Importer depuis OGAPI

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Importer depuis OGAPI

 

Ce chapitre vous indique comment importer les pensions et les bourses provenant d'OGAPI.

 

Depuis l'exercice 2022, la gestion des bourses et des pensions fait intervenir OGAPI et Cocwinelle.

 

attention Ce menu est accessible si l'interface Libellule est inactive (Cocwinelle Ordonnateur, Administrateur général, Administration i_admin Interface i_budgdm Désactiver i_desactier_tiers)

 

Génération du fichier depuis OGAPI

 

OGAPI va générer un fichier d'export par lot de facture.

 

Contenu du fichier xml d'OGAPI

 

Il contiendra les données nécessaires à l’alimentation des écritures comptables dans COCWINELLE :

•Données établissement

•Données tiers (tiers de facturation et tiers de prestation) :

oEtat civil,

oRéférence bancaire,

oAdresse,

•Données comptables :

oLot

oFacture(s)

oDétail de(s) ligne(s) de facture

 

sgn_Important Le fichier généré doit être déposé sur un lecteur du poste local accessible depuis Cocwinelle ou sur le lecteur partagé DATA(X:) du serveur de traitement hébergeant Cocwinelle.

 

Importation des données dans Cocwinelle

 

Le module d’import est accessible pour les utilisateurs appartenant au groupe ‘CC-Accès à toutes les données’.6

 

L’import des données de facturation est fait sur le centre et l’exercice de connexion de l'utilisateur.

sgn_Important Les données importées sont visibles par tous les centres tant que le lot correspondant n’est pas importé sur un des centres.

 

Procédure d'importation dans Cocwinelle

 

Sélectionner le module Utilitaires i_uti du menu Fichier, puis Utilitaires, Import données de facturation i_import_donnees_facturation  :

 

•Cliquer sur Importer un fichier XML i_import_xml du menu édition,

•Cocwinelle affiche la fenêtre de sélection des fichiers XLM :

e_PB_import_lot

 

info Le répertoire Data(X:) est sélectionné par défaut et le type de fichier à rechercher est défini sur XML.

 

•Sélectionner le fichier à importer,

•Cliquer sur Ouvrir pour lancer l'importation ou Annuler pour arrêter l'importation.

 

Contrôle des données

 

Cocwinelle contrôle la validité des données avant l'importation du fichier :

 

•Le format de fichier doit être conforme à celui attendu par Cocwinelle,

•Le lot ne peut être importé que s’il n’a pas déjà été pris en charge dans Cocwinelle,

•Vérification qu'il existe un tiers de facturation et un tiers de règlement associés à une facture,

•Vérification qu'il existe un tiers de prestation associé à une ligne de facture,

•Contrôle sur le taux de TVA :

oLe taux de TVA et le montant de TVA doivent être à 0 si l'option de TVA est à Non,

oLe taux de TVA  doit être supérieur à 0 si l'option de TVA est à Oui,

oLe montant de TVA de la ligne doit être égal au montant HT de la ligne * taux TVA / 100 si l'option de TVA est à Oui,

•Contrôle sur le montant TTC d'une ligne de facture (montant HT + montant TVA = montant TTC),

•Une ligne de dépense doit avoir un montant (HT / TVA / TTC) négatif ou égal à 0,

•Une ligne de recette doit avoir un montant (HT / TVA / TTC) positif ou égal à 0,

•Le montant HT de la facture doit être égal à la somme des montants HT de ses lignes,

•Le montant TTC de la facture doit être égal à la somme des montants TTC de ses lignes,

•Une référence bancaire incomplète n'est pas importée,

•Le code pays du BIC doit être cohérent avec le mode de règlement, sinon la référence bancaire n'est pas importée,

•L'IBAN doit être correct, sinon la référence bancaire n'est pas importée,

•Le compte budgétaire doit être présent pour chaque article.

 

Résultat du contrôle de données

 

A la fin du contrôle des données, Cocwinelle affiche la liste des anomalies détectées. Vous pouvez afficher / imprimer la liste des anomalies.

Si au moins une anomalie bloquante est détectée, l’import est arrêté.

Si aucune anomalie bloquante n’est détectée ou uniquement des anomalies non bloquantes, vous pouvez poursuivre l’import ou l’arrêter.

 

 

Importation du lot et génération des pièces comptables

 

Sélectionner le module Utilitaires i_uti du menu Fichier, puis Utilitaires, Pensions et bourses i_pensionetbourses_ogapi :

•La liste des lots de factures importés d'OGAPI i_import_donnees_facturation apparait,

•Le lot est au statut "en attente d'importation" par défaut,

•La procédure est identique à Libellule, sélectionner le type d'importation :

oImportation de type collectif et individuel i_modif_of : permet d’importer les Pensions et les Bourses avec compensation entre la Pension et la Bourse ou

oImportation de type individuel i_dupliquer : permet d’importer les Pensions et les Bourses sans compensation entre la Pension et la Bourse.

 

info Vous pouvez aussi Changer le type d'importation en cours i_enga_degage et/ou Refuser le lot i_refus. Le refus entraîne le rejet du lot, il devra être refait dans OGAPI.

 

•Cliquer sur Suivant pour poursuivre la procédure d'importation,

•Cliquer sur Correspondance BG pour saisir le budget de gestion si nécessaire,

•Cliquer sur Générer les liquidations du lot,

•Les liquidations sont transmises à l'ordonnateur, le lot passe au statut "Transmis en comptabilité".

 

Les éditions

 

Que le lot soit en cours d'importation ou transmis en comptabilité, vous pouvez éditer i_imprime :

 

x_ed_importlot

 

Les tiers

 

Lors de l'importation d'un lot en provenance d'OGAPI, Cocwinelle crée ou met à jour les tiers OGAPI présents dans la base de données Cocwinelle (plage 200000 pour les apprenants / 400000 pour les responsables). Si une nouvelle référence bancaire est importée pour un tiers déjà existant, Cocwinelle ajoute cette référence bancaire comme référence bancaire par défaut.

L'agent comptable sera alerté par le processus de contrôle de la référence bancaire lors de la prise en charge de la pièce.