C'est le cas, par exemple, d'un élève démissionnaire qui doit rembourser la partie de la bourse correspondant à la période où il n'est plus présent dans l'établissement.
Ce remboursement peut être fait par reversement de mandat dans Cocwinelle, mais l’usage de la compensation conduit au reversement de mandat sur le mandat collectif, accompagné d’une réduction de titre sur le titre collectif.
Ce procédé est complexe et ces opérations ne peuvent être remontées à la facturation Libellule.
Il a donc été décidé, avec l’accord de l’Inspection, de traduire ce remboursement par une recette aboutissant à un titre.
Pour un meilleur suivi, il est conseillé, pour ces cas exceptionnels, de faire un lot spécifique par remboursement.
Les différentes étapes dans Libellule
⇨Créer un article de facturation de type "Pension", appelé par exemple : "REMBBOURS" et l'associer au compte :
➢6571 : Bourses accordées par l'établissement
➢6574 : Bourses accordées par l'état
➢6577 : Aide sociale en faveur des élèves.
Si plusieurs comptes sont concernés, il faut créer un article différent pour chaque compte.
⇨Lors de la préparation des lignes, le remboursement de bourses est saisi comme une ligne de facture sur l'article de remboursement de bourses, avec le montant voulu en positif.
Dans Libellule, n'oubliez pas de supprimer la ligne de bourses (bourses, ou prime d'internat...) qui apparaît avec un montant positif en préparation des lignes de facture.
Les différentes étapes dans Cocwinelle
⇨L'importation du lot suit le procédé habituel sur le centre.
Les comptes concernés par le remboursement doivent être ouverts à zéro, en fonctionnement/produits (ces comptes sont désormais mixtes dans la nomenclature et peuvent être utilisés en recettes).
⇨La ligne de remboursement de bourses apparaît dans l’onglet des pensions
⇨La procédure de compensation habituelle s’applique.
Interprétation comptable en prenant le 6574 comme exemple :
Habituellement, ce compte fonctionne en débit.
Pour ce remboursement il fonctionne en crédit.
Le solde (débiteur) du 6574 correspond donc aux bourses versées moins les remboursements.