<< Click to Display Table of Contents >> Navigation :  Chap. 12 - Module Facturation > Etablissement public > Gestion des autorisations de prélèvements (avec Cocwinelle)

Fichier, Facturation

Gestion, Gestion des autorisations de prélèvement ou

Gestion, Saisie par lot des montants pour les autorisations de prélèvement

 

L'objectif consiste à générer depuis Libellule des autorisations de prélèvements par tiers destinataire de facture, puis à transmettre ces autorisations à Cocwinelle pour que les services comptables puissent percevoir les montants des pensions par prélèvements automatiques.

 

Dans Libellule (depuis site élémentaire)

⇨Déterminer les tiers ayant donné leur autorisation de prélèvement (format papier) sur laquelle seront notifiées les coordonnées bancaires du tiers.

⇨Les montants à prélever sont les montants estimés de pensions desquels sont déduits les montants estimés de déduction ainsi que les montants de bourses auxquelles l'élève peut prétendre.

⇨La saisie des montants doit se faire par élève. Cependant, Cocwinelle reçoit des montants cumulés (pour tous les élèves qui lui sont rattachés) par tiers facturé.

 

Pour faciliter la saisie, Libellule propose deux modes de saisie :

✓un mode de saisie par tiers facturé et pour chaque tiers, par élève ,

✓et un mode de saisie en liste par élève . (permettant d'attribuer des montants de pension en fonction des régimes, de récupérer les montants de dossiers de bourses etc...)

 

Les étapes à respecter sont les suivantes :

 

Initialiser les autorisations de prélèvements

 

Cette étape est obligatoire. C'est ici que sont générées les autorisations de prélèvement.

 

La saisie des montants par élève est obligatoire et peut être faite dans le même écran tiers par tiers et élève par élève. Dans la partie basse, on affiche les élèves rattachés au responsable qui a donné son autorisation.

 

Cependant ce mode de saisie peut s'avérer long et fastidieux. C'est pourquoi Libellule propose une saisie en mode liste, plus rapide à mettre en œuvre.

 

Saisie par lot des montants pour les autorisations de prélèvements

 

Cette option permet de saisir les montants de pension, bourses ou déductions par élève en mode liste.

 

Mise à disposition de Cocwinelle des autorisations de prélèvements

 

La mise à disposition s'effectue depuis la liste des autorisations de prélèvement.

 

Pour qu'une autorisation de prélèvement puisse être mise à disposition de Cocwinelle il faut qu'elle soit complète :

⇨toutes les rubriques doivent avoir été renseignée

⇨elle doit être signée

⇨les montants par élève doivent être saisis

 

Les montants transmis à Cocwinelle sont des montants cumulés pour tous les élèves rattachés à un tiers, tout site confondu.

 

Dans Cocwinelle :

 

Après mise à disposition depuis Libellule, les autorisations de prélèvement seront prêtes à être intégrées dans Cocwinelle, module Agent Comptable. Aucune transaction n'est faite au niveau Centre ou Ordonnateur.

 

Intégration des autorisations de prélèvements Libellule dans Cocwinelle

 

Elles apparaîtront dans la liste des autorisations de prélèvement Libellule à intégrer, située au niveau du module de recette, partie Autorisations de prélèvement.

 

Dès lors, l'agent comptable pourra les intégrer par un simple clic droit.

 

Le système, en fonction des informations émanant de Libellule, créera une nouvelle autorisation de prélèvement ou modifiera les informations d'une fiche déjà existante.

L'agent comptable aura aussi la possibilité de refuser une autorisation de prélèvement Libellule.

 

A la création de l'échéancier de prélèvement, les montants de Libellule envoyés avec l'autorisation de prélèvement sont proposés pour le calcul du montant de l'échéancier. En cas de modification (montants, BIC, IBAN) c'est à l'utilisateur Cocwinelle de modifier l'échéancier.

 

L'intégration d'une autorisation de prélèvement Libellule évite donc à l'agent comptable de ressaisir les informations de celle-ci et de rechercher les montants à prélever par élève.