L'accès en modification aux formulaires apprenants nécessite d'être connecté à une UAI élémentaire sur une année scolaire non clôturée.
Le formulaire est accessible depuis le menu Gestion des apprenants, Les apprenants avec le rôle Gestion Inscriptions :
⇨Soit en ajoutant un nouveau formulaire créer l'inscription d'un élève ou d'un apprenti,
⇨Soit en ouvrant un formulaire existant par un clic sur l'icône 
ou sur le nom de l'apprenant 
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Celui-ci réunit les informations concernant l'apprenant et son inscription, il comporte 7 onglets.
Conditions d'accès en modification aux onglets Apprenant, Responsables, Adresses et Coordonnées bancaires
⇨L'inscription est validée et non clôturée et la date du jour est antérieure à la date de fin d’année scolaire,
⇨L’inscription est clôturée et la date du jour est antérieure à la date de sortie de l’établissement ou de sortie de formation,
⇨L'inscription n'est pas validée et l'année scolaire de l'inscription débute dans moins de 55 jours,
⇨L'inscription n'est pas validée et l’apprenant n’a pas d’autre inscription validée pour l’année scolaire en cours à la date du jour.
Cet onglet contient l'état civil, l'identification et la situation de l'apprenant.
⇨État-civil : Fregata permet la sélection d'une commune de naissance parmi les communes existantes l'année de naissance. Si les données d'identification (nom d'usage, prénom, nom de naissance, prénoms, sexe, date, commune et pays de naissance) sont saisies, vous pouvez demander un numéro INA pour cet apprenant avec le bouton ⇨Identification : •INA : S'il est connu, il faut que la case "vérifié CNI" ne soit pas cochée pour modifier les données servant à l’identification de l’apprenant. •INE : il s'agit des anciens numéros d'identification. •INE/RNIE : les nouveaux numéros INE se terminent par deux lettres. Ils ne sont pas saisissables et s'alimentent automatiquement dans Fregata. •Identifiant dans le logiciel établissement : il correspond au numéro identifiant l'apprenant dans le logiciel de gestion des élèves utilisés au sein de l'établissement. •Identifiant SIECLE-BEE : ce numéro s'alimente lors du processus pour le LSU des apprenants de quatrième et de troisième grâce à l'importation du fichier de SIECLE-BEE dans Fregata. |
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Cet onglet liste les différents responsables de l'apprenant.
Actions possibles ⇨Attacher un responsable déjà existant à l'apprenant : Fregata ouvre alors une fenêtre de recherche de responsables. Sélectionnez le responsable et validez votre choix avec le bouton Il est possible d'affecter un responsable d'une autre UAI à un apprenant. ⇨Créer un nouveau responsable, À l'onglet Adresses et modes de contact du responsable, les numéros de téléphone comportant un indicatif (pour les pays étrangers et certains Dom Com) doivent être saisis avec un espace après l'indicatif. Exemple de numéro suisse : +41 99 999 99 99 ou +41 999999999, Exemple de numéro de Polynésie : +689 99 99 99 99 ou +689 99999999 ⇨Indiquer l'apprenant comme étant responsable de lui-même, ⇨Détacher un responsable de l'apprenant par le bouton
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pour revenir en arrière sans enregistrer,
Il n'est pas possible de modifier le formulaire d'un responsable par cette entrée, vous devez aller sur le menu
Onglet Adresses et mode de contact
Actions possibles ⇨Créer une nouvelle adresse à l'aide du bouton Ajouter ⇨Partager une adresse déjà utilisée par un responsable. La saisie des adresses doit respecter des règles précises. Elles sont détaillées dans un autre paragraphe.
⇨Modes de contact Les numéros de téléphone comportant un indicatif (pour les pays étrangers et certains Dom Com) doivent être saisis avec un espace après l'indicatif. Exemple de numéro suisse : +41 99 999 99 99 ou +41 999999999, Exemple de numéro de Polynésie : +689 99 99 99 99 ou +689 99999999 |
Cet onglet contient l'inscription fonctionnelle et administrative. ⇨Inscription administrative : Cette zone n'est affichée que pour les élèves, il n'y a pas de section administrative pour les apprentis. •La section administrative correspond à une section ouverte dans un établissement pour une année scolaire. Sa saisie renseigne automatiquement la section (zone "Inscription") qui ne peut plus être modifiée directement. Le cas échant, le support de formation est également renseigné automatiquement, •Les rubriques sont saisissables si l'UAI de connexion est l'UAI administrative de l'inscription, •La section administrative n'est pas saisissable pour les inscriptions hors enseignement agricole, •L'inscription hors MAA peut être cochée si l'UAI de connexion est l'UAI administrative de l'inscription. ⇨Inscription : Vous pouvez : •La section indique sur quelle année d'une formation est inscrit l'élève, par exemple "Bac Techno 1/2 STAV", •La division correspond à l'ensemble des apprenants physiquement présents devant les enseignants, les divisions sont propres à chaque établissement, •Préciser la date et le motif de sortie, •Indiquer une date de fin de formation sans date de sortie, dans la cas où un apprenant change de formation ou de statut au sein de l'UAI pendant l'année scolaire. Cela permet de créer une nouvelle inscription pour l'apprenant sans créer de doublon, •Différencier l'UAI opérationnelle qui correspond à l'établissement dans lequel l'élève suit sa formation. Cette possibilité est utilisée pour les pré-apprentis qui doivent ici indiquer leur CFA. ⇨Langues vivantes : vous pouvez actualiser ⇨Disciplines : vous pouvez actualiser |
la liste des langues vivantes pour la section de référence dans la cas d'une liste incomplète suite à un import de l'inscription,
Onglet Antériorité scolaire et cursus
Si l'apprenant n'était pas scolarisé l'année précédente (N-1), la zone Établissement et formation précédents doit être renseignée, et dans la zone Établissement et formation N-1, la mention "Scolarisé N-1" doit être décochée. ⇨Diplôme obtenu le plus élevé : vous devez saisir l'année d'obtention pour rechercher ⇨Établissement et formation précédents et N-1 : •Établissement et formation précédent : vous devez sélectionner une année scolaire avant de saisir toute autre donnée, •Si l'établissement français ou étranger n'est pas répertorié, vous pouvez valider l'inscription de l'élève sans saisir le nom de l'établissement. Cependant, vous devrez compléter les informations de l'établissement avant la remontée officielle, •Si l'apprenant n'avait pas le statut Élève antérieurement, modifiez le statut apprenant de l'année antérieure, par exemple en mettant Étudiant à un apprenant venant d'une licence :
⇨Cursus connu dans l'enseignement agricole : liste des inscriptions validées, connues de Fregata. |
Cet onglet présente le ou les examens associés à la section et au support de formation de l'inscription. Il est automatiquement alimenté par Fregata lors du choix de la section (et du support de formation) ou de la section administrative. Si l'examen affiché n'est pas correct, cliquez sur le bouton "Recalculer les examens". L'examen peut donner lieu, ou non, à une pré-inscription.
Dans le cas d’une pré-inscription, les rubriques saisissables sont : ⇨Ne pas pré-inscrire : la pré-inscription ne sera pas envoyée à Indexa2 ⇨Année d’obtention et diplôme donnant droit à dispense
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Précisez les coordonnées bancaires de l'apprenant s'il est responsable de lui-même.
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