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Facturation
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Prélè vement automatique
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Depuis la liste des prélèvements automatiques, et lorsque vous ajoutez un fichier d'ordres de prélèvements, vous obtenez un écran composé de 2 onglets, dont seul le premier onglet est accessible au départ.
Premier onglet : Descriptif
Vous disposez maintenant de quatre possibilités de choix de l’origine des montants à prendre en compte dans le fichier à générer.
1. La fiche élève : (possibilité existante) : Le montant est stocké dans la fiche élève, dans l’onglet Bourses et Pension et la sélection des élèves se fait sur la pé riodicité.
Il convient alors de choisir la périodicité et de saisir la date d'échéance.
2. Les é chéanciers : Il faut choisir la date d’échéance parmi les dates possibles (celles définies spécifiquement pour l’usage des échéanciers)
La sélection des lignes détail s’effectue alors sur la base des échéanciers récapitulatifs à la date d’échéance sélectionnée, pour les tiers dont le mode de règlement est : prélè vement automatique. C'est-à-dire que sont présentés à la sélection, tous les tiers pour lesquels il existe une échéance à honorer à la date choisie. Le montant correspond à la somme du montant de l’ échéance même et du montant cumulé de toutes les échéances passées qui n’auraient pas encore été honorées.
3. Les Factures : Il faut alors spécifier la date d'échéance.
La sélection des lignes détails s’effectue alors sur la base des factures non encore réglées qui ne sont pas à l’origine d’un échéancier et qui s’adressent à des tiers dont le mode de règlement est : prélèvement automatique.
A la constitution du fichier, que ce soit à partir des échéanciers ou des factures, les documents qui sont à l’origine du fichier sont considérés comme réglés. Si le fichier devait être annulé, toutes les factures ou tous les échéanciers qui en sont à l’origine seraient alors à nouveau « à régler ». Si une seule ligne du fichier devait être rejetée, c’est simplement sa facture ou son échéancier qui serait rendu non réglé, et qui serait alors à nouveau disponible pour faire partie d’un autre fichier de prélèvements.
Une échéance ou une facture, ne peut faire partie que d’un seul fichier de prélèvement actif.
4. Les soldes de comptes :
Le choix s’effectue alors parmi les tiers pour lesquels un solde de compte positif dans Libellule (débiteur dans la comptabilité) a été saisi (ou importé) dans Libellule.
Il n’y a par contre aucun contrôle, ni enregistrement du fait qu’un solde fait partie d’un fichier de prélèvement. Cette fonctionnalité n’est disponible que dans le but de faciliter le traitement de la fin d’année et réajustement des comptes familles.
Rappel sur les soldes de comptes dans Libellule :
Le solde précédent doit être renseigné dans Libellule dans le sens dans lequel il doit apparaître sur la facture.
Un solde cré diteur (la famille a payé plus qu’elle ne doit à l’établissement) doit être saisi en négatif. Il ne pourra pas faire partie d’un fichier de prélèvements.
Un solde débiteur (la famille est redevable à l’établissement), doit être saisi en positif. Il pourra faire partie d’un fichier de prélèvements
Indépendamment de l'origine des montants figurant dans le fichier de prélèvements, les autres rubriques conservent leur fonctionnement actuel :
Statut : donne une indication de l'état dans lequel se trouve le fichier d'odres de prélèvements. Il peut avoir les valeurs suivantes :
- En préparation : lors de la saisie et tant que vous n'avez pas lancé le traitement "Edition de contrôle des prélèvements".
- En cours de contrôle : l'édition de contrôle du fichier a été lancé, et il est prêt à être généré.
- Généré : le fichier pour la banque a été généré.
- Annulé : l'ensemble du fichier a été annulé (à cause d'un refus de la banque par exemple)
Périodicité : une liste déroulante vous propose de choisir parmi les périodicités suivantes : Mensuel, Bi-mensuel, Trimestriel, Semestriel
Date d'échéance : date à laquelle vous demandez à la banque de mettre en oeuvre les prélèvements automatiques. (elle est toujours > à la date du jour).
Date création : initialisée automatiquement à la date du jour à laquelle vous ajouter le nouveau fichier.
Date édition contrôle : initialisée automatique lors de la dernière édition de contrô le.
Date génération : initialisée automatiquement à la date de génération du fichier
Annulation :
Date : date que vous saisissez lorsque vous annulez le fichier (après génération)
Commentaire : libellé libre pour vous
Données de l'é tablissement : sont les données qui prendront part dans le fichier adressé à la banque de l'établissement pour procéder aux différents prélèvements. Elles sont modifiables par le menu : Gestion, Paramétrage local, Paramétrage établissement, rubrique Dénomination usuelle de l'établissement et Références bancaires de l'établissement.
Dénomination : (seuls les 24 premiers caractères sont utilisés pour le fichier à envoyer à la banque)
Numéro national émetteur : (composé de 6 chiffres)
RIB :
Nom de la banque :
Une fois les informations obligatoires renseignées, vous avez accès au 2me onglet.
Deuxième onglet : Détails écran
Sous forme de liste, apparaîtront, les noms des élèves et titulaire du compte sur lequel vous demandez le prélèvement automatique, ainsi que les informations nécessaires à la consitution du fichier de prélèvement à envoyer à la banque.
Deux formes de recherche avec sélection multiple vous sont proposées :
- recherche des élèves présents dans l'établissement : bouton de recherche 
(possibilité de définir des critères)
- recherche d'anciens élèves : Edition, Sélection d'anciens élèves.
Le bouton de recherche vous permet d'accéder à la liste des élèves présents dans l'établissement, pour lesquels vous avez enregistré un prélèvement automatique, et une périodicité qui correspond à celle que vous avez sélectionné sur le 1er onglet. Les montants saisis sur les fiches élèves, apparaitront automatiquement, avec la possibilité cependant de les modifier pour le fichier d'ordre de pré lèvement sur lequel vous êtres en train de travailler.
Dans cette fenêtre de sélection, les lignes apparaissant en italique signalent qu'il manque des informations pour ces individus : RIB, compte famille... Vous ne pourrez pas les sélectionner, il faut compléter les fiches élèves et/ou responsables avant de pouvoir les sélectionner.
Par le menu Edition, Sélection d'anciens élèves , vous pouvez rechercher des élèves partis de l'établissement, et pour lesquels vous souhaitez réaliser un prélèvement automatique. Les informations Nom Prénom du titulaire du compte, montant du prélèvement, RIB du titulaire du compte sont modifiables ici, puisque vous ne pouvez pas aller sur les fiches concernées, pour éventuellement corriger les données.
En bas de l'écran, le nombre de lignes que contient ce fichier d'ordres de prélèvements s'affiche, ainsi que le montant total. La ligne total ne prend pas en compte les éventuelles lignes annulées.
Remarques :
Les anciens élèves sont reconnaissables par le carré bleu en tête de ligne, ainsi que par la colonne "Présents ds l'année ?" = non
Le compte de tiers qui apparaît correspond :
- au compte de l'élève, si vous avez coché la case "Le compte comptable est celui de l'élève o/n ?" dans le paramétrage par défaut (Gestion, Paramétrage local, Paramétrage é tablissement, Prélèvements automatiques : paramétrage par défaut.)
- au compte du responsable, si vous n'avez pas coché cette case.
Réaliser un prélèvement automatique. Les informations Nom Prénom du titulaire du compte, montant du prélèvement, RIB du titulaire du compte sont modifiables ici, puisque vous ne pouvez pas aller sur les fiches concernées, pour éventuellement corriger les données.
En bas de l'écran, le nombre de lignes que contient ce fichier d'ordres de prélèvements s'affiche, ainsi que le montant total. La ligne total ne prend pas en compte les éventuelles lignes annulées.
Remarques :
Les anciens élèves sont reconnaissables par le carré bleu en tête de ligne, ainsi que par la colonne "Présents ds l'année ?" = non
Le compte de tiers qui apparaît correspond :
- au compte de l'élève, si vous avez coché la case "Le compte comptable est celui de l'élève o/n ?" dans le paramétrage par défaut (Gestion, Paramétrage local, Paramétrage établissement, Prélèvements automatiques : paramétrage par défaut.)
- au compte du responsable, si vous n'avez pas coché cette case.