Présentation du module Facturation

Ce module permet à l’établissement (UAI élémentaire) d’établir les avis aux familles ; Avis des sommes à payer (ou factures) pour les pensions et avis des sommes à recevoir pour les bourses.

On trouvera dans ce module les fonctionnalités permettant la gestion des articles à facturer, celles permettant la constitution et l’édition des factures, ainsi qu’une option permettant de préparer les informations à transmettre à la comptabilité. (écritures comptables relatives à la facturation et informations sur les tiers à facturer).

Chaque UAI élémentaire à la maîtrise de son paramétrage, de la gestion de ses articles et de sa facturation.

Une passerelle avec l'application comptable permet d'une part la comptabilisation automatisée de la facturation et des avis des sommes à payer concernant les bourses et d'autre part la mise à jour des données administratives des tiers dans Cocwinelle depuis Libellule.

Voir aussi : FAQ Facturation

Les différentes fonctionnalités à mettre en œuvre successivement pour établir la facture sont regroupées dans ce même module et différenciées par les icônes suivants :

établissement public :

établissement privé

(avec interface comptable)

(sans interface comptable)

Établissements publics

Le paramétrage de l'établissement Gestion / Paramétrage local / Paramétrage Établissement

Permet un paramétrage (non obligatoire) spécifique à l'établissement concernant : les coordonnées comptables du destinataire du règlement, les coordonnées du service à contacter en cas de réclamation, la structure de la référence de la facture, l'édition ou non des factures sur des papiers à en-tête, dénomination usuelle de l'établissement les références bancaires de l'établissement.

La saisie des articles Gestion / Paramétrage local / Saisie articles

Il est possible de saisir des articles aux types (Pension, Bourse, Remise..) et aux caractéristiques (montant unitaire, modifiable ou non sur facture, associé ou non à un autre article) différents.

La gestion des lots Gestion / Gestion des lots

Les factures sont traitées par lot. Les lots prennent naissance ici (dits en préparation), leur état variera en fonction de l'avancée de la facturation.

La préparation des lignes à facturer Gestion / Préparation des lignes à facturer

On associe ici, pour chaque lot de facture, les articles à facturer aux élèves concernés.

La génération des pré-factures Gestion / Génération des factures

Crée les factures provisoires (pré-factures) pour vérification.

L'interface vers la comptabilité Gestion / ITF Cocwinelle

Génère l'interface nécessaire pour l'intégration vers la comptabilité (Cocwinelle) ainsi que l'interface des tiers.

Édition des factures Gestion / Édition des factures

Permet d'éditer les factures une fois la prise en charge effectuée dans Cocwinelle.

L'annulation des lots Gestion / Annulation de lots

Permet d'annuler les lots.

La consultation des factures Gestion / Consultation des factures

Permet de consulter les factures éditées et de les ré-éditer (duplicata).

La liste multi critères des lignes de factures Gestion / Liste multi-critères des lignes de factures

Permet de consulter les lignes de factures des lots.

La liste des autorisations de prélèvement Gestion / Gestion des autorisations de prélèvement

Permet de générer les autorisations de prélèvement par tiers et de les transmettre à la comptabilité

Saisie par lot des montants Gestion / Saisie par lot des montants pour les autorisations de prélèvement

Permet de saisir par lot les montants de bourses, pensions et déductions

Établissements privés

Le paramétrage de l'établissement Gestion / Paramétrage local / Paramétrage Établissement

Permet un paramétrage (non obligatoire) spécifique à l'établissement concernant : les coordonnées comptables du destinataire du règlement, les coordonnées du service à contacter en cas de réclamation, le préfixe du compte de tiers, la structure de la référence de la facture, l'édition ou non des factures sur des papiers à en-tête, dénomination usuelle de l'établissement, la mise en place des prélèvements automatiques, les références bancaires de l'établissement, l'utilisation des échéanciers.

La saisie des articles Gestion / Paramétrage local / Saisie articles

Le paramétrage des comptes de Tiers Gestion / Paramétrage local / Paramétrage Compte Tiers

Il définit pour chaque type d'apprenant, le préfixe qui servira à construire le numéro de compte tiers correspondant dans la comptabilité, ainsi que le compte de tiers collectif à imputer. (compte 411)

Les dates d'échéances Gestion / Suivi des dates d'échéances sur l'année

Permet de définir pour l'année scolaire les dates d'échéances qui seront utilisées pour la constitution des échéanciers

La gestion des lots Gestion / Gestion des lots

Les factures sont traitées par lot. Les lots prennent naissance ici (dits en préparation), leur état variera en fonction de l'avancée de la facturation.

La préparation des lignes à facturer Gestion / Préparation des lignes à facturer

On associe ici, pour chaque lot de facture, les articles à facturer aux élèves concernés.

La reprise des soldes précédents Gestion / Reprise des soldes précédents

La génération des pré-factures Gestion / Génération des factures

Crée les factures provisoires (pré-factures) pour vérification.

L'interface vers la comptabilité Gestion / ITF comptabilité ou

Génère l'interface nécessaire pour l'intégration vers la comptabilité ainsi que l'interface des tiers.

Édition des factures Gestion / Édition des factures

Permet d'éditer les factures une fois la prise en charge effectuée

L'annulation des lots Gestion / Annulation de lots

Permet d'annuler les lots

La consultation des factures Gestion / Consultation des factures

Permet de consulter les factures éditées et de les ré-éditer (duplicata)

La liste multi critères des lignes de factures Gestion / Liste multi-critères des lignes de factures

Permet de consulter les lignes de factures des lots

Gestion des échéanciers Gestion / Gestion des échéanciers

Les prélèvement automatique Gestion / Prélèvement automatique