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Le module de gestion de l’activité pédagogique permet aux organisateurs de :
•Planifier leurs événements afin d’organiser les différents travaux,
•S’assurer de la disponibilité des ressources ainsi que d’avoir la validation du directeur de l’exploitation ou de l’atelier technologique,
•Avoir une base de données fiable concernant l’activité pédagogique afin de pouvoir exploiter les données à différents niveaux (local, régional, national).
Tout utilisateur possédant des droits sur GALEXIA et sur le module de gestion de l’activité pédagogique a accès à ce menu et à cette fonctionnalité.
L’accès à la gestion des événements pédagogiques se fait via la barre verticale gauche en passant par l’icône puis les fonctionnalités sont disponibles via des menus horizontaux :
Le calendrier permet :
•de visionner les événements pédagogiques,
•d’accéder aux événements pédagogiques en cliquant sur l’événement en question.
Les événements ont différents statuts correspondant à différents code couleur.
Fonctionnalités du calendrier, statuts et détails d'un événement
Le calendrier propose via un bandeau horizontal plusieurs fonctionnalités qui permettent de : •Choisir d'afficher le calendrier par événements pédagogiques ou par ressources, •Naviguer dans le calendrier, •Choisir différents modes d’affichages.
Choisir l'affichage par événements pédagogiques ou ressources
Choisir les modes d'affichages
Ce bandeau vous permet également de créer un événement.
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Un événement peut avoir plusieurs statuts. Il peut être : •En préparation : c’est un événement saisi par un utilisateur qui n’a pas été soumis à validation. •En attente de validation : c’est un événement qui a été soumis à validation et qui est donc en attente de validation du DEA/DAT/DEPL. •Validé : c’est un événement qui a été validé par le DEA/DAT/DEPL.
Un code couleur permet de distinguer plus facilement le statut des événements :
Le détail des différents statuts
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Les données d'un événement pédagogique
Événement pédagogique
Créée par : Nom de l'utilisateur qui a créé l'événement (données récupérées lors de l'authentification) Titre : Champ libre pour définir le libellé de l'événement Heure : Heure de début et fin de l'événement, cliquer sur pour réinitialiser l'heure saisie ou par défaut Début / Fin : Date de début et fin de l'événement, cliquer sur pour sélectionner une date dans le calendrier
Détails de l'événement
Type d'événement : Cliquer sur la liste déroulante pour afficher les types d'événements Support pédagogique : Cliquer sur la liste déroulante pour afficher les différents supports pédagogiques valides créés dans les données de références Ressources matérielles : Cliquer sur la liste déroulante pour afficher les différents supports pédagogiques valides créés dans les données de références puis cocher la ou les ressources matérielles souhaitées Ressources humaines : Cliquer sur la liste déroulante pour afficher les différents supports pédagogiques valides créés dans les données de références puis cocher la ou les ressources humaines souhaitées
Commentaires : Champ libre permettant d'inscrire des remarques sur l'événement à n'importe quel moment, quelque soit le statut de l'événement et le rôle utilisateur.
Lorsqu’un support pédagogique ou une ressource humaine est ajoutée, Galexia vérifie si cette ressource n’est pas déjà saisie dans un autre événement validé sur le même créneau horaire (date et heure). Si c’est le cas un message d'avertissement s'affiche.
Galexia propose uniquement les ressources ayant une date de validité supérieure à la date de fin l’événement.
Participants de l'événement
Deux solutions sont possibles pour affecter un effectif à l'événement pédagogique : •Saisir ou indiquer à l'aide des flèches l'effectif dans la zone ou •Cliquer sur le bouton et taper quelques lettres de l'établissement recherché ,
Cas des participants de type Enseignement agricole : •Une fois l'établissement sélectionné, si les participants sont de type EA, choisir la division l'aide de la liste déroulante , •Une fois la division sélectionnée, sélectionner le ou les apprenants :
Si les participants sont de type EA, la sélection de la classe et d'au moins un élève est obligatoire.
La zone Effectif s'incrémente alors automatiquement en fonction du nombre d'apprenants sélectionnés.
Cas des participants de type Éducation nationale :
•Une fois l'établissement sélectionné, si les participants sont de type EN, saisir le code MEF dans la formation EN
Si les participants sont de type EN, la sélection du code MEF est obligatoire.
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La gestion des événements pédagogiques :
Le rôle de l’utilisateur et son périmètre géographique permettent de définir les actions qu’il peut faire au sein de GALEXIA et en particulier sur le module pédagogique.
La consultation d’un événement se fait via l’interface calendrier :
•Cliquer sur l'événement à consulter, •Le formulaire de consultation est identique au formulaire de création d’un événement.
Un événement En préparation n'est accessible que par son créateur.
Il est également possible de consulter un événement depuis le tableau de bord.
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La création d’un événement se fait uniquement via l’interface calendrier des événements pédagogiques de deux façons : •Cliquer directement dans le calendrier ou •Cliquer sur l’icône puis •Remplir les données de la fenêtre de création d'un événement pédagogique :
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La modification d’un événement se fait via l’interface calendrier :
•Cliquer sur l'événement, •Le formulaire de modification s'affiche, il est identique au formulaire de création d’un événement mais les zones non accessibles sont grisées, •En fonction de votre rôle, vous pouvez : Sauvegarder l'événement , Revenir à la page précédente sans sauvegarder , En cliquant sur le bouton : Demander la validation, Dupliquer, Valider ou Supprimer (Rôle équipe pédagogique) ou Dupliquer, Valider ou supprimer (Rôle DEA/DAT/DEPL).
Il est possible de modifier : •Toutes les caractéristiques d'un événement au statut En préparation (avant validation), •La zone Commentaire de tous les événements.
Pour modifier la date d'un événement, un simple cliquer/déplacer avec la souris sur l'événement depuis le calendrier suffit.
Un événement En préparation n'est accessible que par son créateur.
Un événement en attente de validation ou validé ne peut pas être modifié.
Il est également possible de consulter un événement depuis le tableau de bord.
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Demander la validation d'un événement
La demande de validation d’un événement se fait via l’interface calendrier par l'équipe pédagogique, sur le formulaire de l'événement.
Lorsque l’utilisateur a finalisé son événement et a renseigné toutes les informations obligatoires à la demande de validation, il peut procéder à une demande de validation : •Sur l'événement En préparation, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Confirmer la demande de validation, La demande de validation entraine automatiquement l’enregistrement de l’événement. •L'événement passe en couleur orange.
La demande de validation permet au DEA/DAT/DEPL de donner son accord sur l’événement ainsi que sur les spécificités de celui-ci (date, ressources matérielles, ressources humaines, etc...).
Il est également possible de demander la validation d'un événement depuis le tableau de bord.
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Annuler la demande de validation d'un événement
L'annulation de la demande de validation d’un événement se fait via l’interface calendrier par l'équipe pédagogique, sur le formulaire de l'événement.
Si l'équipe pédagogique souhaite modifier un événement qui a déjà été soumis à validation, il peut annuler sa demande : •Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Confirmer la demande d'annulation de la validation, •L'événement passe en couleur grise, toutes les modifications sont à nouveau possible.
Il est également possible d'annuler la demande de validation d'un événement depuis le tableau de bord.
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La validation d’un événement se fait via l’interface calendrier par le DEA/DAT/DEPL sur le formulaire des événements nécessitant une validation. La validation permet à l’ensemble des acteurs de visualiser l’événement à partir du calendrier.
Un événement nécessite une validation si : •une des ressources nécessite la validation d’un DEA/DAT/DEPL, •une ressource humaine est indiquée.
Si un événement ne nécessite pas de validation par le DEA/DAT/DEPL, il peut être directement validé par son créateur.
•Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Confirmer la demande de validation, •L'événement passe en couleur bleue, aucune modification n'est possible.
Lorsqu’un événement est valide, il réserve alors les ressources qu’il utilise. Celles-ci ne seront plus disponible sur le même créneau de l'événement validé.
Il est également possible de valider un événement depuis le tableau de bord.
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Le rejet d’un événement se fait via l’interface calendrier par le DEA/DAT/DEPL, sur le formulaire de l'événement si celui-ci n’est pas réalisable en fonction de ses caractéristiques.
•Sur l'événement En attente de validation, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Saisir le motif du rejet : •Confirmer le rejet, •L'événement retourne au statut En préparation pour modification (couleur grise), •Le rejet et motif de rejet apparaissent dans la partie Commentaire :
Il est également possible de rejeter un événement depuis le tableau de bord.
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La suppression d’un événement se fait via l’interface calendrier , à partir du formulaire de modification de l'événement :
•Sur l'événement En préparation ou validé, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Confirmer la suppression, •L'événement disparait définitivement.
Un événement En préparation peut être uniquement supprimé par son créateur. Un événement en attente de validation ne peut pas être supprimé. Un événement validé peut être supprimé uniquement par le DEA/DAT/DEPL ou par son créateur.
Il est également possible de supprimer un événement depuis le tableau de bord.
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La duplication d’un événement se fait via l’interface calendrier , à partir du formulaire de modification de l'événement :
La duplication d’un événement permet, à partir d’un événement déjà existant, de reprendre la totalité de ses caractéristiques pour en créer un nouveau :
•Sur l'événement, cliquer sur le bouton , •Sélectionner l'option , •Toutes les caractéristiques de l'événement sont reprises sauf la date, l'heure et le commentaire, •Saisir l'heure et la date de début et fin de l'événement, le formulaire est identique au formulaire de création.
Une fois les données renseignées, en fonction de votre rôle, vous pouvez : •Sauvegarder l'événement , l'événement passe au statut En préparation, la couleur de l'événement est grise, •Revenir à la page précédente sans sauvegarder , •En cliquant sur le bouton : Demander la validation, Dupliquer, Valider ou Supprimer (Rôle équipe pédagogique), Dupliquer, Valider ou supprimer (Rôle DEA/DAT/DEPL).
Il est également possible de dupliquer un événement depuis le tableau de bord.
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Indiquer qu'un événement est réalisé
L'indication qu’un événement validé s'est réalisé se fait via l’interface calendrier , à partir du formulaire de modification de l'événement :
•Sur l'événement validé, dont la date est passée et qui s'est réalisé, •Cocher l'option Événement réalisé : •Cet événement sera alors repris dans les statistiques.
Il est également possible d'indiquer qu'un événement est réalisé depuis le tableau de bord.
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Traçabilité : Les informations de traçabilité d’un événement sont enregistrées à chaque changement de statut ou à chaque modification.
Ainsi, lors de la création d’un événement (statut En préparation), l'utilisateur de création ainsi que la date de création sont enregistrés. Il en est de même lors de la modification, de la validation ou encore du rejet.