Rubrique de saisie d'une fiche Tiers

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Rubrique de saisie d'une fiche Tiers

La fiche d'un tiers comporte 4 onglets :

•un pour les données administratives,

•un pour les références de règlement,

•deux autres pour le rattachement du tiers à d'autres tiers de la base (tiers de règlement associés et tiers de prestation associés)

 

Astuce Cliquer sur les différentes zones de l'image pour avoir la description

Cliquer sur les différentes zones pour avoir le détail

 

moinsOnglet Fiche principale

 

 

x_FT_Identite

 

Importation Coccinelle : fonction mise en place pour importer les tiers de coccinelle fiche par fiche. Les données du tiers Coccinelle sont ramenées dans Cocwinelle et vous pouvez les contrôler et les modifier.

 

Identité :

•Tiers n° : il est attribué automatiquement par l'application

✓Si le tiers est importé de Coccinelle ou créé sous Cocwinelle, ce numéro commence par 6.

✓Si le tiers est importé de Libellule, ce numéro commence par 3 s'il est un élève, 5 s'il est un responsable légal.

•Qualité : Une liste pré-définie vous est proposée btn_liste (M., Mme, Mlle, M.Mme, Sté ets, S.A., SARL).

Vous pouvez cependant faire une saisie libre (5 caractères maximum),

•Nom-raison sociale : saisie obligatoire correspondant au nom et/ou à la raison sociale du tiers (35 caractères maximum),

•Prénom : saisir le prénom du tiers (35 caractères maximum).

 

 

x_FT_Coordonnees

•Adresse : Saisie libre sur 3 lignes de 35 caractères maximum,

•Code postal : saisie obligatoire 9 caractères maximum,

Astuce Vous pouvez effectuer une recherche i_rech qui tiendra compte de votre saisie, par exemple :

si vous saisissez le code postal spécifique d'une ville, le champ ville sera automatiquement alimenté. Si vous ne saisissez que les premiers chiffres, une liste vous sera alors proposée.

•Ville : saisie obligatoire sur 35 caractères maximum,

•Pays : Par défaut la zone est alimentée par le pays 'FRANCE'. La saisie peut être modifiée à partir des données de la table des Pays,

Astuce Vous pouvez effectuer une recherche i_rech qui tiendra compte de votre saisie : si vous ne saisissez que les premières lettres, une liste vous est alors proposée.

•Tél : 5 (indicatif) + 15 caractères maximum,

•Fax : 15 caractères maximum,

•E-mail : Saisie libre sur 50 caractères maximum.

 

 

x_FT_Fonctions

 

Elles sont détaillées dans la rubrique 'Les fonctions d'un tiers'.

•Tiers de facturation : cette fonction est cochée par défaut. Vous devez alors indiquer si le tiers de facturation est Fournisseur et/ou Client.

remarque S'il est fournisseur :

✓La zone Contrôle Fournisseur apparaît et la case Contrôle facture même montant est cochée par défaut.

Astuce Vous pouvez la décocher.

✓La fonction tiers de règlement sera également automatiquement cochée. Si ce tiers n'est pas le tiers de règlement, décochez cette case et associez lui un tiers d'affacturage préalablement créé.

saisiePour cela, allez dans l'onglet : Tiers de Règlement associés.

•Tiers de prestation : à la création d'un tiers, cette fonction est cochée automatiquement et le tiers de prestation est le tiers lui-même.

Si vous décochez cette case, vous devez alors lui associer un tiers de prestation préalablement créé.

saisiePour cela, allez dans l'onglet : Tiers de Prestation associés.

•Tiers de règlement : si cette fonction est cochée, vous devez alors saisir ou activer une référence bancaire.

saisiePour cela, allez dans l'onglet : Références de Règlement.

•Tiers de Cession Interne : si cette option est cochée, les pièces saisies avec ce tiers seront passées automatiquement en cession interne à l'établissement.

 

 

x_FT_Utilisation

•Actif : à la création d'un tiers, cette fonction est cochée automatiquement. Vous pouvez Désactiver le tiers en décochant cette case.

•Réservé super utilisateur Ordo : Case inactive dans le module centre. Vous devez cocher cette case lors de la création du tiers ordonnateur.

 

 

x_FT_ControlesFournisseur

•Contrôle facture même montant : si cette case est cochée, le système vous alertera, en saisie de liquidation, s'il détecte le même numéro de facture et le même montant TTC pour le même tiers.

 

 

x_FT_ReferencesExternes

•Num Siret : numéro Siret du tiers,

•Réf chez tiers : référence de l'EPL chez le tiers fournisseur,

•Référence : indique l'origine du tiers : COC (Cocwinelle), LIB (Libellule), ACO (Coccinelle dos), IMP (Importation Facture de recette)

 

moinsOnglet Références de règlement

saisieLa saisie d'une nouvelle référence de règlement se fait par l'option ajouter i_ajouter. Plusieurs références peuvent être saisies pour un même tiers.

 

x_tiers_refregl

 

explication Description :

•Mode de règlement : le mode de règlement est obligatoire, c'est lui qui conditionne la saisie du BIC.

Vous devez sélectionner btn_liste un mode de règlement parmi la liste fournie par le CNERTA, cette liste est non modifiable par l'utilisateur.

•BIC1 : à saisir sur 8 ou 11 caractères sauf pour les modes G Autres-Euro et 9 Autres-Franc.

•IBAN2 : à saisir sur 15 caractères minimum et 34 maximum sauf pour les modes G Autres-Euro et 9 Autres-Franc.

•Nom banque :  à saisir sur 35 caractères maximum. Il est mis à jour automatiquement à 'Divers' pour les modes G Autres-Euro et 9 Autres-Franc.

•Bureau : à saisir sur 35 caractères maximum sauf pour les modes G Autres-Euro et 9 Autre-Franc

•Actif :  Mis à actif par défaut. Si cette case est cochée, cette référence de règlement pourra être utilisée lors de vos saisies.

sgn_important Dès que cette case est décochée, la ligne s'inscrit en italique et cette référence bancaire désactivée ne peut plus être utilisée (elle ne vous sera plus proposée lors de l'utilisation du tiers).

•Défaut :  La référence de règlement définie par défaut sera affichée automatiquement lors de la création de vos liquidations mais vous pourrez également en choisir une autre parmi les références que vous aurez saisies ici.

•Pays :   La zone est initialisée à 'FRANCE'. Choisir parmi la liste proposée (Touche F9) si le mode sélectionné est D Etranger-euro et 4 Etranger-Franc.

•Type SEPA : zone renseignée automatiquement (exemple : France, Zone Euro, Autre)

•Rib correspondant : Rib calculé en fonction de l'IBAN saisi.

•Informations : information concernant la provenance de la référence bancaire

✓issue de la conversion BIC/IBAN : mention 'Clé de contrôle fausse', ' Exclus de la conversion', 'Référence convertie', 'Banque non trouvé dans le référentiel'

✓saisie après conversion BIC/IBAN : mention 'Référence saisie'

•Traçabilité : Utilisateur qui a créé, Date de création, Utilisateur qui a modifié, Date de modification

 

attention La suppression d'une référence de règlement n'est possible que si celle-ci n'a pas été utilisée dans une pièce comptable.

 

remarque L'Agent Comptable peut ajouter une nouvelle référence de règlement pour un tiers, en particulier dans le cas de virements refusés par la banque.

 

 

sgn_important Lors de l'enregistrement, le système réalise des contrôles :

➢Le format du code BIC doit respecter le format prédéfini 1.

➢Si le mode est A, B, C, E, F, 1, 2, 3, 5 ou 6, le système vérifie que le code pays du BIC est bien égal à FR, NC, PF, GP, MQ, GF, RE, PM et YT soit France, Nouvelle Calédonie, Polynésie Française, Guadeloupe, Martinique, Guyane, Réunion, Saint pierre et Miquelin et Mayotte.

➢Si le mode est D ou 4 le système vérifie que le code pays du BIC n’est pas FR, NC, PF, GP, MQ, GF , RE, PM et YT.

 

 

saisiePour supprimer une référence de règlement, vous devez positionner le signe i_main_selection sur la référence de règlement à supprimer et cliquer sur i_supp.

 

attention La suppression d'une référence de règlement n'est possible que si celle-ci n'a pas été utilisée dans une pièce comptable.

Lorsque la suppression est impossible, le système permet de désactiver cette référence de règlement en décochant la case "Actif".

 

moinsOnglet Tiers de Règlement associés

saisieLa saisie d'un nouveau tiers de règlement se fait par l'option ajouter i_ajouter.

 

 

x_tiers_regasso

⇨Saisir ou sélectionner un tiers :

 

x_tiers_regasso2

 

 

remarqueRemarques :

➢Vous pouvez associer plusieurs tiers de règlement,

➢Le tiers de règlement défini par défaut sera affiché automatiquement lors de la création de vos liquidations. Vous pouvez également en choisir un autre parmi les tiers que vous aurez saisies ici.

➢Vous pouvez désactiver un tiers de règlement. Il ne sera plus associé au tiers.

➢La suppression d'un tiers de règlement associés n'est possible que si aucune pièce ne s'y réfère.

 

moinsOnglet Tiers de Prestation associés

saisieLa saisie d'un nouveau tiers de prestation se fait par l'option ajouter i_ajouter.

 

 

x_tiers_prestasso

⇨Saisir ou sélectionner un tiers.

 

 

remarqueRemarques :

➢Le tiers de prestation défini par défaut sera affiché automatiquement lors de la création de vos liquidations mais vous pouvez également en choisir un autre parmi les tiers que vous aurez saisies ici.

➢Vous pouvez désactiver un tiers de prestation. Il ne sera plus associé au tiers.

➢Vous pouvez associer plusieurs tiers de prestation (ex : tiers responsable légale de plusieurs élèves prestataires).