Chap. 12 - Importation des pensions et des bourses

Après avoir choisi l'importation de type individuel, le système affiche l'écran suivant :

x_importation_lot_sansCompensation

Avant de pouvoir générer les liquidations à partir des données saisies dans Libellule, l'utilisateur doit :

⇨Vérifier l'ensemble des lignes présentes sur les onglets Pensions et Bourses,

Utiliser les boutons et pour changer d'onglet et réaliser les contrôles.

⇨Modifier et/ou corriger certaines données :

1.Pour chacun des onglets (Pensions et Bourses), l'utilisateur a la possibilité de modifier les critères suivants :

✓l'Objet Facture,

✓le Compte (touche F9),

✓l'OF (),

✓le Code OF,

✓la Référence bancaire IBAN (touche F9, onglet Bourse uniquement),

✓l'Objet Ligne,

✓la Date de saisie.

2.Le système vérifie l'ensemble des lignes importées de libellule et vous signale par des les erreurs détectées. Elles sont détaillées dans les colonnes 'Erreurs sur les données' et 'Erreurs sur les tiers' (uniquement pour l'onglet Bourses).

Type d'erreur

Solution

Exemple

comptes non ouvert au budget

- changer ce compte par un des comptes déjà ouvert au budget (F9)

ou

- demander à l'ordonnateur d'ouvrir le compte au budget (via une DM, une DM allégée ou l'ouverture d'un compte à zéro)

Onglet Pensions : Compte 6574 pour les régularisations de bourse

Onglet Bourses : Compte 7096 pour les remboursement de pension

Absence de référence bancaire

(onglet bourse uniquement)

Saisir les références bancaires dans la fiche du tiers puis faire une mise à jour des références bancaires en importation de lot.

remboursement fait à un élève non boursier

La vérification et la correction des Pensions et des Bourses par élève est incontournable avant d’accéder à la génération des liquidations.

⇨Cliquer un dernière fois sur le bouton à partir de l'onglet Bourses,

⇨Etablir la correspondance du budget de gestion si le budget de gestion est obligatoire ou facultatif,

⇨Générer les liquidations par le bouton et valider par .

Un message vous précise que les liquidations ont été correctement créées et transmises à l'ordonnateur.

Lors de la génération des liquidations du lot, les liquidations sont créées et numérotées :

➢autant de liquidations de recettes que de pensions par responsable et n° facture,

➢autant de liquidations de dépenses que de bourses par responsable et n° facture.

➢une liquidation contient le détail des articles saisis par compte budgétaire.

Les liquidations générées sont directement transmises à l’ordonnateur et le statut du lot passe à ‘Transmis en comptabilité’.

Ce type d’importation permet de ne verser ou percevoir que la différence entre la Pension et la Bourse d’un élève : compensation des montants (exemple). Ainsi après un traitement, il ne reste dans les listes dites ‘Compensées’ que la bourse ou la pension d’un responsable.

Après avoir choisi l'importation de type individuel et collectif, le système affiche l'écran suivant :

x_importation_lot_AvecCompensation

Avant de pouvoir générer les liquidations à partir des données saisies dans Libellule, l'utilisateur doit :

⇨Vérifier l'ensemble des lignes présentes sur les onglets Pensions et Bourses,

Utiliser les boutons et pour changer d'onglet et réaliser les contrôles.

⇨Modifier et/ou corriger certaines données :

1.Pour chacun des onglets (Pensions et Bourses), l'utilisateur a la possibilité de modifier les critères suivants :

✓l'Objet Facture,

✓le Compte (touche F9),

✓l'OF (),

✓le Code OF,

✓la Référence bancaire IBAN (touche F9, onglet Bourse uniquement),

✓l'Objet Ligne,

✓la Date de saisie.

2.Le système vérifie l'ensemble des lignes importées de libellule et vous signale par des les erreurs détectées. Elles sont détaillées dans les colonnes 'Erreurs sur les données' et 'Erreurs sur les tiers' (uniquement pour l'onglet Bourses).

Type d'erreur

Solution

Exemple

comptes non ouvert au budget

- changer ce compte par un des comptes déjà ouvert au budget (F9)

ou

- demander à l'ordonnateur d'ouvrir le compte au budget (via une DM, une DM allégée ou l'ouverture d'un compte à zéro)

Onglet Pensions : Compte 6574 pour les régularisations de bourse

Onglet Bourses : Compte 7096 pour les remboursement de pension

Absence de référence bancaire

(onglet bourse uniquement)

Saisir les références bancaires dans la fiche du tiers puis faire une mise à jour des références bancaires en importation de lot.

remboursement fait à un élève non boursier

La vérification et la correction des Pensions et des Bourses par élève est incontournable avant d’accéder à la génération des liquidations. En effet une anomalie (exemple : compte non ouvert au budget), ne permet pas de lancer la compensation des données.

⇨Cliquer sur le bouton à partir de l'onglet Bourses pour lancer la compensation des Pensions puis des Bourses et préparer les liquidations du titre et du mandat collectif,

⇨Etablir la correspondance du budget de gestion si le budget de gestion est obligatoire ou facultatif,

⇨Générer les liquidations par le bouton et valider par .

Un message vous précise que les liquidations ont été correctement créées et transmises à l'ordonnateur.

Lors de la génération des liquidations du lot, les liquidations sont créées et numérotées :

➢autant de liquidations de recettes que de Pensions dites compensées, par responsable et n° de facture,

➢autant de liquidations de dépenses que de bourses dites compensées, par responsable et n° de facture,

➢une liquidation de recettes pour le titre collectif avec son détail par compte,

➢une liquidation de dépenses pour le mandat collectif avec son détail par compte.

Les liquidations générées sont directement transmises à l’ordonnateur et le statut du lot passe à ‘Transmis en comptabilité’.

Pour comprendre comment sont alimentés les différents onglets lors de l'importation, il convient de connaître les caractéristiques des articles de Libellule qui peuvent être utilisés pour la facturation :

Type	Type	Description	Onglet de rattachement
Pension	Recette	Article concernant la facturation de pensions ou Article concernant les régularisations de bourses (Remboursement de bourse)	Pensions
Bourse	Dépense	Article concernant le versement des bourses	Bourses
Article à Facturer Divers	Recette	Article concernant la facturation de prestations diverses (Photocopie, Voyage...)	Pensions
Remboursement	Dépense	Article concernant les remboursements faits aux élèves	Bourses
Remise D'ordre	Déduction de recette	Article venant diminuer l'article de type Pension ou Article à Facturer Divers auquel il est rattaché (AR : Article de Référence).	Si < AR : diminue son montant sur l'onglet Pensions Si > AR : ajout d'un article 'Déductions Diverses' sur l'onglet Bourses au compte 6574, ce compte doit être modifié.
Remise de Principe	Déduction de recette	Doit obligatoirement être envoyé vers Cocwinelle avec un article de type pension et/ou Article à Facturer Divers. Il vient en déduction des articles de type Pension (P) quand il y en a.	Si < P : diminue son montant sur l'onglet Pensions Si > P ou P inexistant : ajout d'un article 'Déductions Diverses' sur l'onglet Bourses au compte 6574, ce compte doit être modifié.

•Classe : initialisé avec le code et le libellé de la division Libellule,

•Tiers Facturé Responsable : Nom et prénom du responsable coché Destinataire Facture sur l'onglet 'responsables et adresse' de la fiche élève de Libellule.

Les articles à facturer peuvent être répartis sur plusieurs responsables,

•N° Facture : numéro de facture repris sur la liquidation. Ce numéro apparaît sur les factures éditées depuis Libellule et permet le suivi de chaque pièce,

•Total TTC (par resp.) : Montant total des articles à facturer en recette,

•Objet Facture : initialisé par la classe de l'élève et le libellé du lot Libellule, modifiable par l'utilisateur,

•Date Facture : initialisé par la date de mise à disposition du lot dans Cocwinelle,

•Compte : compte budgétaire renseigné sur l'article Libellule, modifiable par l'utilisateur,

Le compte doit obligatoirement être ouvert au budget en Recette,

•OF : initialisé à 1 (Budget), modifiable par l'utilisateur (OF disponible : 4 Autres Ressources Suivies),

•Code OF : saisie obligatoire (F9). Cette case est active si l'OF est égale à 4 - ARS,

•Tiers prestation Elève : Nom et prénom de l'élève (tiers de prestation),

•Objet ligne : initialisé par le libellé cours de l'article libellule, modifiable par l'utilisateur,

•Montant Ligne HT : montant Facturé dans libellule,

•Montant Ligne TTC : initialisé par le montant Ligne HT,

•Montant Ligne TVA : initialisé à ,00,

•Montant Ligne Imputé : initialisé par le montant Ligne HT,

•Erreur sur les données : description des erreurs signalées pas un en début de ligne,

Exemple : Compte non ouvert au budget

•Date Saisie : initialisé à la date d'importation du lot, modifiable par l'utilisateur,

•Soumis à tva : initialisé à 'TVA Non Récupérable',

•Taux TVA : initialisé à ,00,

•Montant Total HT : initialisé par le Total TTC (par resp.)

•Code Statut :

✓TR : En cours d'importation,

✓VC : Transmis en comptabilité,

✓RE : Lot refusé.

•Classe : initialisé avec le code et le libellé de la division Libellule,

•Tiers Facturé Responsable : Nom et prénom du responsable coché Destinataire Bourse sur l'onglet 'responsables et adresse' de la fiche élève de Libellule.

Les bourses peuvent être réparties sur plusieurs responsables,

•N° Facture : numéro de facture repris sur la liquidation. Ce numéro apparaît sur les factures éditées depuis Libellule et permet le suivi de chaque pièce,

•Total TTC (par resp.) : Montant total des articles à facturer en dépense,

•Objet Facture : initialisé par la classe de l'élève et le libellé du lot Libellule, modifiable par l'utilisateur,

•Date Facture : initialisé par la date de mise à disposition du lot dans Cocwinelle,

•Compte : compte budgétaire renseigné sur l'article Libellule, modifiable par l'utilisateur,

✓Le compte doit obligatoirement être ouvert au budget en Dépense,

✓Les Articles 'Déductions diverses' sont automatiquement associés au compte 6574, l'utilisateur doit le remplacer par le véritable compte budgétaire impacté par ces déductions.

•OF : initialisé à 1 (Budget), modifiable par l'utilisateur (OF disponible : 4 Autres Ressources Suivies),

•Code OF : saisie obligatoire (F9). Cette case est active si l'OF est égale à 4 - ARS,

•Références bancaires IBAN : Référence bancaire du Tiers Facturé Responsable.

Si ce tiers à plusieurs références bancaires sur sa fiche, il est possible de modifier la référence bancaire proposée (F9 sur la zone),

•Tiers prestation Elève : Nom et prénom de l'élève (tiers de prestation),

•Objet ligne : initialisé par le libellé cours de l'article libellule, modifiable par l'utilisateur,

•Montant Ligne HT : montant Facturé dans libellule,

•Montant Ligne TTC : initialisé par le montant Ligne HT,

•Montant Ligne TVA : initialisé à ,00,

•Montant Ligne Imputé : initialisé par le montant Ligne HT,

•Erreur sur les données : description des erreurs signalées pas un en début de ligne,

Exemple : Compte non ouvert au budget

•Erreurs sur les tiers : description des erreurs signalées par un en début de ligne concernant les tiers

Exemple : Absence de Référence bancaire

•Date Saisie : initialisé à la date d'importation du lot, modifiable par l'utilisateur,

•Soumis à tva : initialisé à 'TVA Non Récupérable',

•Taux TVA : initialisé à ,00,

•Montant Total HT : initialisé par le Total TTC (par resp.)

•Code Statut :

✓TR : En cours d'importation,

✓VC : Transmis en comptabilité,

✓RE : Lot refusé,

•Références bancaires RIB : Rib correspondant à l'IBAN sélectionné.

Que le lot soit en cours d'importation ou transmis en comptabilité, vous pouvez éditer les documents liés à l'importation des lots.

Il existe six éditions spécifiques à l'importation d'un lot :

•la Liste des pièces à liquider : liste de toutes les liquidations de dépense et recette avant compensation

•la Liste des pièces à liquider (avec Compensation) : liste des liquidations de dépense et recette après compensation et détail des liquidations pour les pièces collectives

•les Pensions et Bourses (avec Compensation) : tableau récapitulatif des lignes à facturer après compensation (Recettes (Individuel / Collectif), Dépenses (Individuel / Collectif), Montant à recevoir ou à payer),

•les Pensions et Bourses par élève : tableau récapitulatif des lignes à facturer sans compensation (Montant TTC Recette / Dépense, Montant à recevoir ou à payer)

•le Récapitulatif par compte : Totaux Recettes et Dépenses par compte

•le Récapitulatif par compte (avec Compensation) : Totaux des Recettes (Individuel / Collectif), Dépenses (Individuel / Collectif) par compte

⇨Cliquer sur pour l'imprimer,

⇨Sélectionner l'édition voulue dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

x_ed_importlot

•Aperçu pour visualiser à l'écran l'édition,

•Imprimante pour lancer l'édition,

•Fichier pour enregistrer le résultat sous forme de Fichier, exploitable par d'autres outils bureautiques, comme Excel par exemple.

⇨Valider par .

L’importation des Tiers est transparente pour l’utilisateur, elle s’effectue en même temps que le traitement des Pensions et des Bourses (il n’y a pas de procédure particulière pour l’importation des Tiers).

Si les tiers ‘Elève’ et ‘Responsable’ n’existent pas, ils seront créés automatiquement dans Cocwinelle.

Les tiers importés dans Cocwinelle conservent la numérotation attribuée au moment de leur création dans Libellule, ainsi :

➢un tiers Elève a un numéro commençant à 300 000,

➢un tiers Responsable a un numéro commençant par 500 000.

N.B. : les tiers créés à partir de Cocwinelle commencent à 600 000

La référence bancaire d'un Tiers est automatiquement récupérée lorsqu'un article facturé alimente l'onglet 'Bourses'.

Si la référence bancaire n'a pas été saisie dans Libellule et que la zone est vide, il est possible, avant l’intégration du lot, d'ajouter une référence bancaire sur la fiche du tiers dans Cocwinelle et d'intégrer cette référence bancaire lors de l'importation du lot.

La référence bancaire cochée 'référence bancaire' par défaut est automatiquement reportée dans la fiche du tiers correspondant dans Libellule.

Comment mettre à jour les références bancaires lors de l'importation ?

•Affectation par lot : un bouton sur l'onglet des bourses permet de remettre à jour ces références bancaires.

Les références bancaires affichées sur l'onglet Bourses sont toutes remplacées par celles indiquées par défaut sur le fiche des Responsables.

(les modes G - Autres-Euro et 9 - Autres-Franc ne sont pas pris en compte)

•Affectation ligne par ligne : si les références bancaires que vous venez d'ajouter ne sont pas mises à jour automatiquement :

⇨sélectionner la référence bancaire à modifier,

⇨appuyer sur la touche F9,

⇨sélectionner la référence bancaire souhaitée,

⇨appuyer sur la touche ok.

Cette option n'est accessible que si le budget de gestion est obligatoire ou facultatif.

Pour établir la correspondance entre le budget de gestion et les liquidations lors de l'importation d'un lot :

⇨Cliquer sur ,

L'écran suivant s'affiche :

PetB_Correspondance BG

Pour chaque type de pièces (Titres et Mandats individuels, Titres et Mandats collectifs), les codes du Budget de Gestion doivent être ventilés par Compte / Article / Origine de financement.

⇨Sélectionner la cellule à saisir ou modifier (CR ou Destination), puis F9 pour choisir les codes de Budget de Gestion existants dans la nomenclature.

Remarques :

➢D'une importation à l'autre, Cocwinelle mémorise les codes de budget de gestion déjà ventilés, en fonction des comptes, des articles et des origines de financement utilisés dans le lot importé.

➢Ces ventilations sont modifiables tant que les liquidations ne sont pas générées.

➢Si vous générez les liquidations sans faire la correspondance avec le budget de gestion, le message suivant apparaît

petb_correspondance bg_erreur validation

➢Si vous souhaitez ne pas suivre les pensions et les bourses avec le budget de gestion, vous devez l'indiquer dans le tableau des correspondances en utilisant le code "Non Suivi" en budget de gestion. Ce code n'apparaît que si le budget de gestion est facultatif.

Importation d'un lot

Importation d'un lot