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Fichier, Facturation

Gestion, Gestion des autorisations de prélèvement

 

Cette étape est obligatoire. Elle consiste à générer les autorisations par tiers. A l'ouverture de la liste, Libellule propose une Recherche sur le serveur, si vous cliquez sur 'Exécuter', toutes les autorisations s'affichent. Ce traitement peut être long.

 

Vous pouvez aussi réduire la recherche sur un seul tiers pour limiter la liste d'autorisations à afficher.

 

Libellule affiche la liste de tous les tiers destinataires de factures pour au moins un élève du site élémentaire sur lequel vous êtes connecté pour l'année scolaire de connexion, ainsi que le BIC / IBAN renseigné dans la fiche élève (si l’élève est destinataire de la facture) ou dans la fiche responsable (si le responsable est destinataire de la facture).

 

Avant d’enregistrer le fichier des autorisations, il faut être sur d’avoir renseigné tous les BIC / IBAN dans la fiche du destinataire de la facture. Sinon les BIC / IBAN ne seront pas repris automatiquement dans la liste des autorisations de prélèvements. Vous devrez alors les ressaisir dans la liste des autorisations.

 

 

Données à saisir dans la partie haute de l'écran

 

⇨Les coordonnées bancaires qui correspondent aux prélèvements à effectuer : elles s'initialisent au premier enregistrement de la liste avec les coordonnées bancaires déjà saisies sur la fiche responsable si elles existent mais peuvent être modifiées (dans le cas où les bourses ne sont pas versées sur le même compte).

⇨Le fait que l'autorisation ait été signée ou non : ne doit être passée à OUI qu'au regard du document signé par le tiers.

 

Données à saisir dans la partie basse de l'écran

 

⇨Le montant de Pension annuel par élève : il s'agit d'un montant estimé en début d'année qui servira de base au calcul des échéances de prélèvement. En cas d'évolution en cours d'année scolaire, les ajustements pourront être faits.

⇨Le montant de Bourses annuel par élève : il s'agit du montant auquel l'élève pourra prétendre au regard des barèmes et des conditions qu'il remplit.
Il est possible de chercher directement dans le dossier de bourses, le montant estimé en positionnant le curseur sur la ligne qui correspond à l'élève puis en cliquant sur l'icone des bourses qui se trouve dans la barre d'icone ou clic droit 'Rechercher le montant de bourses'.
Ce montant viendra en déduction du montant de pension pour estimer le montant des échéances.

⇨Le montant de Déductions annuel par élève : il s'agit d'un montant estimé en début d'année qui viendra également en déduction du montant de pension pour estimer le montant des échéances. On peut mentionner ici un montant de pension à déduire pour les élèves qui partent en stage en cours d'année par exemple.

 

Mise à disposition de Cocwinelle des autorisations de prélèvements

Fichier, Facturation

Gestion, Gestion des autorisations de prélèvement

Édition, Mise à disposition de Cocwinelle

 

Lorsque le curseur est positionné dans la partie haute de l'écran, une option de menu est disponible pour mettre les autorisations de prélèvements valides à disposition de Cocwinelle : Menu Édition / Mise à disposition de Cocwinelle

 

Le choix de cette option provoque la mise à disposition de Cocwinelle de toutes les autorisations de prélèvements signées (Colonne Signée O/N = OUI) et pour lesquelles toutes les informations sont correctement renseignées. (présence obligatoire des coordonnées bancaires)

 

Les montants envoyés à Cocwinelle sont les montants pension, bourses et déductions cumulés pour tous les élèves dont le tiers est destinataire de la facture.

 

Une fois l'envoi réalisé, Libellule vous indique le nombre d'autorisations de prélèvements envoyées à Cocwinelle.

 

La prise en charge chez l'agent comptable

 

Dans Cocwinelle Agent Comptable, les autorisations de prélèvements en provenance de Libellule pourront être intégrées.

 

L'agent comptable va les vérifier, plusieurs options s'offrent à lui :

⇨l'autorisation ne présente pas d'anomalie, l'agent comptable peut l'intégrer et créer l'échéancier, dans Libellule l'autorisation passe en vert, seul le BIC, l'IBAN ou les montants peuvent être modifiés.

⇨l'autorisation présente une anomalie, l'agent comptable peut la refuser, dans Libellule l'autorisation passe en rouge, il faudra la dupliquer afin d'effectuer les modifications nécessaires.

 

L'agent comptable peut supprimer une demande de modification sur une autorisation de prélèvement envoyée par Libellule si celle ci est erronée.

 

Si vous renvoyez une autorisation de prélèvement alors que l'agent comptable à résilié ou clôturé l'échéancier, l'autorisation pourra être supprimée dans Cocwinelle.

 

Les manipulations possibles

 

⇨Légende des couleurs sur la liste des autorisations de prélèvements,

⇨Dupliquer une autorisation de prélèvement,

⇨Modifier une autorisation de prélèvement,

⇨Comment faire si l'élève change de banque ou de BIC / IBAN ?