l'édition,

•Imprimante pour lancer l'édition,

•Fichier pour enregistrer le résultat sous forme de Fichier, exploitable par d'autres outils bureautiques, comme Excel par exemple.

⇨Valider par .

⇨Sélectionner l'engagement(s) à transmettre à l'ordonnateur,

⇨Cliquer sur pour les transmettre à l'ordonnateur.

L'ordonnateur pourra alors mettre en attente, refuser, demander la modification ou valider l'(les) engagement(s).