Quand le remboursement peut être groupé sur un avis aux familles avec une pension supérieure à ce remboursement, on rentre dans le cadre habituel des remises d’ordre.
Par contre si le remboursement ne peut pas se déduire d’une ligne de pension, on sort du cadre de la remise d’ordre et on doit pratiquer différemment.
Ce remboursement pourrait se faire par réduction de titre dans Cocwinelle, mais l’usage de la compensation risque de conduire à devoir récupérer une partie de ce remboursement en faisant une réduction de titre sur le titre collectif, accompagné d’un reversement de mandat sur le mandat collectif.
Ce procédé est complexe et ces opérations ne peuvent être remontées à la facturation Libellule.
Il a donc été décidé, avec l’accord de l’Inspection, de traduire ce remboursement par une dépense aboutissant à un mandat.
Pour un meilleur suivi, il est conseillé, pour ces cas exceptionnels, de faire un lot spécifique par remboursement.
Les différentes étapes dans Libellule
⇨Un article de facturation de type "Remboursement" ou de type "bourse", appelé par exemple « REMBPENS » doit être créé et associé au compte 7096 : Rabais, remises ristournes sur les services.
⇨Le remboursement de pension est saisi comme une ligne de facture sur l’article de remboursement de pensions, avec le montant voulu en négatif.
L'article de type "Remboursement" vous permettra de faire apparaître sur l'avis aux familles, des articles au montant négatif qui ne soient pas de type bourses et donc pour lesquels il n'est pas nécessaire de définir un destinataire de bourse pour qu'il figure dans la facturation d'un élève et qui ne soient pas non plus des remises associées à un article facturé.
Les différentes étapes dans Cocwinelle
⇨L'importation du lot suit le procédé habituel sur le centre.
Le compte 7096 concerné par le remboursement doit être ouverts à zéro, en fonctionnement/charges (ce compte est désormais mixte dans la nomenclature et peut donc fonctionner en dépenses).
⇨La ligne de remboursement de bourses apparaît dans l’onglet des bourses
⇨La procédure de compensation habituelle s’applique.
Interprétation comptable du compte 7096 :
Il s’agit du fonctionnement normal des RRR (Remises, rabais, ristournes)
Si le compte 7096 a été ouvert à zéro, ou n’a pas de crédit suffisant, les différentes étapes de validation signaleront un dépassement du disponible au chapitre 70 en dépenses. Il faudra donc que les différents acteurs (centre, ordonnateur, agent comptable) outrepassent les messages signalant ce dépassement.
Ces "dépenses" au 7096 venant en réduction du chapitre 70 et non en augmentation de la classe 6, il n'y a pas de difficultés particulières à accepter le dépassement.