Calendrier - Gestion des événements pédagogiques

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Calendrier - Gestion des événements pédagogiques

 

acces Le module de gestion de l’activité pédagogique Calendrier permet aux organisateurs de :

•Planifier leurs événements afin d’organiser les différents travaux,

•S’assurer de la disponibilité des ressources ainsi que d’avoir la validation du directeur de l’exploitation ou de l’atelier technologique,

•Avoir une base de données fiable concernant l’activité pédagogique afin de pouvoir exploiter les données à différents niveaux (local, régional, national).

 

ampoule Tout utilisateur possédant des droits sur GALEXIA et sur le module de gestion de l’activité pédagogique a accès à ce menu et à cette fonctionnalité.

 

 

saisie L’accès à la gestion des événements pédagogiques se fait via la barre verticale gauche en passant par l’icône Calendrier puis les fonctionnalités sont disponibles via des menus horizontaux :

 

Clic pour agrandir

 

Le calendrier permet :

•de visionner les événements pédagogiques,

•d’accéder aux événements pédagogiques en cliquant sur l’événement en question.

 

Les événements ont différents statuts correspondant à différents code couleur.

 

saisie Fonctionnalités du calendrier, statuts et détails d'un événement

 

moins        Fonctionnalités du calendrier

 

Le calendrier propose via un bandeau horizontal plusieurs fonctionnalités qui permettent de :

•Choisir d'afficher le calendrier par événements pédagogiques ou par ressources,

•Naviguer dans le calendrier,

•Choisir différents modes d’affichages.

 

i_bandeau_calendrier

 

moins        Choisir l'affichage par événements pédagogiques ou ressources

 

i_evenement_calendrier

Affichage des événements pédagogiques et possibilité de les créer et les gérer (créer, consulter, modifier, valider, supprimer, dupliquer).

i_calendrier_ressources

puis choix du support pédagogique ou de la ressource

Affichage des réservations pour les événements validés en fonction de la ressource sélectionnée :

i_calendrier_choix_ressources

 

 

moins        Naviguer dans le calendrier

 

i_label_calendrier

Le label permet d’afficher la période en fonction des différents modes (mois, semaine, jour).

i_fleche_calendrier_prededent i_fleche_calendrier_suivant

Les flèches directionnelles permettent de naviguer dans le calendrier en fonction du type d’affichage sélectionné (de mois en mois, de semaine en semaine, etc).

i_aujourdhui_calendrier

Le bouton Aujourd'hui permet d’afficher directement le jour actuel afin de visionner plus rapidement les événements pédagogiques en cours.

i_modifdate_calendrier

La modification de la date est accessible en saisie ou par le bouton Calendrier.

 

 

moins        Choisir les modes d'affichages

 

i_mois_calendrier

Affichage des événements du mois.

i_semaine_calendrier

Affichage des événements de la semaine.

i_jour_calendrier

Affichage des événements du jour.

 

 

ampouleCe bandeau vous permet également de créer un événement.

 

 

moins        Statut d'un événement

 

Un événement peut avoir plusieurs statuts. Il peut être :

•En préparation : c’est un événement saisi par un utilisateur qui n’a pas été soumis à validation.

•En attente de validation : c’est un événement qui a été soumis à validation et qui est donc en attente de validation du DEA/DAT/DEPL.

•Validé : c’est un événement qui a été validé par le DEA/DAT/DEPL.

 

Un code couleur permet de distinguer plus facilement le statut des événements :

 

Statut

Icône

En préparation

i_eve_grise

En attente de validation

i_eve_orange

Validé

i_eve_verte

 

Le détail des différents statuts

 

Statut

Détail

En préparation

Événement saisi par l’utilisateur mais qui n’a pas été soumis à validation. L’événement est visible uniquement par son créateur.

Le créateur peut décider à tout moment de modifier ou supprimer cet événement. Tous les champs peuvent être modifiés.

L’action possible sur cet événement est la demande de validation (si les informations obligatoires ont été saisies).

En attente de validation

Événement en préparation qui a été soumis à validation.

L’utilisateur qui possède les droits de validation sur cet événement (le DEA ou DAT ou l'enseignant dans le cas où l’événement ne nécessiterait pas une validation du DEA-DAT) est alors averti par notification qu’un événement est en attente de validation.

Dès lors, il peut accéder à l’événement pour le consulter, valider la faisabilité de l’événement ou à contrario notifier le créateur de l’événement que celui-ci n’est pas réalisable dans les conditions requises.

Si la validation est rejetée, le créateur reçoit une notification (à laquelle s’ajoute le motif du rejet) et son événement apparait de nouveau « en préparation ». Il peut alors ajuster l’événement afin de rendre celui-ci réalisable.

Lorsqu’un événement est en attente de validation, il ne peut pas être modifié.

Le créateur peut à tout moment annuler sa demande de validation afin de revenir sur son événement et effectuer des modifications.

Validé

L’événement a été validé par le DEA ou DAT. Cela permet de le rendre visible à l’ensemble des utilisateurs ayant des droits d’accès au module de gestion des données pédagogiques.

Il reste possible de modifier le contenu d'un événement validé.

L’événement peut être supprimé par son créateur auquel cas le DEA/DAT/DEPL sera averti par notification.

Validé et passé

Une fois que la date de réalisation de l’événement est passée, le créateur et le DEA/DAT/DEPL ont toujours la possibilité d’y ajouter des commentaires et de notifier si l’événement en question n’a pas pu se réaliser.

 

 

moins        Les données d'un événement pédagogique

 

donnéesevene

 

Événement pédagogique

 

Créé par : Nom de l'utilisateur qui a créé l'événement (données récupérées lors de l'authentification)

Titre : Champ libre pour définir le libellé de l'événement

Heure : Heure de début et fin de l'événement, cliquer sur i_annule_heure pour réinitialiser l'heure saisie ou par défaut

Début / Fin : Date de début et fin de l'événement, cliquer sur i_saisi_date pour sélectionner une date dans le calendrier

 

Répéter l'événement :
 
Si coché, permet de répéter un événement, en choisissant les jours d'occurence et la date limite à laquelle Galexia arrête de répéter cet événement.
 
occurence
 
Ici par exemple, l'événement sera répété tous les mardis et vendredis jusqu'au 31 octobre 2024.

 

Détails de l'événement

 

Type d'événement : Cliquer sur la liste déroulante i_selection pour afficher les types d'événements

Support pédagogique : Cliquer sur la liste déroulante i_selection pour afficher les différents supports pédagogiques valides créés dans les données de références

Ressources matérielles : Cliquer sur la liste déroulante i_selection pour afficher les différentes ressources matérielles valides créés dans les données de références puis cocher la ou les ressources matérielles souhaitées

Ressources humaines : Cliquer sur la liste déroulante i_selection pour afficher les différentes ressources humaines valides créés dans les données de références puis cocher la ou les ressources humaines souhaitées.
Une ressource humaine peut être affectée à plusieurs événements ayant lieu au même moment.

 

Commentaires : Champ libre permettant d'inscrire des remarques sur l'événement à n'importe quel moment, quelque soit le statut de l'événement et le rôle utilisateur.

 

attention Lorsqu’un support pédagogique ou une ressource humaine est ajoutée, Galexia vérifie si cette ressource n’est pas déjà saisie dans un autre événement validé sur le même créneau horaire (date et heure). Si c’est le cas un message d'avertissement s'affiche.

 

infoGalexia propose uniquement les ressources ayant une date de validité supérieure à la date de fin l’événement.

 

Participants de l'événement

 

Deux solutions sont possibles pour affecter un effectif à l'événement pédagogique :

•Saisir ou indiquer à l'aide des flèches i_fleche_effectifl'effectif dans la zone e_zone_effectif ou

•Cliquer sur le bouton b_ajouter_participants , Galexia vous proposera automatiquement les trois derniers établissements que vous avez utilisé pour créer des événements.
 

derniersétab  
 
Vous pouvez toutefois taper quelques lettres de l'établissement pour en chercher un spécifiquement e_ajouter_structure,

 

Cas des participants de type Enseignement agricole :

•Une fois l'établissement sélectionné, si les participants sont de type EA, choisir la division  l'aide de la liste déroulante i_selection,

•Une fois la division sélectionnée, sélectionner le ou les apprenants :

e_ajouter_apprenants

 

attention Si les participants sont de type EA, la sélection de la classe et d'au moins un élève est obligatoire.

 

ampoule La zone Effectif e_zone_effectif s'incrémente alors automatiquement en fonction du nombre d'apprenants sélectionnés.

 

 

Cas des participants de type Éducation nationale :

 

•Une fois l'établissement sélectionné, si les participants sont de type EN, saisir le code MEF dans la formation EN

e_ajouter_apprenants_EN

 

attention Si les participants sont de type EN, la sélection du code MEF est obligatoire.

 

 

 

saisie La gestion des événements pédagogiques :

 

 

Stop Le rôle de l’utilisateur et son périmètre géographique permettent de définir les actions qu’il peut faire au sein de GALEXIA et en particulier sur le module pédagogique.

 

moins        Consulter un événement

 

accesLa consultation d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier :

 

•Cliquer sur l'événement à consulter,

•Le formulaire de consultation est identique au formulaire de création d’un événement.

 

infoUn événement En préparation n'est accessible que par son créateur.

 

ampoule Il est également possible de consulter un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Créer un événement

 

accesLa création d’un événement se fait uniquement via l’interface calendrier des événements pédagogiques Calendrier de deux façons :

•Cliquer directement dans le calendrier ou

•Cliquer sur l’icône i_creer_calendrier puis

•Remplir les données de la fenêtre de création d'un événement pédagogique :

 

cliquer pour agrandir

 

moins        Les actions possibles

 

Une fois les données renseignées, en fonction de votre rôle, vous pouvez :

•Sauvegarder l'événement i_sauvegarde_eve, l'événement passe au statut En préparation, la couleur de l'événement est grise,

•En tant qu'Enseignant, le bouton demandevalidation est également directement accessible.

•Revenir à la page précédente sans sauvegarder i_croix,

•En cliquant sur le bouton b_autres_actions :

­Demander la validation, Dupliquer, Valider ou Supprimer (Rôle équipe pédagogique),

­Dupliquer, Valider ou supprimer (Rôle DEA/DAT/DEPL).

 

 

moins        Les données obligatoires

 

Stop Données obligatoires pour enregistrer :

•Le titre,

•La date et l'heure de début et fin.

 

infoDonnées obligatoires pour soumettre à la validation :

•Type d'événement,

•Support pédagogique,

•Effectifs (ou participants et effectifs).

 

ampouleToutes les autres données sont facultatives.

 

 

moins        Modifier un événement

 

accesLa modification d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier :

 

•Cliquer sur l'événement,

•Le formulaire de modification s'affiche, il est identique au formulaire de création d’un événement mais les zones non accessibles sont grisées,

•En fonction de votre rôle, vous pouvez :

­Sauvegarder l'événement i_sauvegarde_eve,

­Revenir à la page précédente sans sauvegarder i_croix,

­En cliquant sur le bouton b_autres_actions : Demander la validation, Dupliquer, Valider ou Supprimer (Rôle équipe pédagogique) ou Dupliquer, Valider ou supprimer (Rôle DEA/DAT/DEPL).

 

saisie Il est possible de modifier :

•Toutes les caractéristiques d'un événement,

•La zone Commentaire de tous les événements.

 

ampoule Pour modifier la date d'un événement, un simple cliquer/déplacer avec la souris sur l'événement depuis le calendrier suffit.

 

infoUn événement En préparation n'est accessible que par son créateur.

 

Stop Un événement en attente de validation ou validé peut toujours être modifié.

 

ampoule Il est également possible de consulter un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Demander la validation d'un événement

 

accesLa demande de validation d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier par l'équipe pédagogique, sur le formulaire de l'événement.

 

Lorsque l’utilisateur a finalisé son événement et a renseigné toutes les informations obligatoires à la demande de validation, il peut procéder à une demande de validation :

•Sur l'événement En préparation, cliquer directement sur demandevalidation ou sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_demande_validation,

•Confirmer la demande de validation,

info La demande de validation entraine automatiquement l’enregistrement de l’événement.

•L'événement passe en couleur orange.

 

La demande de validation permet au DEA/DAT/DEPL de donner son accord sur l’événement ainsi que sur les spécificités de celui-ci (date, ressources matérielles, ressources humaines, etc...).

 

ampoule Il est également possible de demander la validation d'un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Annuler la demande de validation d'un événement

 

accesL'annulation de la demande de validation d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier par l'équipe pédagogique, sur le formulaire de l'événement.

 

Si l'équipe pédagogique souhaite modifier un événement qui a déjà été soumis à validation, il peut annuler sa demande :

•Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_annuler_demande_validation,

•Confirmer la demande d'annulation de la validation,

•L'événement passe en couleur grise, toutes les modifications sont à nouveau possible.

 

ampoule Il est également possible d'annuler la demande de validation d'un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Valider un événement

 

accesLa validation d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier par le DEA/DAT/DEPL sur le formulaire des événements nécessitant une validation. La validation permet à l’ensemble des acteurs de visualiser l’événement à partir du calendrier.

 

Un événement nécessite une validation si :

•une des ressources nécessite la validation d’un DEA/DAT/DEPL,

•une ressource humaine est indiquée.

 

ampoule Si un événement ne nécessite pas de validation par le DEA/DAT/DEPL, il peut être directement validé par son créateur.

 

•Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_valider,

•Confirmer la demande de validation,

•L'événement passe en couleur bleue, aucune modification n'est possible.

 

attention Lorsqu’un événement est valide, il réserve alors les ressources pédagogiques et matérielles qu’il utilise. Celles-ci ne seront plus disponibles sur le même créneau de l'événement validé.
Les ressources humaines peuvent être réservées plusieurs fois sur le même créneau horaire.

 

ampoule Il est également possible de valider un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Rejeter un événement

 

accesLe rejet d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier par le DEA/DAT/DEPL, sur le formulaire de l'événement si celui-ci n’est pas réalisable en fonction de ses caractéristiques.

 

•Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_rejeter,

•Saisir le motif du rejet :

e_saisie_rejet

•Confirmer le rejet,

•L'événement retourne au statut En préparation pour modification (couleur grise),

•Le rejet et motif de rejet apparaissent dans la partie Commentaire :

e_saisie_rejet_eve

 

 

ampoule Il est également possible de rejeter un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Supprimer un événement

 

accesLa suppression d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier, à partir du formulaire de modification de l'événement :

 

•Sur l'événement En préparation ou validé, cliquer sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_supprimer,

•Confirmer la suppression,

•L'événement disparait définitivement.

 

info Un événement En préparation peut être uniquement supprimé par son créateur.

Un événement en attente de validation ne peut pas être supprimé.

Un événement validé peut être supprimé uniquement par le DEA/DAT/DEPL ou par son créateur.

 

ampoule Il est également possible de supprimer un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Répéter / Dupliquer un événement

 

Répéter un événement :
 
Lors de la création d'un événement, il est possible de cocher la case "répéter l'événement".
Si cochée, elle permet de répéter un événement, en choisissant les jours d'occurence et la date limite à laquelle Galexia arrête de répéter cet événement.
 
occurence
 
Ici par exemple, l'événement sera répété tous les mardis et vendredis jusqu'au 31 octobre 2024.

 

 

Dupliquer un événement :

 

accesLa duplication d’un événement se fait via l’interface calendrier Calendrier, à partir du formulaire de modification de l'événement :

 

La duplication d’un événement permet, à partir d’un événement déjà existant, de reprendre la totalité de ses caractéristiques pour en créer un nouveau :

 

•Sur l'événement, cliquer sur le bouton b_autres_actions,

•Sélectionner l'option b_dupliquer,

•Toutes les caractéristiques de l'événement sont reprises sauf la date, l'heure et le commentaire,

•Saisir l'heure et la date de début et fin de l'événement, le formulaire est identique au formulaire de création.

 

Une fois les données renseignées, en fonction de votre rôle, vous pouvez :

•Sauvegarder l'événement i_sauvegarde_eve, l'événement passe au statut En préparation, la couleur de l'événement est grise,

•Revenir à la page précédente sans sauvegarder i_croix,

•En cliquant sur le bouton b_autres_actions :

­Demander la validation, Dupliquer, Valider ou Supprimer (Rôle équipe pédagogique),

­Dupliquer, Valider ou supprimer (Rôle DEA/DAT/DEPL).

 

ampoule Il est également possible de dupliquer un événement depuis le tableau de bord.

 

 

moins        Indiquer qu'un événement est réalisé

 

acces L'indication qu’un événement validé s'est réalisé se fait via l’interface calendrier Calendrier, à partir du formulaire de modification de l'événement :

 

•Sur l'événement validé, dont la date est passée et qui s'est réalisé,

•Cocher l'option Événement réalisé :

e_evenement_realise

•Cet événement sera alors repris dans les statistiques.

 

ampoule Il est également possible d'indiquer qu'un événement est réalisé depuis le tableau de bord.

 

 

info Traçabilité : Les informations de traçabilité d’un événement sont enregistrées à chaque changement de statut ou à chaque modification.

Ainsi, lors de la création d’un événement (statut En préparation), l'utilisateur de création ainsi que la date de création sont enregistrés. Il en est de même lors de la modification, de la validation ou encore du rejet.