La saisie d'un nouveau tiers se fait par l'option ajouter et ses caractéristiques sont à renseigner.

Suivant la fonction que vous donnez au tiers, vous aurez à saisir d'autres informations :

•Les références de règlement,

•Le tiers de règlement associé,

•Le tiers de prestation associé.

Lors de la création d'un tiers et de son enregistrement, des messages d'erreurs ou d'avertissements peuvent s'afficher :

Si l'avertissement 'D'autres tiers ont le même nom' apparaît, vérifiez que vous ne dupliquez pas un tiers :

⇨Si votre recherche par nom ou code ne fait apparaître aucun tiers, demandez à votre agent comptable si ce n'est pas un tiers réservé AC.

La modification d'un tiers se fait par l'option Propriétés et ses caractéristiques sont à renseigner.

Remarques :

➢S'il s'agit d'un tiers créé sur Cocwinelle, tous les champs peuvent être modifiés à l'exception de l'identité du tiers (nom, prénom, qualité, numéro). Si vous changez sa fonction, vous pouvez être amené à corriger les autres onglets de la fiche (ajout d'une référence bancaire ou d'un tiers de règlement).

➢S'il s'agit d'un tiers importé de libellule, vous ne pouvez modifier, dans la fiche principale, que sa fonction de tiers de prestation ou ses références externes (numéro SIRET et référence chez le tiers).

Les corrections (nom, adresse... ) sont à apporter sous Libellule. Vous pouvez également ajouter une référence de règlement.

⇨Sélectionner le tiers à désactiver,

⇨cliquer sur pour le modifier,

⇨décocher la case 'Tiers Actif' ,

⇨Enregistrer les modifications.

Remarques :

➢Dès que cette case est décochée, vous ne pourrez plus appeler ce tiers lors de vos saisies.

➢Dans la liste des tiers, celui-ci paraîtra en mauve et en italique. Cela permet de garder la traçabilité des données (exemple : tiers ordonnateur).

La suppression d'un tiers n'est possible que si aucune pièce ne s'y réfère.

Supprimer provoque l'effacement définitif dans la base de données de la (des) ligne(s) sélectionnée(s).

⇨Sélectionner l'engagement à supprimer,

⇨Cliquer sur pour supprimer le tiers sélectionné,

Le système vous demande de confirmer la suppression :

⇨Valider par .

La consultation de la liste des tiers ayant des doublons potentiels se fait par l'option Recherche des doublons et les critères de recherche sont à renseigner.

Remarques : La recherche est faite sur les tiers actif non réservés agent comptable.

Trois critères de recherche sont proposés :

•Nom et prénom : Cocwinelle recherche pour chaque tiers non identifié comme doublon les tiers ayant exactement les mêmes nom et prénom.

•Nom et adresse similaire + code postal identique : Cocwinelle recherche pour chaque tiers non identifié comme doublon les tiers ayant :

-un nom différent,

-un code postal identique,

-un mot d’au moins quatre caractères identique dans le nom,

-un mot d’au moins quatre caractères identique dans l’adresse 1,

•Siret identique : le système recherche pour chaque tiers non identifié comme doublon les tiers ayant exactement le même siret.

Pour valider votre sélection, cliquez sur , une fenêtre affiche la progression du traitement. La recherche pour le critère sélectionné est terminée lorsque le drapeau passe en vert , la liste des doublons potentiels s'affiche :

La deuxième colonne permet d’identifier les tiers suivant trois catégories :

•Rouge : tiers qui ne sont rattachés à aucune pièce (Mandat/Titre) en tant que tiers de facturation ou tiers de prestation;

•Orange : tiers qui n’ont pas été rattachés à une pièce (Mandat/Titre) en tant que tiers de facturation ou tiers de prestation sur les trois derniers exercices.

•Gris : Tiers utilisé en tant que tiers de facturation ou tiers de prestation depuis les trois derniers exercice.

Vous pouvez alors visualiser et éditer la Liste des tiers avec doublon.